以文件管理為抓手提升企業管理水平

文/于 力

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以文件管理為抓手提升企業管理水平

文/于 力

隨著第三代核電APlOO0技術的引進，這種安全、穩定、高效的清潔能源在我國形成了快速發展的勢頭。新技術的引進對核電企業的文件管理，提出了更高的要求。作為核電企業管理的重要組成部分，文件管理工作的核心在于文件管理人員，在整個文件管理體系模式建立的基礎上，輔以適用的管理軟件，實行有效的文件管理，來提升企業的管理水平。

文件管理簡述

核電項目建設作為一個系統性工程，其建設過程涉及設計、設備采購、施工、調試等諸多領域。工程設計文件貫穿整個建設過程，是工程建設各環節各領域工作開展的依據。核電工程文件管理是對文件和信函的編碼、出版計劃、接收檢查、信息登錄、文件分發、保存、立卷歸檔等實施的全過程管理。文件管理涉及設計審查、變更文件跟蹤、施工安裝承包商的文件審查、設備和采購文件管理、調試文件、竣工文件管理、生產移交等一系列工程技術活動。

核電工程文件量巨大，對所有工程文件進行梳理、分類、統計，從而進行有效的管理及保存，同時又要保證所有文件能及時為工程提供必要的、準確的設計依據。因此，文件管理是項目的進度及質量的重要保證，是企業管理的重要基礎。核電設計過程文件包括：項目程序文件、成品文件、現場文件、接口文件、設計文件審查意見單、會議紀要、來往函件等。

文件管理的特點

傳統文件管理方式存在諸多不足：一是和外界溝通的郵件沒有統一的管理，容易造成信息的丟失；二是現有的設備和通信方式不能實現大信息電子文件的傳遞；三是大部分文件為紙制，不便于檢索和查詢；四是由于原有電子文件的保存都為單機方式，沒有統一的管理，文件不能實現共享；五是沒有有效的文件跟蹤處理機制；六是沒有嚴格的文件編碼體系和數據安全機制。

核電站工程是一項龐大而復雜的工程，對安全和質量有著特別嚴格的要求，文件管理具有不同于一般工程項目文件管理的特點：一是文件數量巨大，種類繁多。根據核電站質量要求，工程各項工作都必須依據法規、標準、規范編制相應的文件和程序并根據文件和程序來實施有關工作，導致工程中產生各種類型繁多的文件。二是文件的相互關系復雜。由于工程涉及單位多，各種接口非常復雜，工程文件關系也相應復雜，相互之間具有一定的相關性。三是文件的版次多。為了保證核電站工程的質量，工程各項工作必須執行有效的文件，根據核電站質量保證要求文件有任何的變更，都必須及時修改升版，以確保各項工作使用最新版本的文件。四是需要進行有效跟蹤。對于大量接口文件、施工設計文件、技術變更文件等，需要對其進行有效的跟蹤，了解技術問題從產生到關閉的全部細節。五是有序存放，保證查閱。大量不同類別的工程文件需要按照一定的規則有序存放，以便隨時查閱使用。

企業文件管理，必須做到信息完整、管理有序、處理快捷、便于跟蹤、動態清晰，因此利用現代文件管理模式來加強文件管理工作，可以有效保證工程順利進行，作為工程設計的有利支撐。

文件管理模式

核電工程文件管理模式由文件管理制度體系、文件管理工作流程、文件的接收和分發三大模塊組成。

1.文件管理制度體系

核電工程的文件管理制度體系，是由法律、法規和標準規范、工程項目程序、內部工作程序三個層面的管理性文件構成。

第一層次的核電工程建設需遵循的法律、法規和標準規范。對核電工程建設單位及項目管理過程中文件控制、記錄管理以及知識產權管理提出總體要求。通常包括以下內容：《核電廠質量保證安全規定》（HAF003）、《核電廠質量保證記錄制度》（HAD003/04）、《中華人民共和國專利法》及其實施細則等。

第二層次的工程項目程序，是核電工程建設總承包單位，為管理核電項目而建立的，這些程序在文件管理方面對核電工程建設各參與方的文件提交、審查、修改、編制、變更處理及文件編碼、格式等，要求做出規定。一般包括總承包企業制定的工程項目，設計和建造階段質量保證大綱，工程通信方面的管理規定，工程文件的編碼體系管理，文件的編、審、批的管理規定，施工及安裝文件管理、變更文件管理等方面的內容。

第三層次的企業內部工作程序，則包括核電工程建設企業的內部各項工作細則，其中文件管理工作細則，主要規定企業內部文件管理，各項業務工作所應遵循的要求、責任和處理流程。通常包括文件管理總則、文件管理組織機構設置、文件接收和分發處理規定、文件著錄和檢索、工程文件的存檔以及企業知識產權申報、管理、保護和獎懲等方面的內容。

上述法律、法規、標準及管理程序與工作細則，對核電工程文件管理的指導性文件，第一層次和第二層次的制度程序，適用于核電工程建設的設計、設備供應、施工、調試等各參與方，第三層次的制度程序，適用于核電工程建設企業內部各機構。

2.文件管理工作流程

核電文件管理，主要圍繞文件體系中各類文件的接收、分發、歸檔與移交幾個環節進行。

作為文件管理部門，首先從本企業各部門和合同商，以及其他外部單位接收項目文件后，分發至項目管理有關單位及部門，同時對所接收的文件，向現場文件庫及本企業檔案館進行歸檔，在整個項目結束時向業主進行移交。

文控部門，對企業工程文件的接收、錄入、分發、保存、立卷歸檔到檔案移交，實施全過程控制，并將檔案管理要求落實到文件的各項前端管理，使文件從開始便符合檔案管理的要求，實現文件管理一體化，并通過采用統一的計算機管理平臺，實現文件信息化管理。

圖：項目文件的生成和處理過程

3.文件的接收和分發管理

文件是工程建設各參與方和企業各部門正式溝通的渠道，是維系工程建設有序進展的紐帶。作為文控管理部門，應當迅速、準確地將收到的文件，分發給相關業務部門處理。

核電工程建設過程中，形成的文件一般分為函件和技術文件兩大類。這兩類文件都必須建立科學的編碼體系，賦予每一份函件和工程文件獨立的編碼，以便于管理。

建立過程函件的編碼體系，是為了保證總承包方與業主方，以及總承包方與工程各參與方（設計院、施工承包商、設備供應商）之間的通信往來有序。函件編碼體系，一般由項目代碼、通信方代碼、通信流水號區間組成。不同通信流水號區間，反映不同的函件內容。文件管理人員以及未來的利用者，可以依據函件編碼規則，清晰地判斷各份函件所反映的作者、函件基本內容、所從屬的項目等主要信息。

技術文件的編碼相對復雜?？偝邪桨春穗姽こ探ㄔO各項活動的特點，將整個核電廠建設過程，劃分為項目前期工作、工程控制與協調、安全執照、概念設計、質量保證與質量控制、土建（設計與施工）、電廠布置（包括安裝文件）、設備（設計、制造、安裝）、電廠和系統的功能設計與運行等九大類主要活動，在每一類主要活動項下，又劃分為若干分項活動， 結合文件所適用的項目及機組、文件種類、作者代碼（文件的形成者）、文件流水號等信息設定一組代碼。無論是何種編碼方式，每一個代碼均是技術文件的唯一標識。技術文件的編碼，可以及時反映核電建設過程中各項活動，有利于核電項目文件的分類歸檔、組卷以及查找利用。

核電企業文件的收發處理有內部分發和外部分發。

內部分發包括對收文的處理和對外發文的內部抄送。文控部門的人員，應當先對所收到的文件進行文件簽署完整程度、清晰度及內容完整性等方面的檢查，再按文件處理程序規定進行分發。外部收文的分發方式有三種：一是指令分發，二是標準分發，三是按照分發清單分發。指令分發用于工程函件的一般函件分發，這類函件由于涉及的內容和專業比較廣泛，需根據項目負責人的指令進行分發；標準分發是由文檔部門根據工程函件的編碼所確定的專業內容，結合內部各部門的職能分工，由文檔人員根據事先確定的分發范圍進行文件的分發；按清單分發是文件產生部門為控制文件的擴散范圍，事先設定文件的分發范圍，由文控部門據此分發范圍進行文件的分發，適用于有一定的閱讀限制的文件，如合同類文件、保密文件的分發等。

文件的外部分發，應當建立完整的編審批流程，文控部門的處理人員，應當從文件的格式、渠道代碼及其流水號區間的使用、是否簽署完備、內容的完整性等方面進行質量控制，以保證文件有效和準確。

無論使用何種分發方式或何種類別文件的分發處理，準確分發到合適對象是其基本的工作原則。

鑒于上述分發工作的流程和內容相對固定， 在信息化應用比較普遍的今天，可以通過開發工程文件電子分發系統實現不同類型文件的運轉，并可以進行文件分發、利用的授權管理，確保文件信息的安全。

文件管理系統的應用

專業的文件管理系統是針對項目管理的特點而專門設計的，分兩步構建：（1）搭建工程文件管理平臺，為工程文件安全傳輸和保存提供保證；（2）建立工程文件數據庫管理系統，有效地管理工程文件。

1）文件管理平臺

文件管理平臺的設計，是為了安全地傳輸和保存文件，它有五大作用：一是建立內部網絡。通過公司網絡與外部聯接，實現內部與外界的連接。二是建立文件服務器。保存文件，并且為進一步管理文件建立基礎。三是建立備份設備。從數據安全方面考慮，定期自動備份文件。四是建立統一的郵件系統。郵件是工程人員與外界聯系的重要工具，因此使用統一的郵件系統，統一分配郵件地址，避免郵件管理上的混亂。五是建立遠程存儲設備。由于大容量的電子文件無法通過郵件進行傳遞，因此，需要建立一個遠程的存儲設備供大容量的文件進行傳輸。

2）工程文件數據庫管理系統

在工程文件管理平臺基礎上，進行軟件開發，以有效地管理工程文件。建立數據庫管理系統前，首先，根據文件之間聯系的緊密程度，將工程文件分為兩大類：分為工程函件和工程技術文件兩大類。這兩類文件在數據庫管理系統中分開管理、相互獨立。

a 函件的管理

為了有效管理此類文件，需要從工程文件中，提取出有用的信息加以保存，從而方便文件的檢索和處理。管理系統主要從以下幾個方面實現有效的文件管理：

（1）根據收發函件單位建立多個文件夾分類保存電子文件。管理系統根據不同單位收發函件，自動將文件保存到相應的文件夾中。

（2）提取文件信息，在數據庫中建立主題、文件類型、日期等多個字段，方便檢索。

（3）管理系統加入驗證通道號的功能，確保通道編號的唯一性。并且針對發函，管理系統加入自動算號功能，確保發函通道編號的順序和完整性。

（4）管理系統的“錄入工程文件”在數據庫中建立了“動作要求”、“動作狀態”、“回復時間”、“相關信件”等多個字段，用于信件跟蹤。管理系統的“文件檢索”模塊，則通過輸入各類查詢條件，最終將得到想要的結果，并且通過查詢結果，能方便地查閱電子文檔，以及實現對函件的跟蹤。為了便于查詢，設置了多種查詢方式和模糊查詢方式。

b.技術文件的管理

為了適應核電工程技術文件的特點，在數據庫中將技術文件分為兩部分：技術文件固定信息，記錄文件在整個工程期間將不會改變的信息；技術文件變動信息，記錄在工程期間將會隨著升版而變化的信息。針對技術文件類的特點，數據庫管理系統考慮了以下因素：

（1）根據發文單位建立多個文件夾（與信件類文檔管理系統類似），管理系統將不同單位的文件，自動保存到相應的文件夾中。

（2）為了方便檢索，從文檔中提取信息，建立了多個字段。針對工程文件固定信息，建立了項目號、內部號、文檔類型、單位、設備等字段；針對文件變動信息，建立了文件狀態、日期等字段。

（3）技術文件雖然不斷升版，但每份文件有唯一的文件編號與其對應，管理系統加入驗證編號的功能，確保其唯一性。同樣，每份傳遞單和審查意見單都有唯一的通道編號與其對應，針對發函管理系統加入了自動算號功能。

（4）由于技術文件傳遞和審查過程繁瑣，時間跨度大，并且會經歷多次升版，而使得對技術文件的跟蹤成為一個難點。數據庫建立了“審查狀態”、“審查單位”等字段，通過管理系統中的錄入模塊和檢索模塊，很好地解決了這個難點。

●錄入模塊。由于錄入技術文件類文檔時，不僅需要將技術文件的信息錄入數據庫，同時需要建立技術文件與傳遞單和審查意見單之間的聯系，因此錄入模塊分為兩部分：技術文件錄入；錄入傳遞單和審查意見單，建立與技術文件的聯系，修改工程技術文件狀態。

●檢索模塊。可以輸入各類查詢條件，實現對文件的跟蹤，并且能夠通過超級鏈接直接瀏覽各個文件。

3） 其他功能模塊

除了上述功能外，為了滿足業務人員的需要，加入了多個功能模塊，如用戶權限控制模塊，多種類型的檢索模塊，與外部程序的信息接口等。這些功能模塊不僅方便了文件管理，同時也提高了企業項目管理的效率。

當前文件管理存在的問題

隨著我國核電事業的進一步發展，計算機網絡技術、多媒體技術和數據庫技術等現代信息技術的廣泛應用，改變了傳統的文檔管理理念。文檔信息量的劇增和電子文件等新載體的大量出現，使文檔信息存儲方式發生了深刻變革。現代化的文件管理，對文件管理人員提出了新的更高的要求。

然而文件管理工作卻沒有得到相應的重視。目前部分企業以工程助理作為主要管理者，將文件管理工作納入秘書性質的工作，企業經理及專業工程師參與甚少。另一方面，文件管理人員過分依賴文控管理軟件，簡單地認為計算機軟件就可以解決所有問題，過分強調軟件的引入，而忽視后臺工作。文件管理人員，作為信息資源的掌控者，如果不能利用信息管理工具，使信息資源更好地服務于項目建設企業管理，則是對企業信息資源的隱性浪費。傳統的文件管理系統主要是基于文件本身的管理，沒有考慮到項目整體的全周期管理，尤其在全球一體化管理的項目中，文件管理的孤島現象，嚴重延滯了企業的快速發展，也使文件管理在企業管理中，處于被邊緣化的尷尬境地。

目前文件管理工作存在的問題既有人的主觀因素，也有現實的客觀因素。但不論何種因素，均不能抹殺其對企業管理的負面作用，只有進一步加強對文件管理的重視，加強核電企業文件管理人員的培養，是做好文件管理工作和保障文件服務質量的決定因素，也是在提升整個企業的管理水平。

進一步提高文件管理的建議

1.文件管理軟件目前在社會上被很多企業廣泛應用。但同樣的文件管理軟件，在不同的企業、不同的人員手中形成的成品是不同的。所有的軟件都只是工具 ，管理的流程、方法、體系才是解決管理問題的核心。文件管理軟件需要文控管理人員的操作及系統搭建才能完成企業文件的管理。核電企業文檔管理信息系統構建，要打破原有的只限于管理“文檔”的思維模式，實現系統從文檔管理上升到企業整體管理的轉變，使文件管理和企業管理之間形成良好的互動關系。具體來說，構建核電文檔管理系統，應以實現傳統文檔管理向現代企業管理工具轉變為指導思想，將人機交流、文件配置管理、支付控制、績效考核、知識產權保護等作為系統的組成部分，使系統具備企業管理的全新功能，以有效推動核電工程項目管理各項活動順利開展。企業項目文件管理系統能夠實現文件管理的一體化要求，并能取得從文件管理角度管理企業項目的經驗。

2.文件管理水平以及文件服務質量，直接取決于文件管理人員的整體素質。文件管理水平和文件服務質量的提高，以及今后文件工作全面實現專業化、規范化、標準化管理，特別是現代化、數字化管理，都需要擁有一定數量的高學歷、高素質、多技能的復合型文檔專業人才。他們還應樹立文件一體化管理模式和全面質量管理意識，熟練掌握新技術產品和文件管理軟件的使用技能。

3.領導高度重視，加大支持力度。隨著文件一體化的不斷加強，文件管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求企業領導進一步加強對文件工作的重視，在人員、資金及政策上給予大力支持。

4.加強質量管理體系在文件管理中的應用。文件的質量是文檔的生命線，文件質量的好壞直接影響其效用。文件管理人員必須樹立文件質量管理的思想，不斷提高文件質量。文件質量管理要全程控制，從文件的起草、審核、批準，到文件的掃描、傳遞、分發、執行，以至文件的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發利用的整個過程都要嚴格執行體系中各自的崗位職責。通過加強文件的質量管理，促進整個企業質量和效率的提高，從而實現文件管理的真正價值。

結束語

核電工程的文件控制及管理是企業管理的重要組成部分，涉及到整個企業的各方面。加強文控管理工作，可以有效保證企業的順利發展，作為企業發展的有利支撐，高效的文控管理對企業的整體管理提升，起到尤為重要的作用。

作者系華東電力設計院有限公司