房地產(chǎn)項目檔案管理存在的主要問題及對策分析

郭莉明

摘 要：房地產(chǎn)項目檔案管理是房地產(chǎn)檔案管理的重要組成部分，其對于促進房地產(chǎn)的長遠發(fā)展有著重要意義。然而，目前我國房地產(chǎn)項目檔案管理中還存在些許不足，需要引起相關(guān)人員的特別關(guān)注。本文就當前房地產(chǎn)項目檔案管理存在的主要問題進行了簡要分析，并就應該如何加強房地產(chǎn)項目檔案管理提出了若干對策。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；項目檔案管理；問題及對策

隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，房地產(chǎn)行業(yè)也獲得了飛速的發(fā)展。目前，房地產(chǎn)行業(yè)已經(jīng)成為了我國的重要產(chǎn)業(yè)，其對于促進國民經(jīng)濟的發(fā)展有著重要作用。房地產(chǎn)項目開發(fā)是房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，做好房地產(chǎn)項目檔案管理工作對于控制項目開發(fā)的成本、加強項目工程管理有著重要意義[1]。目前我國房地產(chǎn)行業(yè)管理人員對于項目檔案管理的重視程度還存在不足，導致項目檔案管理中還存在不少的問題，需要引起注意。本文就房地產(chǎn)項目檔案管理存在的問題和對策進行了簡要分析。

1.當前我國房地產(chǎn)項目檔案管理存在的主要問題

1.1 歸檔意識較為薄弱

雖然目前我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展較為迅速，但是部分房地產(chǎn)負責人對于項目檔案管理的認識還存在嚴重的不足，導致房地產(chǎn)項目檔案管理工作存在不少問題。房地產(chǎn)行業(yè)負責人對房地產(chǎn)項目檔案管理的意識主要表現(xiàn)在，管理人員不重視規(guī)范檔案管理人員的行為規(guī)范，導致檔案管理人員歸檔工作不到位，檔案管理的工作質(zhì)量一般，效率較低。此外，由于某些檔案管理人眼缺乏必要的法制觀念，在進行歸檔時沒有獲得相關(guān)的文件或者資料，導致歸檔信息錯誤或者不全，也是房地產(chǎn)項目檔案管理中存在的重要問題。

1.2 檔案管理形式和手段較為落后

目前房地產(chǎn)項目檔案管理的主要管理形式為圖片、圖表和文字，這種檔案管理形式較現(xiàn)代化的技術(shù)發(fā)展而言，明顯更加落后[2]。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)項目檔案管理應該由電子檔案管理為主，紙質(zhì)檔案管理很容易影響文件和檔案的保存質(zhì)量，最終影響檔案管理的成本和經(jīng)濟效益。對于檔案管理中的重要文件，一旦保存過程中出現(xiàn)任何問題，還將會影響到房地產(chǎn)的正常發(fā)展。因此，房地產(chǎn)項目檔案管理的管理形式和水平必須要受到重視。

信息時代的發(fā)展要求檔案管理人員應該采用更加先進的檔案管理手段，即電子信息檔案管理。與傳統(tǒng)的人工檔案管理相比，電子信息管理可以極大的提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，還能夠方便人們及時查找相關(guān)的資料和信息，對于保存房地產(chǎn)項目檔案也具有一定的保障。但是目前我國房地產(chǎn)項目檔案管理在電子信息管理方面還存在較大的不足，部分房地產(chǎn)管理人員沒有配置相應的硬件和軟件，導致電子信息管理設(shè)施不足。此外，房地產(chǎn)項目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足也影響了檔案管理的質(zhì)量，需要引起相關(guān)管理的重視。

1.3 檔案信息的收集不夠全面

房地產(chǎn)項目檔案管理需要檔案管理人員對項目開發(fā)相關(guān)的信息進行全面收集，這期間包括較多重要的產(chǎn)權(quán)檔案文件和項目開發(fā)相關(guān)的文件，例如房產(chǎn)買賣、房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓文件、他項權(quán)設(shè)計和撤銷以及房屋登記等[3]。所有與房地產(chǎn)項目開發(fā)相關(guān)的文件，檔案管理人員均必須做好資料收集工作和登記工作。但是，實際上并不是所有的房地產(chǎn)項目檔案管理人員都可以親自接觸到這些資料和信息，這就使得房地產(chǎn)項目檔案管理工作和實際的項目開發(fā)情況存在一定的出入，導致檔案管理存在較為嚴重的質(zhì)量問題。例如，房產(chǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)讓的卻沒有及時進行注銷，導致產(chǎn)權(quán)記錄出現(xiàn)錯誤等。

1.4 對檔案管理的風險重視程度不足

房地產(chǎn)項目檔案管理與一般的檔案管理不同，房地產(chǎn)項目檔案管理的檔案內(nèi)容大部分均為產(chǎn)權(quán)管理的重要資料和信息，其對于產(chǎn)權(quán)管理的質(zhì)量和效率有著重要的作用。但是，同樣的，房地產(chǎn)項目檔案管理的重要性也就意味著其面臨的風險較大，必須要求房地產(chǎn)管理人員具有較強的抗風險能力。但是，目前我國房地產(chǎn)項目檔案管理的現(xiàn)狀卻是，管理人員的抗風險能力較差。雖然我國房地產(chǎn)項目檔案管理的保護措施相對較為完善，管理結(jié)構(gòu)也較為隱蔽，但是很多房地產(chǎn)項目檔案管理在面臨庫房監(jiān)控設(shè)施不足、安全設(shè)施存在隱患等問題時必然會帶來較為嚴重的檔案管理質(zhì)量問題。

2. 房地產(chǎn)項目檔案管理對策分析

2.1 建立和完善房地產(chǎn)項目檔案管理信息系統(tǒng)

科學技術(shù)的發(fā)展和時代的變化要求房地產(chǎn)行業(yè)負責人必須要加強對檔案管理的重視，并且選擇最新的項目檔案管理形式和手段進行管理。房地產(chǎn)項目檔案管理信息管理系統(tǒng)是符合現(xiàn)代化檔案管理的有效管理手段，其能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立完善的檔案管理制度，包括檔案歸檔制度、檢索制度、文件撤銷和管理制度以及安全防范和風險防范制度等[4]。房地產(chǎn)項目檔案管理信息管理系統(tǒng)的建立可以更好的規(guī)范房地產(chǎn)項目檔案管理的行為和規(guī)范，避免管理人員在歸檔和管理過程中出現(xiàn)疏漏，影響檔案管理的質(zhì)量。此外，房地產(chǎn)項目檔案管理信息系統(tǒng)的建立可以采用統(tǒng)一的檔案管理標準，能夠方便人們在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查詢相關(guān)的資料，切實發(fā)揮房地產(chǎn)項目檔案管理的社會服務(wù)功能。

2.2 提高房地產(chǎn)項目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

房地產(chǎn)項目檔案管理信息管理系統(tǒng)的建立必然要求檔案管理人員能夠具備相應的專業(yè)素質(zhì)。目前我國房地產(chǎn)項目檔案管理采用的大多是傳統(tǒng)的檔案管理形式或者較為初級的信息管理形式，這種情況下檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展和素質(zhì)均較為有限[5]。要改變這一現(xiàn)狀，提高房地產(chǎn)項目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進房地產(chǎn)項目檔案管理效率和質(zhì)量的提高必然要求房地產(chǎn)管理人員能夠加強對項目檔案管理管理人員專業(yè)素質(zhì)的重視，廣招高素質(zhì)的檔案管理人才，并為企業(yè)內(nèi)部的專職檔案管理人員提供更多的培訓機會及學習機會，促進檔案管理人員素質(zhì)的提高，建立高素質(zhì)人才隊伍。

2.3 優(yōu)化檔案收集，提高抗風險能力

信息時代下房地產(chǎn)項目檔案管理可以利用現(xiàn)代化影響技術(shù)對房地產(chǎn)項目開發(fā)相關(guān)檔案信息進行收集，這樣可以使房產(chǎn)檔案信息更加形象和直觀，方便人們查詢和整理。此外，房地產(chǎn)項目檔案管理質(zhì)量的提高還需要管理人員能夠檔案抗風險能力。首先，房地產(chǎn)管理人員必須要強化風險意識，并對檔案管理人員進行風險防范教育，提高檔案人員的風險意識。其次，企業(yè)管理人員要定時做好風險評估工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的風險因素，并采取有效措施防范風險[6]。最后，加強做好風險預防工作。例如，在使用電子信息技術(shù)進行電子存檔后，還要對紙質(zhì)檔案進行完整保存，防止出現(xiàn)意外情況刪除電子信息檔案。當然，管理人員還需要對電子信息檔案進行備份處理，以備不時之需。

3.結(jié)語

綜上所述，當前我國房地產(chǎn)項目檔案管理存在的主要問題包括歸檔意識較為薄弱、檔案管理形式和手段較為落后、檔案信息的收集不夠全面以及對檔案管理的風險重視程度不足，要提高房地產(chǎn)項目檔案管理的質(zhì)量和效率要求房地產(chǎn)負責人必須建立和完善項目檔案管理信息系統(tǒng)、提高房地產(chǎn)項目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并優(yōu)化檔案收集，提高抗風險能力

參考文獻

[1]王偉東. 對當前房地產(chǎn)檔案管理的問題及對策探究[J]. 智能城市，2016，05：177.

[2]張碩. 房地產(chǎn)公司項目管理中存在的若干問題與對策分析[J]. Chinas Foreign Trade，2010，12：69.

[3]龔玲. 芻議房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理與歸檔[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，01：48-49.

[4]陸冬梅. 干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，10：71.

[5]吳建華，王瑋，杭珊，余益飛. 我國房地產(chǎn)估價檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J]. 檔案學通訊，2011，06：93-96.

[6]楊冬寧. 房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 科技與創(chuàng)新，2014，20：73+76.