檔案信息化建設與檔案管理對策分析

劉麗華

摘 要：檔案信息化建設與檔案管理具有重要意義，不僅順應時代發(fā)展要求，還能提高管理服務水平和檔案管理效率。但目前信息化建設和檔案管理存在不足，思想重視不夠、資金投入不足、人員素質(zhì)偏低。為彌補這些不足，促進檔案信息化建設，提升檔案管理水平，應該采取有效的改進對策：提高思想認識、加大資金投入、提高人員素質(zhì)、完善規(guī)范標準，并注重管理監(jiān)督，確保檔案信息化和管理安全。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；規(guī)范標準；安全管理

新形勢下，計算機和信息技術被廣泛應用到檔案管理工作當中，不僅推動檔案信息化建設，還有效提升檔案管理工作水平，對提升檔案管理服務質(zhì)量，滿足人們獲取檔案信息資源需要也具有重要意義。但目前在實際工作中，由于相關制度不完善，管理制度不健全，技術措施沒有嚴格被落實，導致檔案信息化建設和檔案管理工作存在不足，應該采取改進和完善對策。文章探討分析檔案信息化建設與檔案管理的意義，指出存在的不足，并提出完善對策，希望能為檔案管理和檔案信息化建設提供指導與參考。

1檔案信息化建設與檔案管理的意義

在計算機技術和現(xiàn)代信息技術不斷被應用到檔案管理的時代背景下，檔案管理水平不斷提升，對滿足人們使用檔案資料需要，提升檔案工作服務質(zhì)量也具有重要作用，其重要意義體現(xiàn)在以下方面。

1.1順應時代發(fā)展要求。新時期和新形勢下，信息技術和計算機技術突飛猛進，并在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應用，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來變革。在這樣的背景下，更應該推動檔案信息化建設，實現(xiàn)提高檔案管理水平的目的，從而更好順應時代發(fā)展趨勢，滿足檔案管理工作需要。

1.2提高管理服務水平。在信息化建設的時代背景下，檔案管理人員注重加強自身修養(yǎng)，利用計算機技術檢索和查閱檔案資料，滿足檔案管理需要。并結合使用者的不同要求，為他們提供個性化服務，滿足用戶需要，促進檔案管理服務水平提升。

1.3提高檔案管理效率。在信息技術的支持下，檔案管理方式得到根本轉變，能根據(jù)用戶需要，迅速、便捷的搜集檔案信息資源，滿足他們使用檔案信息資源的需要。進而避免查閱紙質(zhì)檔案的復雜環(huán)節(jié)，可以為用戶提供迅速、便捷的服務，促進檔案管理水平有效提升。

2 檔案信息化建設與檔案管理的不足

雖然在檔案管理工作中，落實相關制度，推動檔案信息化建設具有重要作用，但由于相關制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，現(xiàn)代信息技術沒有嚴格落實，導致檔案信息化建設和管理工作中仍然存在不足，存在以下幾個方面的問題。

2.1思想重視不夠。一些檔案管理人員對信息化建設不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進行資料收集、編號、整理和歸檔。忽視現(xiàn)代信息技術的應用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設，還影響檔案管理水平提升。

2.2資金投入不足。信息化建設和檔案管理水平提高，離不開相應的資金投入。計算機設備購置、數(shù)據(jù)庫建設、管理制度建設和落實、管理人員積極性調(diào)動等各項工作，都離不開資金投入。但很多單位對該項工作不重視，資金投入不足，資金管理不到位，對信息化建設和檔案管理水平提升帶來不利影響。

2.3人員素質(zhì)偏低。提高檔案管理人員的信息技術應用技能和管理水平是必要的，但目前相關人員的素質(zhì)偏低，思想觀念比較落后，未能嚴格遵循規(guī)章制度。或者責任心不強，缺乏奉獻精神，不利于促進檔案管理工作水平提高。應該加強管理和培訓，實現(xiàn)提高檔案管理水平，推動檔案信息化建設的目的。

3 檔案信息化建設與檔案管理的對策

為彌補實際工作存在的不足，推動檔案信息化建設，實現(xiàn)有效提升檔案管理工作水平的目的。根據(jù)存在的不足，筆者認為可以采取以下完善對策。

3.1提高思想認識，推動檔案信息化和管理建設。管理人員必須提高思想認識，明確管理目標和要求，注重信息技術應用，推動檔案管理的信息化建設進程，促進管理水平提高。充分認識信息化建設的必要性和重要性，并在制度、人員、資金等方面加大支持力度。同時做好宣傳工作，營造良好的工作氛圍，制定切實可行的檔案管理計劃，推動檔案信息化建設順利進行。

3.2加大資金投入，滿足信息化建設和管理需要。增加資金投入，為計算機設備購置、數(shù)據(jù)庫建設、管理人員工作、制度建設等提供資金支持，滿足各項工作需要。這是加快信息化建設，提高檔案管理水平的必備物質(zhì)條件，有利于加快檔案信息化建設進程。要改變管理設備落后的局面，增加設備購置的投入，包括掃描儀、光學儀器、服務器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡安全防御系統(tǒng)建設等，進而有效滿足檔案信息化建設需要，為提高檔案管理水平提供保障。

3.3提高人員素質(zhì)，推動信息化建設和管理效率。重視基礎扎實，業(yè)務技能強的檔案管理人員引進，有效掌握信息技術的應用技能。從而順應網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展需要，促進傳統(tǒng)檔案管理方式得到根本轉變。加強檔案管理人員培訓，提高信息技術應用水平，完善培訓制度，豐富培訓內(nèi)容，包括檔案管理理論、計算機技術應用知識、數(shù)字化建設、現(xiàn)代管理理論等，促進檔案管理人員綜合技能提升。注重檔案管理新技術、新設備和新方法的培訓，提高信息化技術應用技能，有利于檔案信息化建設和檔案管理水平提高。

3.4完善規(guī)范標準，有效指導檔案管理各項工作。實現(xiàn)檔案管理信息化建設的標準化、規(guī)范化是不可忽視的內(nèi)容，也是重點和難點內(nèi)容。要注重現(xiàn)代信息技術應用，對檔案管理的格式和內(nèi)容進行更新，實現(xiàn)檔案的自動化管理，達到提高管理水平的目的。對庫存檔案整理和著錄，建立檔案管理信息庫，構建檔案管理和信息服務綜合平臺，為管理、檢索、查詢、數(shù)據(jù)更新創(chuàng)造條件。并加快檔案管理信息化建設標準和制度的研究，促進管理水平提高，有效推動檔案信息化建設進程。

3.5注重管理監(jiān)督，確保檔案信息化和管理安全。注重知識產(chǎn)權保護，提高檔案信息安全防范意識，重視計算機檔案信息系統(tǒng)管理，重視日常監(jiān)督管理工作，保障數(shù)據(jù)庫和檔案信息的安全。注重電子文件的管理工作，保障電子文件安全、真實和完整。管理過程中應用防火墻技術、密鑰技術、訪問控制技術等，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸安全。并嚴格落實檔案管理的安全制度，預防存在的不足，促進管理水平提高。

4 結束語

綜上所述，在信息技術和計算機技術取得不斷發(fā)展和進步的前提下，檔案信息化建設趨勢越來越明顯，對提升檔案管理水平，有效規(guī)范檔案管理工作具有重要作用。日常工作中應該認識其重要意義，明確存在的不足，然后有針對性的采取改進和完善措施。并注重總結經(jīng)驗，提高工作人員的管理水平和信息技術應用技能，從而推動檔案管理水平提升，促進檔案信息化建設，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務。

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