高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)與利用

杜娟

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的不斷進步，檔案傳統(tǒng)的信息資源也面臨著新的挑戰(zhàn)，利用網(wǎng)絡技術(shù)對檔案信息資源進行數(shù)字化處理后，能夠高效地利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的利用價值，為領(lǐng)導決策、教學科研等服務。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息；數(shù)字化

1997年美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯指出，以計算機為基礎(chǔ)，信息資源不再是稀缺的資源，稀缺的是人們的注意力。由此可以看出，檔案信息數(shù)字化可以為社會經(jīng)濟發(fā)展、高校科研等工作提供高效率的服務。在進行高校檔案信息數(shù)字化過程中需要對制約因素、方法、原則等進行分析，利用網(wǎng)絡技術(shù)的開放接口進行跨部門、跨系統(tǒng)的資源實現(xiàn)共享，檔案數(shù)據(jù)的相互聯(lián)通，為檔案利用者提供便捷的渠道，從根本上提高檔案信息的綜合服務質(zhì)量及效率。

1 當前高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用中存在的問題

環(huán)視當下高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用現(xiàn)狀，整體運行雖然有了很多進步，但還存在很多不足的地方，在一定程度上影響了高校檔案的工作水平，與高等教育信息化建設(shè)的要求相比，還有很多需要改進的地方。

1.1檔案工作的諸多理念堅持不足。這方面主要體現(xiàn)在，高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用的服務性理念堅持不足，導致其服務功能明顯不夠；系統(tǒng)性理念堅持不足，導致各個部門對檔案的建設(shè)與開發(fā)利用工作協(xié)作明顯不夠，檔案建設(shè)一體化做得不夠好；標準化理念堅持不夠，致使檔案的建設(shè)與開發(fā)利用工作的規(guī)范化還有待提高。

1.2檔案材料的專業(yè)內(nèi)容建設(shè)不夠，檔案的覆蓋范圍不完整，檔案的歸檔分散。比如教務處有檔案，院系也有檔案，兩者之間的有效整合缺位；院系與院系之間的檔案建設(shè)與開發(fā)利用聯(lián)系缺乏，沒有形成一個整體；院系的檔案創(chuàng)新不夠，一般還是停留在教學文件、教學管理、教學課表、學生成績與學生選課記錄等，教學反思性的檔案信息缺乏；體現(xiàn)教師專業(yè)成長的檔案還很欠缺。高校檔案內(nèi)容體系的這種現(xiàn)狀非常不利于對教學工作的督促與引導，更不利于對檔案本身的建設(shè)與開發(fā)利用。

1.3檔案管理人員的素質(zhì)與數(shù)量不足。從院系的檔案建設(shè)來看，安排的檔案管理人員一般都是非專業(yè)人士，這些工作人員都是教學能力不夠、職稱不高、學歷不夠的教學秘書，本身教務都很忙，難以花很多精力到檔案的建設(shè)與開發(fā)利用工作上；從學校層面來看，教務處管理檔案的人員也是兼職，檔案素質(zhì)不高與檔案意識不強。

1.4檔案評價體系不健全，高校沒有好好根據(jù)檔案工作的需要形成一套完整的、規(guī)范化的、常態(tài)化的評價體系，檔案的建設(shè)與開發(fā)利用沒有很好地納入檔案的督導視域之內(nèi)，在很大程度上只是停留在檔案材料的檢查上。

1.5檔案工作的方式與途徑整合創(chuàng)新不夠。一是檔案工作的傳統(tǒng)方式與時俱進不夠，很多檔案工作人員習慣采用傳統(tǒng)的檔案工作方式，對檔案的信息化管理與建設(shè)方式不熟練；二是檔案的傳統(tǒng)方式與信息化方式整合對接不夠理想，沒有健全檔案的系列規(guī)章條例，導致檔案的建設(shè)與開發(fā)利用的規(guī)范性與常態(tài)化不夠。

1.6檔案的教學、科研價值開發(fā)不夠。很多高校往往注重檔案的檔案記錄價值和部分教學價值，而忽略了檔案更為重要的教學督導反饋功能，忽略了檔案的教學研究、科學研究等方面的價值，檔案的價值與功能開發(fā)利用的這種現(xiàn)狀非常不利于高校教師的專業(yè)成長，不利于檔案本身生存空間的維護與延伸。

2 創(chuàng)新高校檔案利用的新途徑

針對我國高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用中存在的問題，根據(jù)高等教育信息化與檔案的相關(guān)性，高校應該主動適應教育信息化發(fā)展的要求，充分利用發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)，重點做好檔案發(fā)展與開發(fā)利用的理念構(gòu)建、項目內(nèi)容的拓展、評價體系的構(gòu)建與落實、方式途徑的網(wǎng)絡化等層面的工作，以此建構(gòu)與高等教育信息化相適應的高校檔案的建設(shè)與開發(fā)利用機制。

2.1構(gòu)建人本化與信息化為主的發(fā)展理念，引領(lǐng)高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用科學行進。這一點就要求我國高校開展檔案建設(shè)工作時，務必要好好分析高等教育信息化對檔案工作發(fā)展理念的要求，堅持人本化的理念，將檔案的建設(shè)與開發(fā)利用納入到全校師生服務的軌道上來；堅持信息化的發(fā)展理念，切實推動檔案的建設(shè)與開發(fā)利用的各個環(huán)節(jié)納入到信息化與數(shù)字化的發(fā)展軌道；堅持科學性與標準化的發(fā)展理念，推動檔案的建設(shè)與開發(fā)利用切實遵循檔案的發(fā)展規(guī)律、教學的發(fā)展規(guī)律，注重檔案的標準化發(fā)展，不斷提升檔案的合法性基礎(chǔ)；堅持一體化系統(tǒng)性的發(fā)展理念，推動檔案的相關(guān)部門通力協(xié)作，形成檔案建設(shè)與開發(fā)利用的一體化發(fā)展態(tài)勢。

2.2注重檔案建設(shè)視域和功能價值視域的拓展，不斷拓展高校檔案建設(shè)的內(nèi)容與開發(fā)利用的項目。這方面要求高校推動檔案建設(shè)工作時，務必要好好分析高等教育信息化對檔案工作內(nèi)容體系與功能發(fā)揮的要求，注重圍繞學生的成長與教師的專業(yè)成長，建設(shè)與開發(fā)利用好相應的檔案；圍繞檔案的教學價值、檔案價值、研究價值，建設(shè)與開發(fā)利用好一系列的檔案信息庫。

2.3提高檔案工作人員的素質(zhì)與廣大師生的檔案素質(zhì)，為檔案的建設(shè)與開發(fā)利用提供堅實的主體力量。這方面要求高校推動檔案工作改革發(fā)展應該好好分析教育信息化對檔案工作主體與用戶的要求 ，通過自我教育與外在的培訓教育，從教育學、心理學、檔案學、管理學、計算機以及相關(guān)學科的基本知識等層面，全力提升檔案工作人員的素質(zhì)；同時，也要注重利用各種平臺，大力提升廣大師生的檔案意識與使用能力，以此助推廣大師生開發(fā)利用檔案的能力與素質(zhì)。

2.4整合創(chuàng)新檔案建設(shè)的方式，推進檔案信息化與網(wǎng)絡化建設(shè)，不斷提升高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用的效率。這方面要求高校推動檔案工作時務必要好好分析教育信息化對檔案建設(shè)與開發(fā)利用的要求，充分利用網(wǎng)絡平臺，發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，從各個環(huán)節(jié)提升檔案建設(shè)與開發(fā)利用網(wǎng)絡化、信息化與數(shù)字化水平，真正形成互聯(lián)網(wǎng)+檔案的良好發(fā)展態(tài)勢；同時，積極更新檔案建設(shè)與開發(fā)利用的方式，力促與檔案管理、建設(shè)、開發(fā)利用的網(wǎng)絡化模式相整合融合對接，形成檔案建設(shè)與開發(fā)利用的強大合力。

2.5做好檔案的后勤保障工作，為高校檔案的建設(shè)與開發(fā)利用提供好的軟件與硬件。這方面要求高校建設(shè)與開發(fā)利用檔案時，務必要做好教育信息化對檔案建設(shè)在后勤保障方面的要求，從學校層面做好檔案制度與政策的設(shè)計與供給，做好檔案建設(shè)的人力、物力與財力的專項安排，以此夯實高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用所需要的各種軟件與硬件。

3 結(jié)束語

綜上所述，一所高校檔案的建設(shè)與開發(fā)利用是一項系統(tǒng)復雜的長期工作，需要教學人員、檔案管理人員、學校層面與廣大師生的通力協(xié)作，更需要多視角的探索與嘗試。高等教育信息化發(fā)展為高校檔案的建設(shè)與開發(fā)利用的水平的提升提供了很好的視角與思路。高校應該針對目前檔案建設(shè)與開發(fā)利用中存在的問題與不足，抓住高等教育信息化和網(wǎng)絡化建設(shè)的大好時機，從檔案工作的各個方面融入信息化發(fā)展的理念，加快推進高校檔案建設(shè)與開發(fā)利用信息化、標準化、規(guī)范化與一體化、科學化發(fā)展。

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