淺談全宗內檔案的分類

井波

“檔案分類”顧名思義就是對檔案進行類別的劃分。就其分類對象來說，檔案分類一般有兩種類型，一種是檔案實體分類，是指對檔案室所存檔案實體類別的劃分。通過分類可使零亂的檔案材料系統化、條理化，并可根據分類編制各類檔案的檔案號，確定它們的排放位置。第二種是檔案信息分類，也可叫做檔案檢索分類，主要用于檔案文件的檢索，也可作為檔案文件分類組卷的參考。這兩種分類是不同性質的分類，其目的、作用和分類體系各有特點。在檔案分類過程中應加以區別，使其更好地服務于檔案工作的需要。

1 檔案實體分類

檔案實體分類的對象是本全宗內各類具體的檔案，其主要作用是便于對全部檔案進行檔號的編制和檔案的上架排列，方便對檔案的利用，便于及時發揮檔案的作用，所以每個全宗都要編制切合實際的檔案實體分類方案，在編制過程中要做到實事求是，符合實際、類目科學、層次清楚，要符合分類的基本原則和要求。第一，檔案類目的劃分應具有客觀性。列寧說：“分類應當是自然的，而不是純粹人為的，即任意的。”檔案是機關活動中形成的，來源于實踐，所以必須遵循檔案自然形成規律進行分類。要科學地選擇分類方法，合理地設置類目，能夠系統地、最大限度地反映本單位的歷史面貌。第二，分類體系應有邏輯性。一個全宗內的檔案是機關在處理各種事務中形成的，縱橫聯系十分復雜，所以分類體系的構成要力求嚴密。首先是分類的標準要統一，在每一層次的分類中不能采用兩個以上的標準；其次是要注意類屬關系的明確性，類和屬類的概念要明確，范圍要清楚，同位類之間要相互排斥；再次是要注意分類的相稱性，分類之后子項外延之和等于母項外延。第三，分類要注意實用性，即分類后更便于保管和利用，更有利發揮檔案的作用。

由于檔案實體分類方案主要用于檔案實體的分類編號和排架，所以檔案實體分類方案的編制要根據本全宗的實際，分類不要過細，類目層次也不要過多。在一個全宗內一般情況是檔案的種類不會很多，其數量也有限。如果分類過細，類目層次過多，就會給檔案的管理帶來諸多不便。試想如果每類檔案一年僅有幾個案卷，那么，就會出現檔案編號太零碎的現象，人為地造成管理上的不便。實踐證明檔案實體分類方案的類目層次必須根據全宗檔案的種類和數量來確定。我們的做法是：

一級類目可設置文書、科技、會計、人事四大類。在二級類目中科技類又可分為綜合、基建、設備儀器三類；會計類可分為報表、賬薄、憑證、其他四類；人事類可分為固定工、城鎮合同工、農民合同工、臨時工四類。在三級類目中只有會計類中的報表分為年報和月季報；其他大類一般不再設三級類目，各級類目的類號一律用阿拉伯數字標識。

在上述分類方案中我們沒有把音像檔案作為一個門類列出，把音像檔案分散在各類之中。當然這個分類方案是就一般機關而言，而有些機關內部機構較多或檔案門類較多就應根據本單位的實際情況編制適合本機關實際的分類方案，使之達到適應性強，便于檔案的科學管理和有效利用之目的。

2 檔案信息分類

全宗內檔案信息的分類，其分類對象不是檔案實體而是檔案文件反映的內容及檔案目錄信息。它的分類體系一般是依據立檔單位的職能，文件反映的內容來構建的。如《中國檔案分類法》就是指檔案信息的分類，它以國家機構社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎，并緊密結合檔案記述和反映的事物屬性關系，采取從總到分，從一般到具體所組成的邏輯體系。如它的主表就是根據我國政治生活、社會生活的實際和檔案分類的實踐需要設了“中國共產黨黨務”、

“國家政務總類”、“政法”、“軍事”等十九大類。在每一大類之下視其需要又分設若干類。

檔案信息分類的作用是為了深入開發檔案信息資源，最大限度的滿足利用者系統利用檔案的需求，實現資源共享，滿足人們從主題角度檢索檔案的需要。由此看來，檔案信息分類方案主要用于檔案信息的檢索，其分類越細，類目層次越多，越有利于檔案信息的檢索，依便于更好地發揮檔案的作用。我們認為其分類層次一般為四至五層為宜。

3 兩種分類的聯系與區別。

從以上可看出，檔案實體分類和檔案信息分類的體系是有較大差異的，但也不能否認，檔案實體分類體系與檔案信息分類體系之間具有部分的重合性，具體表現為兩種分類體系具有某些類目的互相吻合交叉的關系。如在山東省地方標準《企業檔案分類編號規則》中把一個企業的全部檔案劃分為十個大類，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，在這十大類之下又進一步按照企業管理職能和檔案形成的特點設置二級以下類目，根據這個分類編號規則，編制出來的檔案實體分類方案和檔案信息分類方案之間的某些類目就有明顯的吻合交叉關系。這就決定了兩種分類可以有一部分互相參用。但我們也必須看到檔案實體分類和檔案信息分類之間存在著很大的不統一性。它們之間基本上是處于彼此排斥的關系之中。一般情況下是不宜采用檔案信息分類構建的邏輯體系來對檔案實體進行分類的。