文書檔案管理中存在的問題及對策分析

房麗英

摘 要：文書檔案指的是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案。檔案管理是確保機關團體以及企事業單位的工作能夠實現有序推進的一個重要途徑。文書檔案管理應該要和現代接軌，為企業事業企事業單位的發展提供一定的理論依據，提高企事業單位的管理效率。

關鍵字：文書檔案；檔案管理；發展對策

文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現[1]。文書檔案管理工作的好壞，不僅直接影響到一個單位整體檔案管理工作的質量，也關系到整個單位的檔案管理水平。本文結合實際工作，對文書檔案管理工作存在的問題及解決對策進行了分析。

1 文書檔案管理工作的特點

1.1 文書檔案豐富多彩[2]。

文書檔案是各個單位各個方面真實地記錄與記載，涉及行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體，形成了檔案內容的豐富多彩。

1.2 文書檔案管理的重點

文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要是用載體記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中[3]。

1.3 主要相關工作

與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用[4]。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，文書檔案主要來自于文書。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在的問題

在實際的工作當中，文書工作與檔案工作之間是存在區別的，有其統一性也有分工明確性，在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統。如果文書人員檔案意識薄弱，檔案人員很少顧及文秘工作，就會導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節，這是很多單位在檔案管理方面存在的問題。

2.2 各部門的配合

各部門對文書檔案工作的配合不夠，制約了文書檔案管理水平的提高。歸檔工作需要從各部門收集資料和文件，有些部門只圖自己工作方便，不愿意將文書檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致文書檔案管理工作進展緩慢，使文書檔案管理人員感到心有余而力不足，這些問題制約了文書檔案管理工作水平的提高[5]。

2.3 文書檔案管理的規范程度

文書檔案管理的規范程度不夠。很多單位存在文書檔案管理規范程度過低的問題，主要體現在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規范等，還有很多文書檔案文件內缺少卷內目錄，一些卷宗組卷不規范等也時有發生。此外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題，當前很多單位所采用的檢索方式仍然是人工檢索。

2.4 文書檔案員的培訓

文書檔案員的培訓工作有待提高。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經過檔案專業培訓就直接接受管理文書檔案，這樣的工作人員對于文書檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距[6]。

3 提高文書檔案管理水平的對策分析

3.1 做好文書工作與檔案工作的規范銜接

首先，文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。其次，文件的處理必須及時、準確。收發文件要及時登記，發現缺少要及時查找。最后，要強化立卷工作。公文立卷歸檔是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，是文書工作與檔案工作的銜接點。

3.2 加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動了解業務部門的工作，使檔案工作圍繞單位的中心工作開展。加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。要著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

3.3 規范文書檔案的立卷歸檔

一是要熟悉文件，從而了解文件的形成和使用，明晰文件的種類以及掌握文件的性質、特點和作用。二是將收集的資料整理成案卷。將收集起來的文書材料組成有聯系、有規律的案卷，從而達到規范文書檔案管理和在日常工作中提供資料和有力依據的目的。三是做好歸檔工作。要確保文件材料的完整和安全，就要做好歸檔工作，把應該保存的文件材料按時移交、歸檔。

3.4 學習交流是做好文書檔案工作的保證

在實踐中總結的經驗尤為可貴，文書檔案管理工作也不是封閉的，需要彼此的交流和互相學習。這就要求文書檔案管理人員從以下三個方面做起[7]：一是自我學習提高，各單位可以對文書檔案工作人員規定一些學習內容，提出要求，到時檢查考核；二是盡可能參加文書檔案管理方面的培訓班進行學習和交流；三是對口交流，相互激勵。

參考文獻

[1]趙淑娜. 文書檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 黑龍江檔案， 2014（5）.

[2]王柏峰. 對文書檔案管理工作的粗淺認識[J]. 黑龍江檔案， 2015（5）.

[3]耿漢卿. 淺析文書檔案的管理和利用[J]. 湖北檔案， 2010（7）：27-28.

[4]肖興輝 劉新萍. 文書與檔案管理[M]. 對外經貿大出版社， 2014.

[5]荊雪飛. 文書檔案管理中的問題及優化措施[J]. 山西科技， 2015（5）：38-39.

[6]周暉蓉. 高校文書檔案管理中存在的問題及其對策[J]. 邊疆經濟與文化， 2010（5）：188-189.

[7]鐘曉蕓. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探[J]. 檔案天地， 2013（1）：56-57.