檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的幾點建議

王勇

摘 要：21世紀是信息技術高速發(fā)展的時代，如今信息技術已經(jīng)應用到各個領域中，現(xiàn)在檔案管理的工作在不斷的發(fā)展，要想使得檔案管理的水平得到提高，就需要相關部門采用先進的管理技術，檔案信息化建設所涉及的范圍很廣，其中包括檔案信息數(shù)字化建設、法制化建設、人才隊伍建設等等，本文主要是對檔案信息化建設中的問題提出幾點建議，希望本文中的建議能為以后檔案信息化建設問題提供一些幫助。

關鍵詞：檔案管理；信息化；推動；建設建議

1 引言

隨著我國經(jīng)濟的不斷進步與發(fā)展，計算機技術與網(wǎng)絡技術得到廣泛的應用，我國在對檔案信息化建設方面的技術也在不斷的改進與提高。檔案信息化管理技術的應用促進了我國檔案信息化建設的不斷發(fā)展，也為今后檔案規(guī)范管理打下了堅實的基礎，在實際工作中，對檔案的管理工作打破了以往傳統(tǒng)管理工作的狀態(tài)，使得信息管理模式得到了有效的提高，從而適應了社會快速發(fā)展的趨勢。檔案信息化主要包含了兩個方面的內(nèi)容分別是：狹義上的檔案信息管理與廣義上的檔案信息管理，在現(xiàn)代化信息技術的背景下，檔案信息被社會各個行業(yè)所應用，也以各種信息融合的形式進行傳播，檔案信息化建設就是利用現(xiàn)代信息技術的手段，將檔案管理信息變成更加全面、完善、豐富的信息資源，從而更好的為大眾服務。而目前來看，我國的檔案信息化建設中也存在著各種問題，比如：第一，檔案數(shù)據(jù)存在異構性，使得檔案數(shù)據(jù)變得十分復雜，這也加大了檔案管理人員的工作難度。第二，檔案高度分散問題，各種不同單位部門中有著各種不同的數(shù)據(jù)資料，這使得檔案管理中心的數(shù)據(jù)信息量很大，檔案人員很難對有用的資料進行選擇。第三，檔案管理工作不夠完善，即檔案管理信息化不夠精簡，一旦出現(xiàn)問題就不能及時的對資料進行調(diào)查與修復。

2 檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的建議

在實際工作中的檔案信息管理中，建立健全的管理模式，可以引進先進的管理技術與管理經(jīng)驗作為相關指導，從而提高檔案現(xiàn)代化建設的發(fā)展速度，同時，科技的發(fā)展與檔案管理水平的提升存在很大的相似性，為了使檔案管理工作的高效性，就需要相關檔案管理人員貢獻出一些力量，可以說，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足社會的需要了，因此，本文對檔案信息化管理及推動檔案信息化建設提出了如下建議：

2.1 提高檔案管理工作人員的服務意識

要想建設良好的檔案信息化管理體系，就需要完善與健全檔案管理模式，采用先進的信息化技術手段與科學的理念，同時要提高檔案管理工作人員的服務意識與能力。在科學技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理水平的提高也十分明顯，檔案管理的最終目的就是要更好的服務于社會，因此檔案管理人員就需要認識到這一點，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的只重視保管問題而忽略應用的觀念，要建立一套完整、安全的檔案管理原則，讓檔案管理的真正意義得到充分的體現(xiàn)，更好的為大眾所服務。同時，作為檔案管理工作人員應該堅定為社會服務這一原則，提升自身的專業(yè)知識與能力，讓檔案管理工作人員成為具有高素質、高技能的全能型人才，做到以上方面就能發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設不再只是為某個單位所服務，而是為全社會的利益所服務，推動社會更快發(fā)展。

2.2 提高檔案信息化技術的水平

在檔案管理中心要配置多種硬件設施，同時引進高端的信息化技術手段，從而找到合適的管理軟件對檔案進行管理，可以建立起一套完善的檔案管理體系，將重要的資源移交到管理中心進行嚴格的錄入環(huán)節(jié)，這項工作可以采用高技術的手段有效提高工作效率，也能防止管理人員的重復工作而造成浪費，檔案信息化建設完成之后可以進行資源共享，部分檔案可以進行公開，但是較為機密的文件則需要內(nèi)部的人員才可以查閱，特別是對于較為機密的文件，需要確定好查閱人員的身份才能供其查閱，同時也要不斷的改進與提高檔案信息化的技術水平，讓檔案信息化管理系統(tǒng)變得更加完善，讓人們使用該管理系統(tǒng)時也能更加方面，快捷。檔案管理軟件是有針對性的開發(fā)與利用檔案信息化建設的一項重要環(huán)節(jié)，它能夠對檔案電子文件功能的積累發(fā)揮有益的作用，從而達到科學、高效的管理檔案效果。

2.3 加強檔案信息化的管理

計算機管理軟件的廣泛應用使檔案信息化管理真正實現(xiàn)了現(xiàn)代化，也在很大程度上推進了電子檔案的快速發(fā)展，但是，隨著網(wǎng)絡技術與信息技術的不斷發(fā)展，很多的電子檔案都出現(xiàn)在檔案管理中心，如果想要讓這些檔案能得到可靠的處理與存儲，就要不斷的提高檔案信息化管理的水平，同時，選擇可靠的檔案管理軟件是十分重要的一步，選取好了合適的檔案管理軟件，定期的對該軟件進行升級與清理，這樣一來就能讓檔案信息得到充分的梳理，提高檔案管理人員管理水平的同時也提高了工作人員的工作質量，所選取的管理軟件必須是智能、全面、高效率的軟件，利用這樣高技術的軟件對檔案資料進行分類與利用，能有效的獲取信息，加強檔案信息化建設，同時，管理人員要想更好的對信息資料進行獲取與整合，就需要對該管理軟件充分的了解并善于使用該類的軟件。檔案工作人員應該全方面的掌握計算機信息管理知識，還要參與相關軟件開發(fā)的工作，并制定出檔案信息化管理的規(guī)范制度，充分的利用計算機功能，就能提高檔案的管理效率，可以看出，計算機的應用與普及和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展為檔案的管理提供了很大的便利，有效的促進國民經(jīng)濟與社會的發(fā)展，為人們提供更好的檔案信息服務。

3 結束語

綜上所述，檔案的信息化建設可以使檔案管理水平得到很好的提高，采用先進的信息化技術，就能有效的提高檔案管理的效率，也能提高檔案信息的準確性。檔案信息化管理的方式，能夠為社會人員提供很大的方便，不僅能夠推動檔案信息化的建設，也能為我國社會的發(fā)展提供很大的幫助。

參考文獻

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