林業檔案管理問題研究

趙春梅

摘 要：隨著社會的不斷發展，林業檔案管理也產生了新的變化，其目前的發展狀況與人們日益增長的需求之間逐漸產生了脫節。本文對林業檔案管理工作中存在的問題進行了簡要的分析，并提出了相關解決措施。

關鍵詞：林業檔案；問題；措施

近年來，隨著科學技術的飛速發展，林業科研手段不斷創新、文件材料及載體種類也發生了較大變化，對檔案管理的內容和方法提出了新的要求。林業作為國民經濟的基礎產業，加快林業健康有序發展，是社會經濟發展的基礎保證。林業檔案管理作為林業生產、林業管理的一個重要環節，現階段的基層檔案管理已經不能滿足當前林業發展的需要。隨著國民經濟的發展，信息量的劇增，手工進行信息處理顯然無法滿足當前林業發展的需要。利用計算機數據儲存技術，集中存儲管理，可以隨時進行查詢和更新；可以方便、迅速地生成大量的控制報表；能準確、及時地完成林業工程管理所需要信息的處理。

1 林業檔案概論

1.1 林業檔案的定位

林業檔案管理是林業發展過程的一部分，是林業系統的重要組成部分，必須納入整個林業發展的運行機制，林業檔案工作是開展技術創新、研究信息技術、研究林業歷史的基地。林業檔案的基本社會職能是服務社會、保存歷史，著眼未來，強化服務是林業檔案工作者的中心工作。

1.2 林業檔案的內涵

隨著全社會信息化進程的深入，林業檔案管理工作要讓林業信息作為一種重要的管理資源、經濟資源參與現實生活，創造價值。既要體現林業信息的情報價值，又要發揮林業檔案實體的歷史憑證作用，要實行林業檔案實體管理與信息管理并重。林業檔案工作在信息時代的對外服務面臨三方面挑戰：一是林業檔案的對外服務領域范圍不寬。調查表明，林業檔案的主要服務領域是直接查詢，內容包括林業工程建設、綠化造林、調查取證、規劃設計和管理、產權產籍憑證等，利用者多為行政管理人員、專業技術人員。林業檔案在科研、學術研究方面的利用較少，社會利用方面的也不多，說明公眾對林業檔案的認識、了解程度不高，林業檔案的開放程度不夠。二是對外宣傳力度不大。長期以來，林業檔案只抓內部建設，不注重利用電臺、報紙等通訊工具對外宣傳，致使廣大民眾、社會各界對林業檔案的重要性了解甚少。三是對外服務提供的主要是原始信息，缺少編研成果。加之很少了解社會信息需求，無法將有效的信息服務主動提供給社會各方面。

2 林業檔案管理工作存在的問題

2.1 重生產輕檔案，檔案意識弱

林業科技項目項目工程建設單位不同程度地存在著“重實體建設，輕檔案記錄”的思想，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設基礎工作的重要組成部分，是林業科技項目管理的重要內容，是林業科技項目檢查驗收、效益監測、效益評估的重要依據。往往是“平時不燒香，急來抱佛腳”，等檢查驗收時，東拼西湊，閉門造車，致使檔案的真實性、準確性大打折扣。

2.2 檔案管理缺乏有效的管理機制

新的林業經營管理體系的建立，使得林業生產經營活動有了大幅度的提升，但也給林業檔案材料的歸檔帶來了許多困難。隨著各個層級的結構逐步增多。原有的舊文件沒有了合適的收管部門，新的文件又源源不斷的下發，致使文件堆積而無法下手。檔案材料不僅沒有按照年份、類別歸檔，而且由于沒有規范的管理制度，對于檔案材料的保密性、鑒定和銷毀工作也很難做到統一的管理。

2.3 人才隊伍建設方面嚴重脫節

我國檔案部門對檔案管理人員的調配多注重政治素質，而忽略了綜合素質，特別是專業素質，一定程度上影響了檔案信息資源開發利用工作的深入進行。近年來，各級林業部門檔案管理工作人員隊伍水平有了提高，然而一些基層的工作人員大部分都是兼職做檔案工作，常常忙于其他與檔案工作無關的工作，對于檔案經常放置一邊。

3 提高檔案管理工作的措施

3.1 健全林業基層單位林業檔案管理機制

林業基層單位是林業檔案的主要發源地，若其林業基層檔案健全，會給林業建設帶來諸多方便。相反，如果不重視對檔案工作的管理，會給林業事業建設帶來不便甚至是損失。隨著信息化的發展，為了增強林業檔案館（室）的競爭力，需要館藏特色檔案。大量事實證明，必須按照國家檔案管理的規范，重視林業檔案的開發利用，充分利用網絡資源，加大特色檔案收集力度。

3.2 加強檔案信息化建設加強檔案的服務信息建設

把同類文件材料歸檔在一個卷內，不斷探索檔案信息管理系統的模式，檔案收集要進一步了解企業對檔案利用的需求，收集利用效果的反饋情況，并把相關的信息進行綜合性的分析；確保檔案管理質量的提高。質量是實現檔案規范化的關鍵，檔案擬制格式要規范，字跡要鮮明、清晰，排版形式和尺寸規格要統一，裝訂要在左側，達到標準化和規范化管理；加大對林業企業檔案工作的依法監管力度。檔案管理部門依法對林業企業檔案管理工作進行監管。把林業企業檔案工作作為企業檔案行政執法工作的重要內容來抓，落實好責任。經常開展檔案行政執法檢查活動。實行對不合格單位和個人的行政處罰等措施，提高林業企業法人和全體員工的檔案法律意識。使其認識到檔案不是個人的私有財產，依法督促企業加強對文件的登記、交辦、歸檔程序的監督和管理。以確保林業企業檔案資源的完整。

3.3 逐步提高檔案工作人員的綜合素質

對于檔案管理工作來說，一直強有力的隊伍是做好這項工作的根本。社會的進步、數字化進程的加快，要求檔案管理人員必須盡快適應社會發展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上，要加大對信息資料的采集、樹立、辨析，使形成的資料具有準確性和時效性，形成一個系統的管理模式，以適應時代的發展要求。同時單位也要加強對林業檔案管理人員的培訓，對他們進行思想政治教育、專業水平和綜合常識等多方面的培訓，使他們在工作中對于檔案資料的價值、檔案資料的開發再利用也能夠有所創新。

4 結束語

提高林業檔案的管理水平，使檔案工作與時俱進，不僅使檔案工作變得更加有效快捷，而且也提高了林業檔案的利用率，使得林業檔案真正發揮其原有的價值。在今后的工作中，林業工作者要真正的轉變工作思路和工作方式，從而使林業檔案管理的水平真正邁上一個更高的水平。

參考文獻

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