事業單位編外人員檔案管理存在問題及對策

陳雅君

摘 要：檔案是記錄個人學習經歷、工作情況、思想政治背景、家庭社會關系以及受到的各項獎懲情況的重要記錄文件，而對于檔案的管理工作同樣也是十分關鍵的。檔案管理的目標是，通過對于檔案的及時梳理和收集、更正，使其能夠真實客觀地反映人員在社會中工作的經歷以及當前的工作狀態。但是當前我國事業單位對于編外人員這一特殊群體的檔案管理還有很多不足之處，需要進行完善和改進。

1 人事檔案管理的重要性

檔案是伴隨社會個體成長過程的重要記錄文件，從個體接受教育開始，直至后來進入社會進行工作直到退休，其個人的基本情況、家庭背景、思想政治面貌、工作經歷以及受到的各類獎懲情況，將要完整、及時地記錄在個人檔案之中，可以說是人一生的記錄。因此，對于企事業單位的檔案管理部門來說，對于本組織中人員的檔案進行統一的保管、更新和傳遞也是十分關鍵的工作。

對于企事業員工來說，如果自己的檔案存放在工作所在組織，并且檔案的更新工作進行得非常正規和及時，那么無形中對于他的言行舉止是一種規范，因為無論是晉升、取得相關的職業資格還是各類獎懲，都會被真實地記錄在個人檔案之中，作為一種永久性地記錄存在。另外一方面，如果單位組織能夠對于員工的檔案進行管理，那么也潛在地表示了組織對于員工的重視，能夠提升員工在組織中的歸屬感和自豪感。而作為一種回應，員工也會對組織負責，在工作上有著良好的表現。

2 事業單位編外人員檔案管理的現狀和問題

2.1 事業單位編外人員的基本情況

由于當前事業單位面臨著改制和市場化的局面，很多事業單位不再是過去的國家財政撥款的盈利模式。在國家進行的事業單位改革進程中，有很多事業單位都變成了自負盈虧的市場化模式，參與到市場競爭中去，而事業單位的人員編制也在逐漸縮減。這就使得事業單位中產生了許多社會人員的崗位需求，而這一部分人群統一稱之為“編外人員”。

從目前事業單位的管理情況來看，雖然目前各類組織中的編外人員隊伍逐漸擴大，事業單位經常向社會發布各類的招聘信息，但是在事業單位內部，編內人員與編外人員享受的各方面待遇還有差距。據了解，首先，事業單位中編內人員與編外人員的工資水平和福利待遇存在差距。除了固定的薪酬之外，獎勵性的績效也存在一定的差別。其次，在工作內容和理制度方面也有著較大的差異，包括晉升的標準、職稱評定的名額和流程等等，當然還包括檔案的管理方面。

2.2 事業單位編外人員的檔案管理存在的問題

2.2.1對于編外人員檔案管理問題不重視

目前事業單位對于編外人員的管理趨向于企業員工管理，并沒有著手加強這部分員工的日常管理和檔案管理。因此，編外人員的檔案都是放在地方人才中心或者是社會人才公司里，并沒有遷入到所在的事業單位。而在編外人員招聘入職的環節中，也沒有對于編外人員的檔案進行拆封和查驗，只是與編外人員簽訂了固定期限的勞動合同，就完成了入職的手續。而在編外人員的工作過程中對于其檔案的管理是比較忽視的，沒有委派專人建立員工個人檔案，也沒有對于其檔案的內容進行更新，這就使得編外人員的檔案管理問題逐漸被忽視。

2.2.2 缺乏系統的檔案管理流程和標準

編外人員在事業單位內部存在的現狀，使得其檔案管理不十分健全。一般事業單位都具有員工檔案的保管和存放權，而其管理的主要為編制內員工，而且這種檔案管理偏向于行政化。因為事業單位的編制內員工往往是在晉升和職稱評定時要進行政治審核等程序，因此需要對于檔案的內容進行審閱。而編外人員基本很少涉及到這類事項，因此事業單位并不重視他們的檔案管理工作。檔案管理的初衷是為了加強人員的管理，將人員的各項情況和在組織中的經歷和表現完整地保存和記錄下來，建立人員的主人翁意識。但是目前事業單位對于自己的員工，特別是編外員工的管理和激勵意識相對薄弱，人員檔案在需要時才會被重視起來，而不需要時大部分時間就會被忽視掉。

2.2.3檔案管理的信息化程度比較低

隨著信息化時代的到來，以及網絡技術的發展，過去傳統的紙質化檔案管理方式已經不能夠滿足于當前的發展需要。特別是對于事業單位來說，其人員不僅僅與單位自身相關，更是整個事業單位體系中的一部分。某些事業單位是體系中某一層級單位，而其檔案管理必定是存在于整個系統之中的，而不是某個單位自成一派的，所以整個系統中的人員是非常龐大的，這樣龐大的數量群，如果利用傳統的檔案管理模式，在進行歸檔、更新和查詢時會非常繁瑣和困難，耗費大量的時間。而其中事業單位的編外人員由于自主性和流動性都比較大，如果利用傳統的檔案管理方式也會增加檔案管理人員的工作量。

3 加強事業單位編外人員檔案管理的對策

3.1 提升對于編外人員檔案管理的意識

目前，事業單位對編外人員的重視程度普遍較低，這說明事業單位對于編外人員的各方面管理制度需要進行改進和完善，這其中就包括檔案管理方面。因此，事業單位必須要摒棄過去的舊思想，提升檔案管理的意識和對編外人員的重視程度，在如何更好地進行檔案管理方面多下功夫。

3.2 完善編外人員的檔案管理制度建設

事業單位要建立系統的編外人員檔案管理制度，委派專人對于編外人員的檔案管理工作，與各地人才中心進行對接。在編外人員入職時，需要對于其過去的檔案信息進行審核和查閱，對于記錄的項目要做到心中有數。而在事業單位內部，可以建立編外人員的內部檔案，與其放置在人才中心的個人檔案進行綜合管理。在員工工作過程中，如果涉及到一些檔案的補充項和更改項，要及時出具一定的證明和資料復印件等，人才中心進行對接，保證其檔案信息真實客觀地反映當前的工作狀態。

3.3 加強檔案管理的信息化程度

從目前的事業單位的運行情況來看，其對于編外人員的檔案管理信息化程度還比較低，絕大部分事業單位并未建立電子信息庫或處于初始建立階段。因此，為了提升事業單位編外人員檔案管理的效率和價值，必須要將編外人員的大批量檔案信息進行電子化管理與更新。在事業單位內部建立人才檔案信息庫，將紙質化的證書等重要文件，通過電子化的方式進行永久保存，避免了查詢的繁瑣和資料遺失和信息外泄的風險。

4 結語

綜上所述，目前國家對于事業單位的改革中，逐漸將事業單位推入市場，使其通過自主競爭來獲得利潤，這種自負盈虧的模式對于事業單位來說是一項不小的挑戰。因此，必須要廣泛地吸納社會中的各類人才，才能夠在市場競爭中取得優勢地位。而從近年來事業單位社會招聘報考的火熱程度來看，吸引到優秀的人才對于事業單位來說并不是一件難事，但是將人才招攬進來之后如何進行人才培養和管理，特別是檔案管理，卻是一個值得長期思考和研究的問題。

參考文獻

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