淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

袁芳

摘 要：隨著我國政府部門的發展，本書答案工作也變得越來越重要。隨著各個部門檔案的多樣化，原來隱藏在文書檔案管理工作中的一些弊端也逐漸追趕不上時代的步伐。對于市政養護處而言，其工作人員性質的多樣性也決定了檔案管理的復雜性。所以，在新時期做好文書的管理工作是非常重要的。

關鍵詞：新時期；文書檔案管理；優化策略

引言：在步入21世紀以后，我國各個方面的管理工作逐漸采用了信息化的模式，在科技發展的大環境下，文書檔案管理工作也在不斷得到改進。而對于市政養護管理處而言每一項工作的詳細記錄都可以在文書檔案中得到體現，文書檔案不僅能夠對現實工作起到指導性的意義，還能為每一個工作人員提供查考歷史的依據。對于這項政策性非常強的管理工作，保密性和專業性的要求也逐漸得到提升，下面就一起探討文書檔案管理工作的相關問題。

1 新時期文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理人員不固定對工作重視程度不高

現階段，我國政府部門的文書檔案管理工作人員存在很多問題，其中最基本的就是管理人員不固定，流動接替頻繁。無論是對大型企業還是事業單位，文書檔案管理人員對其工作的重視程度都不夠高，所以對于檔案管理人員的選配也就不是非常嚴格，這種情況直接導致了管理工作不能夠得到精細準確的維護。管理人員的業務水平存在很大問題，部分人員管理意識非常落后，對于檔案的管理觀念也很陳舊，這些因素都直接影響著文書檔案管理工作與發展途徑，也是新時期的文書檔案管理不科學、不規范，在新科技智能方面的運用有很大的欠缺，所以在“大數據時代”檔案管理工作基于大數據挖掘技術可以為我們的檔案工作實現網絡信息服務的智能化、個性化、精品化提供支持工具。

（二）檔案利用與評估優化存在問題

眾所周知，檔案的利用價值是非常巨大的，特別對于市政養護管理處這種單位而言，文書的管理工作的評估和優化對于工作人員的前期后期的管理是非常重要的。然而除了管理人員的不固定外，整個文書的管理工作層面并沒有得到領導層的充分重視。這種現象在全國范圍內的企業和事業單位都普遍存在，當然這也直接導致上層于文書檔案管理工作的投入較少。無論是管理人員的教育培訓資金還是檔案管理工作軟件配備資金的投入，都無法讓文書檔案管理工作與新時代的步伐相協調，在整體的管理結構上進一步優化。檔案的利用與評估沒有得到信息系統的全面覆蓋，相對也就直接導入文書檔案管理工作的檢索和利用需要大量的人力，不僅勞動強度很高，而且效率也很低，自然就不能高效實現單位內部檔案信息和資源的利用與評估效果的大幅度提高。

（三）整體規劃運作不協調

近年來，隨著政府部門對電子信息系統的覆蓋應用，很多管理工作都開始建立比較規范的、比較科學的電子存檔系統。使用電子存檔的根本目的自然就是實現文書檔案管理工作的科學化管理和一定范圍內的信息交流與資源共享。然而在這個過程中，很多工作人員由于沒有豐富的經驗，并不能形成整體規劃的思維在各個方面的協作上不能高效的掌握，這就直接導致在管理過程中缺乏規劃，在檔案管理的過程中，只運作模式也很難協調，各個部門對于其工作人員的檔案歸類也沒有統一的標準和規范，這也就對整個單位的沒書答案管理工作的整體運作與協調帶來非常大的阻礙，為了在新時期文書檔案的管理工作中找到更大的突破平生點，管理工作的整體規范協調運作問題首當其沖應該得到解決。

2 新時期做好文書檔案管理工作的幾點建議

（一）推行全方位的文書檔案管理工作

在新時期的文書檔案管理工作范圍內，應該包括全過程、全方位的模式。檔案的形成是有過程的，在形成后也有歸檔的過程，整個行程需要有全方位的管理方案才能更加科學高效。首先，要保障檔案內部所有的資料與信息都是正確的，去除虛假信息和渾水摸魚的資料，在歸檔的過程中，也要制定好統一的標準與規范，從符號到收集方式都達到各個部門的統一的效果，在電腦輸入和資料的打印格式等都進行規范性的管理。除此之外，還要對所有市政養護工作人員進行建檔工作，做到不遺漏，實行全員式的文書檔案管理工作，并且對每一個檔案都進行分類和標注，在檔案里體現工作性質和工作內容，進一步促進文書檔案管理工作的進步與發展。所以，在新時期的檔案管理工作中，要確定檔案的資料齊全和完整，采取統一標準和統一管理的模式，并且重視檔案的隱秘性，防止檔案泄漏。

（二）實行更加系統化的管理工作模式

由于是市政養護管理處屬于城市建設部門，工作內容很重要，所以對文書檔案管理工作一定要制定統一的管理模式和標準，是檔案的初始編制和資料的歸檔都具有一定的系統性和流程性。只有這樣，才能讓檔案管理的發展與單位的日常工作相適應。在新時代的科學技術覆蓋環境下，文書檔案的管理模式一定要在原來的基礎上更加標準化，在信息技術的輔助下把文書檔案資料制作成電子版的文書，通過這樣的方式，無論是對資料的備份儲存還是機讀模式都有很大的管理層次提升。只有文書檔案管理對其工作模式進行更加流程化、標準化、系統化的改進，才能在最大程度上發揮文檔資料具體價值。

（三）提高管理人員的責任意識與素質

我國傳統模式你的文書檔案管理工作在很大程度上都是依靠人力，然而在新時期，文書的管理工作已經轉變成了一項專業性非常強的工作，無論是在內容上還是形式上，都要求管理人員具有豐富的檔案知識以及良好的責任意識。眾所周知，文書檔案對于所有員工都是非常重要的，所以提高管理人員的責任意識和素質包括扎實的技術知識都是勢在必行的。首先，管理人員要充分意識到文書檔案管理工作的重要性，并且在思想意識得到提升后把專業理論知識提升上來。為了達到這樣的標準，單位可以定期舉辦培訓活動，加強管理人員的思想意識培訓和忠于職守的工作精神，對最新的文檔管理技術進行學習，將文件資料的整理積累作為工作基礎，把對資料的鑒定和統計作為主要的學習內容，把檔案的存檔和后期利用作為最終目的，只有通過這樣的方式，提高管理人員的責任意識和基本職業技能，才能在新時期做好文書檔案管理工作。

（四）提高文書檔案管理工作的科學化水平

為了在新時期更好的進行檔案管理工作，除了全方位、系統化的工作模式，灑淚還要提高文書檔案管理工作的科學化水平，不僅要在原來的基礎上進行普查和對比，還要適應新時代的要求對文檔資料進行篩選，根據高標準嚴要求的原則，把對沒有保存價值的文件剃除，重新組合數據，把內容和標題不符合標準的部分進行加工，進一步提高文書檔案的質量。隨著經濟的發展，信息化水平的不斷提高與應用也為文書檔案管理工作提供了良好的平臺，所以為了更好的、高效的進行大管理，相關部門應該把計算機技術與檔案管理工作進行協調的銜接，是文檔的登記使用更加便捷，更加高效。

3 結語

市政養護管理處無論對于社會還是人民的生活都具有重要影響，所以，單位的科學管理就變得更加重要。文書檔案管理作為任何單位發展的重要部分，對于資源共享和資源開發利用有著重要的作用，只有完善各項管理制度，不斷提高管理人員的管理水平，加強文書檔案管理的現代化性質，才能有效的輔助單位發展。

參考文獻

[1]張肇豐.文書檔案管理研究[J].政府管理.2014（01）

[2]張新平.論科學技術在文書檔案管理中的運用[J].天津大學.2013（02）