淺談檔案管理的創新發展方向

李寧

【摘要】隨著政府各職能單位內部分工的日漸細化，辦公室的整合和整理工作的重要性愈發凸顯，其中主要的檔案管理工作也就引起更高的關注。為了更好的發揮現代檔案管理工作的應用價值，本文將以現代檔案管理基礎工作方法以及筆者自身工作經驗，進而提出具備一定可行性的新發展方向。具體包括人員素質建設、管理制度建設和新技術應用等方面。

【關鍵詞】檔案管理；制度創新；素質優化

一、檔案管理工作創新內容概述

筆者將檔案管理工作的創新內容主要總結成了如下的幾個方面：首先是管理制度上的創新，構建出一個科學且可行性高的管理制度是檔案工作創新的最基礎保證。這不僅能夠對檔案管理工作中的一些漏洞進行彌補，同時還能夠緊跟住時代的發展腳步，讓檔案管理工作可以開展的更加順利；其次是管理理念上的創新，這也就體現在隊伍人才建設上，通過對傳統檔案管理的思想進行改變能夠有效的提高內部員工的工作積極性與服務水平，繼而在日常的檔案管理工作中加入一些新的觀念與想法。為此，檔案管理部門更加需要針對現有的管理方式進行豐富與創新，繼而通過加入一些創新理論的方式來對檔案管理的創新工作給予一些正面的推動作用。

二、實現檔案管理工作的創新措施

（一）增強整體檔案意識，完善檔案日常管理制度

相當多的職能單位忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，組織結構混亂，導致具體工作重復無頭緒。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。

首先，單位應加強根本的檔案收集工作。在檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管；三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高檔案收集效率。

進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放等。單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。

（二）加強檔案管理培訓，提高檔案人員素質水平

管理技術的創新。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作者提出了更高的要求。這要求檔案工作者既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，而且還應掌握現代化管理手段，檔案工作的每一個流程，每一種新型載體都具有復雜多樣的操作技術，只有掌握利用計算機進行檔案管理的工作方法和技巧，才能實現檔案管理技術的創新，從而改變過去主要管理和利用紙質檔案的現象，逐步做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理信息化。

對于單位而言，重要的核心環節就是組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。檔案管理工作始終都需要每一名檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等多是一知半解，專業素質水平跟信息時代的檔案管理要求存在較大差距。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

（三）推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享

加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任。加快實現檔案信息資源共享。單位應嚴格依據國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統一建立檔案信息管理系統，促進單位及時融合網上辦公應用系統和檔案管理系統，在網上實現檔案信息的生成、整理與歸檔，使電子檔案信息的入口保持暢通。同時，加強橫向聯合，實現信息資源共享。建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

三、總結

檔案工作者必須認清形勢的變化，不斷更新觀念。加快檔案事業的發展，創新理論；更新知識，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創新為主題，使檔案工作有新的進展和突破，更好地為國家的利益服務，為全社會服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。

參考文獻

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