淺談人才中心人事檔案管理與利用

張古明

【摘要】在我國的檔案材料中，人才中心的人事檔案是其關鍵的組成部分。近年來，個人信息泄露的現象頻頻發生，面對真假難辨的情況，人才中心應該加強對人事檔案的管理與利用，切實維護人們的隱私與權益。本文主要分析了人才中心人事檔案管理與利用方法，僅供參考。

【關鍵詞】人事檔案；管理；利用；方法

人事檔案是與人們自身具有緊密聯系的人生記錄。在我國的檔案材料中，人才中心的檔案是其中關鍵的組成部分。人才信息的重要根本在于人事檔案，人事檔案是關鍵的信息源。人事檔案的管理工作在人事管理中發揮著重要的作用，也是不可或缺的一部分。人事檔案的管理工作能夠促進有關機構獲取重要信息，促進人才中心對檔案工作完善還有利于推動我國社會經濟進步。

一、現階段的人事檔案管理中存在的問題

1、人檔分離。目前人檔分離的情況愈加嚴重。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，人才的流動造成人檔分離，甚至檔案在個人手中存放長達數年，棄檔不用的人員也越來越多。并且由于許多企業、公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。2、人事檔案內容缺少真實性。近年來，個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息。而不真實的信息導致勞動部門、職稱評定部門、退休申批部門等無法正確評估職工。3、人事檔案缺少時效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當事人歷史的記錄。雖然每年都在整理，已經放入檔案的材料不會再審核鑒定，新放進去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西。人事檔案是為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據，而真正反映當事人近期動態情況的材料卻很少。4、開發利用率及發揮服務作用程度低。人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，信息資源的利用程度不高，往往只限于干部考察和發展黨員等方面，在人才選拔、人才穩定、單位求才等方面未能真正起到應有的作用。

二、人才中心人事檔案的管理與利用措施

1、人才中心應該加強重視，落實管理工作。人才中心應該完善認識檔案的管理工作，考慮把人事檔案工作納入日常的工作內容，要求檔案管理員定期進行匯報工作，保證有效解決檔案工作中出現的問題；同時，還應該定期分析與安排人事檔案工作，制定相應的工作計劃與方案，包括短期工作目標與長遠規劃，保證按照計劃實施，合理安排，嚴格檢查以及有效落實；應該有意識地關注檔案管理者的任務和學習，如果相關人員在工作過程中獲得良好的成績，順利完成工作目標，那么上級領導應該及時表揚，并認可員工。2、人才中心應該為檔案管理工作提供一定的物質支持。應該將需要運用的費用添加到機構財務規劃中，確保費用充足；應該充分借助辦公樓準備拆遷的契機，完善檔案管理工作的基本設施建設，保證“三室”分隔，也就是檔案庫房、辦公室與閱覽室應該分隔。應該給人事檔案庫房裝置復印機、去濕機、加濕設備、防盜門窗等必備設備。3、安排專業的檔案管理員，同時提升管理人員的能力。應該根據有關規定選聘檔案掛歷員，落實審核工作，保證人事檔案工作達到升級的目標。這樣有利于確保人事檔案工作的長久性，提高人事檔案管理工作的質量；同時，應該采取有效的方法來提升管理人員的能力，定期進行專業培訓，促進管理人員充分地學習相關的反梁法規以及政策，檔案專業的基礎知識，運用充足的專業知識來更新知識體系，拓展視野，以此來指導檔案管理工作，達到現代化社會對人事檔案管理的要求標準；另外，人才中心應該重視對人事檔案管理人員的思想教育，提高管理人員的工作能力和職業水平，堅持按照相關規定和要求展開管理工作，踏實、認真，完善人事檔案管理的工作。4、建立健全的人事檔案管理制度。應該在人才中心現行的歸檔機制與查閱制度的前提下，按照企業人事檔案管理的具體情況，進一步完善人事檔案掛歷制度，包括審查歸檔制度、保管制度以及轉遞制度等，建立健全的管理系統。應該重視對檔案信息的收集工作，檢查檔案工作的手續，以及內容的表達等，保證人事檔案的搜集與歸檔的規范化和合理化，促進人事檔案發揮出其應有價值。5、提高人事檔案管理的現代化水平。要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段，存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：掃描儀；裝訂技術：自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。6、注重檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。檔案管理人員應該及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回或告知形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。7、充實人事檔案的內容。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。

三、結語

人事檔案的管理工作在人才資源的開發過程中起到關鍵的作用，同時人事檔案的管理也是現代化社會文明建設事業的關鍵環節。人才中心在人事檔案管理與利用方面，可以采取的方式包括：加強重視，落實管理工作；為檔案管理工作提供一定的物質支持；安排專業的檔案管理員，同時提升管理人員的能力等。同時，管理人員也應該樹立正確的服務觀念，主動地為檔案的利用貢獻力量。

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