電視臺文書檔案管理的相關思考

胡怡妍

【摘要】本文通過對電視臺文書檔案管理的相關分析，重點研究了當前文書檔案管理存在的問題，并對提高文書檔案水平的問題進行了相關的思考。希望能為以后的研究做出一定的貢獻。

【關鍵詞】電視臺；檔案管理

一、文書檔案相關概述

電視臺文書檔案是指已經辦理完成的、具有留存價值的的文書，指用文字、圖片、表格等形式記錄的黨務工作及行政工作的信息材料。文書檔案具有基礎性、前瞻性、規范性、綜合性和服務性，文書檔案與其管理工作有著十分密切的聯系，檔案管理工作不但要做好檔案的常規維護和保管工作，還要了解文書檔案的歸檔范圍、歸檔要求，同時要熟練掌握檔案的保密、統計和移交等相關工作流程，對于檔案的借用、傳閱、返還等工作程序要嚴格執行相關手續。

二、文書檔案的特點和意義

電視臺文書管理工作要有序開展，健全的檔案管理制度是基礎，也是工作的重心和目標。管理涉及到文書工作的很多方面，包括文書材料的立卷、收集、整理、統計、信息檢索、保密等都是管理的范圍。文書檔案是電視臺的行政管理和經營中非常重要的信息資料，它記錄的是電視臺在運轉中的真實狀況，是電視臺歷史的記載，有一定的憑證作用，可用作宣傳教育材料，同時便于電視臺對現階段工作進行總結，以及對今后的發展方向提供參考依據，為電視臺的日常工作運轉及領導者決策提供必要信息，是實現科學管理的基礎條件，所以文書檔案的重要性不可忽視。文書檔案管理工作是單位正常運轉中不可忽略的重要環節，研究發現，文書從業人員的素質是檔案管理工作質量的重要影響因素。檔案管理工作要求文書人員具有關于國家有關政策、法規方面，檔案管理專業方面以及信息保密處理方面的專業知識，所以想要在檔案管理工作上取得成效，一定要注意對文書人員的素質的考量，而且文書檔案的重要性也決定了加強檔案管理工作必須逐步開展，這是促進電視臺科學發展的必要條件。現代信息技術的發展，進一步促進了檔案信息管理逐步向無紙化辦公過度，已經逐步取代傳統檔案管理模式，成為電視臺信息化管理的趨勢，利用數字化和網絡平臺，做到檔案資料的收發、鑒別、歸檔、傳遞等，提高資料整理效率，能實現資源共享，同時能掌控信息動態，避免重復勞動，很大程度上提高了檔案管理工作效率，而且無紙化辦公不但節約時間同時節約空間，減少成本費用，增加電視臺效益。

三、當前文書檔案存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質需提升。文書檔案內容涉及面較廣，內容可能涉及多領域專業知識，工作內容不僅單調而且繁瑣，尤其現代社會信息化的發展，要求文書在寫作能力方面要有專業的水平，要具備文書檔案管理的理論知識、專業技能知識及實際操作熟練度等，還要緊跟時代發展方向，適應創新變革，想要成為合格的綜合型人才，在掌握寫作及檔案業務的同時還要補充其他學科比如計算機、文學歷史、攝影、廣告設計、檔案法、外文、廣播電視等方面的知識，檔案管理人員的綜合素質達標，才能真正有效地提升電視臺文化檔案軟實力，是文書檔案管理機制科學、有序開展的基礎。

（二）文書檔案管理仍需規范，方法不夠豐富。就現下電視臺的文書檔案管理工作而言，能夠完成基礎工作，但是規范度不夠，檢索、服務等質量較差，工作效率不高，已經開始落后于電視臺現代化信息管理，不利于電視臺發展。

（三）電子文書檔案的安全系數較低。電子檔案尤其優勢，但是缺點也很突出，電子檔案方便進行改動，有時候也很難辨別文件的真偽，另外，網絡平臺是個開放性的平臺，保密性差，而且有出現系統故障及被電腦病毒感染或黑客侵入的風險，有隨時丟失文件的可能，這些文件信息丟失的影響是無法估量的，甚至會給電視臺的運轉帶來巨大問題。

四、提高文書檔案管理水平的思考

（一）強化管理意識。文書檔案管理人員首先要有檔案管理意識，有較好的職業道德和素養，工作態度要積極認真，對自己所從事的工作有充分的了解，電視臺更要重視對檔案管理的投入，來激勵員工的積極性，在資金方面，要加大投資力度，改善硬件設施，根據相關法律及電視臺的規章制度，完善各項制度建設，使各個環節的工作有章可循、有法可依，有效利用監督機制，切實做好管理工作。

（二）進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質。要重視對文書檔案管理人員的法律法規、專業技能的培訓，將學習培訓作為員工日常工作的一部分，不斷地學習相關知識，不斷提升其綜合能力，只有從業人員的水平提高了，才能保證檔案管理工作的持續開展，這是基礎也是前提，是影響電視臺檔案管理系統的發展的重要因素之一。單單公司內的培訓是不夠的，要爭取機會參加行業學術研討會，了解本行業現狀，新理論的發展及新技術的應用，研究探討其他同行管理的先進經驗及未來發展方向，對比原因，改善管理，爭取發展成行業領先，不斷提高管理標準，學習新理念，達到更高的標準，結合電視臺實際工作需要，切實加強文書檔案管理工作。

（三）建立紙質、電子文書檔案雙保險機制。充分分析紙質檔案及電子檔案的優缺點，保證檔案的備案、查閱，建立雙保險機制。有手寫痕跡的特殊文件要進行掃描上傳，最為電子檔案備案，一般電子文件要上傳到電視臺信息系統平臺，提供網絡借閱服務，電子檔案的查閱相對較便捷。電子檔案也不是隨意授權借閱，需要按照密級劃分，進行管理，管理人員要定期進行備份，要加強對電子平臺的日常維護和檢查，避免被電腦病毒襲擊，要保證檔案的真實性、機密性、安全性和長久性。

（四）創新文書檔案管理機制， 加大開發利用力度。

時代在發展進步，新的科學技術的發展帶動各行各業的轉變，傳統的管理模式將逐漸被取代，電視臺的發展必然要與時代接軌，無紙化辦公模式逐步取代傳統的管理模式，完善檔案管理方法和手段，提升管理能力，真正實現電視臺文書檔案管理自動化、智能化、信息化、規范化，利用新的數字化技術，解決檔案管理效率低，工作乏味繁瑣的現況，簡化工作步驟，加快信息化工程建設，達到科學持續管理的目的，努力把文書檔案這一珍貴資源發展為電視臺的生產力，實現國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”規劃。

參考文獻

[1]付君.加強電視臺聲像檔案管理芻議[J].城建檔案，2015，10：31-32.