檔案管理系統在文書檔案工作中的運用

【摘要】時代的進步和科學技術的發展已經出現了多種方法來輔助文書檔案工作的進行，其中輔助效果最優異的就是檔案管理系統，該系統也逐漸被越來越多的企業所接受。本文首先介紹了文書檔案工作的工作原則，然后分析了檔案管理系統在文書檔案工作中應用所面臨的問題及檔案管理系統在文書檔案工作中的優勢，最后就如何在文書檔案中更好地發揮檔案管理系統提出了幾點建議。

【關鍵詞】檔案管理；文書檔案；工作原則；管理方法

隨著企業發展規模的進一步擴大，企業的文書檔案工作也應該加以改善，良好的文書檔案工作可以明顯提高企業的工作效率，促進企業的長久發展，通過對一個企業文書檔案中的數據進行分析可以知道很多關于該企業的信息，如該企業的發展規模、歷史改革、企業文化等等，而且可以通過這些信息來規劃制定企業的未來發展方向，與之相反，雜亂無序的文書檔案工作勢必會降低企業的運行效率，不利于企業的長久發展。

一、文書檔案的工作原則

（一）整體性原則。和其他的管理工作不同之處在于文書檔案管理工作具有整體性原則，文書檔案管理工作并不是把每個部門的檔案收集起來然后統一管理，其服務對象并不是哪個部門而是整個公司，其檔案信息收集工作也并不是每個部門獨立收集，而是在信息收集過程中需要每個部門的配合與相互合作，故文書檔案工作是一個整體性很強的工作。

（二）規范性原則。文書檔案工作的信息量大，涉及到每一個員工的個人信息以及企業的一些發展信息，信息覆蓋面廣，信息細節性大，因此做好文書檔案工作必須要建立規范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有條不紊地進行管理，如果文書檔案工作的整個流程缺乏規范性原則不但會影響文書檔案中信息的管理和維護，而且會影響影響企業的長期發展。

（三）保密性原則。一個企業的檔案庫中包括整個企業中所有工作人員的個人信息，其中很多信息都是個人的隱私信息，因此在文書檔案工作中一定要秉承保密性原則。參與到文書檔案工作中的所有工作人員要對企業所有人員的檔案信息負責，不能隨意攜帶他人的檔案出去，也不能隨意翻閱、透露他人的檔案信息，他人信息的泄露可能會給他人造成很多麻煩，是一種極其不尊重他人隱私權的行為。如果一個企業的文書檔案工作連保密性這一基本原則都做無法做到，那在該企業工作的員工的信息安全性也肯定無法得到保障，該企業也無法取得長期穩定的發展。

二、檔案管理系統在文書檔案工作中所存在的問題

（一）檔案管理工作與文書工作脫節。檔案管理工作與文書工作既有著本質的區別，但是在工作中又有著一定的聯系，良好的文書工作可以促進檔案管理工作的進行，有條不紊的檔案管理工作又可以方便文書工作的開展。但是現在在文書檔案工作中運用檔案管理系統所存在的一個最大的問題就是檔案管理工作與文書工作相脫節。在很多企業的檔案工作中，檔案管理工作和文書工作都是分開進行的，導致信息流通受阻，工作效率不高。

（二）企業文書檔案管理基礎普遍較低。文書檔案工作實質是一份管理工作，需要專業的管理人員參與到工作中，但是在我國大多數企業中，文書檔案工作中的工作人員都不是專業的管理人才，他們既缺乏專業的管理知識又缺乏一定的管理技巧，由此導致企業的檔案管理工作處于無比混亂的工作現狀中。

三、檔案管理系統在文書檔案工作中的優勢

（一）提高了工作效率。在傳統的文書檔案工作，大部分的檔案工作都是依靠人力獨立完成，如檔案信息的收集、檔案信息的分類保管等，工作強度大而且所耗費的時間長，面對如此多的檔案信息，檔案工作的管理人員也很容易出現失誤，影響后期的檔案工作。在文書檔案工作中運用檔案管理系統可以大大減少工作人員的工作強度，而且管理系統具有強大的信息處理能力可以大大提高對信息計算的準確率。檔案管理系統為文書檔案的信息收集、信息處理、信息分類和信息保管工作提供了很大的便利，在傳統的檔案管理工作中，為了保證檔案不受損害，必須對檔案的保存條件進行嚴格的控制，而且檔案運輸工作需要大量的人力和物力，而現在可以利用網絡信息化的力量借助于檔案管理系統實現檔案信息的“瞬時”搬運。

（二）使信息得到共享。在傳統的檔案管理工作中，檔案室與其他部門之間的信息流通得不夠流暢，檔案室往往在企業中成為了一個虛設的部門。在企業中，大部分的檔案都是一直存放在檔案室中，由于缺乏規范性的存放管理以及檔案數量太多等因素，給想借閱或者查閱檔案信息的工作人員造成了很大的困難。在文書檔案工作中有效地運用檔案管理系統可以使企業中所有的檔案信息及時地得到共享，任何想借閱或者查閱檔案信息的工作人員都可以借助該系統進行借閱或者查閱。

四、檔案管理系統在文書檔案工作中的建議

要想使檔案管理系統在文書檔案工作中發揮出最大的作用，首先要提高工作人員對于檔案管理系統的應用意識，要給每位員工普及到檔案管理系統的使用方法和使用條件，使每位員工認識到檔案管理系統的巨大作用，繼而使檔案管理系統滲入到員工的日常工作中。其次，要加大檔案建設數字化監督力度，對檔案建設的每一環節都要加大監督力度，對檔案建設工作中出現的任何不規范行為要及時給予處罰，建立健全檔案建設工作的工作標準。

五、結語

綜上所述，在文書檔案工作中有效地運用檔案管理系統對改善企業中檔案管理問題具有重要的意義，其不但可以大大提高檔案管理工作的工作效率，加大企業內部檔案信息的流通度，而且可以提高企業在員工心中的好感度，有利于企業的長期發展[4]。在文書檔案工作中順利地運行檔案管理工作不但需要檔案管理人員的努力，而且需要企業各個部門的相互配合和合作，只有在兩者的共同努力下，才能使檔案管理系統發揮出最大的作用，進而使企業獲得長久的生命力。

參考文獻

[1]胡艷.提高企業檔案管理工作水平的幾點思考[J].黑龍江檔案，2015（01）.

[2]張秀蕓.自動化管理系統在文書檔案工作中的運用[J].黑龍江科技信息，2014（06）.

作者簡介

王瀅（1987年6月27日），女，天津，天津泰達海洋開發有限公司，郵編：300480，職員，檔案管理員，學歷：本科。