圍繞服務公司發展的思路，創新檔案管理工作

劉維偉

【摘要】按照公司黨委關于開展學習實踐科學發展觀活動的要求，檔案人員認真學習科學發展觀理論，以科學的態度和新的觀念開展工作。幾年來檔案工作緊緊圍繞公司的生產經營和黨建工作，有針對性的服務，取得了一些成績，也得到了領導的認可。但是在檔案圍繞企業發展創新服務這一課題上，距離公司的要求還有差距，為此在相關部室進行調研，通過調研得到一些好的意見建議，為檔案更好的發揮服務職能找到更科學途徑和方法。

【關鍵詞】檔案管理；現代化；服務性

一、過去的一些做法

加強管理是企業永恒的主題，企業發展重要的是可持續發展，檔案作為企業的無形資產在企業發展過程中發揮著重要和不可替代的作用，幾年來在加強檔案管理方面作了以下幾項工作。

（一）完善檔案管理體制，為檔案服務提供保障

1、公司的檔案工作自1990年取得國家一級企業資格，1998年通過國家檔案局復驗，幾年來在規范化、制度化上下功夫，形成了一個公司總經理分管、總經辦主管、檔案形成部門分管的三級檔案管理網，每個崗位、人員都制定了崗位責任制并嚴格考核。在此基礎上檔案工作納入公司年度計劃和領導的議事日程，保證了檔案工作的順利進行。

2、認真搞好兩種培訓，即專業知識和檔案法規的培訓。檔案專職人員積極參加上級檔案部門組織的各種培訓，提高法制觀念、不斷更新業務知識，適應新形勢的要求，在公司內部通過采取標語、圖片、答卷、公司網等形式向公司領導和員工宣傳檔案知識和檔案法律法規，重視檔案工作，提高檔案意識。

3、認真做好三項基礎工作：一是堅持檔案“三參加”制度，即按時參加項目工程竣工驗收、設備開箱驗收和科技成果鑒定會，從源頭保證檔案的完整準確；二是經常深入檔案形成部室檢查文件材料的安全保管、案卷分類和平時立卷情況，防止檔案材料的毀損、錯歸、漏歸和遺失；三是認真做好每年歸檔文件案卷的質量把關工作，逐卷逐項檢查，對不符合立卷的及時整改。

（二）做好提供利用工作，為公司生產經營和黨建工作服務

提供利用是檔案管理的出發點和歸宿點，幾年來檔案部門一是抓基礎，檔案人員練內功，熟練掌握室藏情況，調卷準確迅速，熱情服務，受到利用部門的好評；二是抓編研，根據歷年檔案編寫的專題資料，比如公司歷史沿革、大事記匯編在公司一些重大慶祝活動中，都發揮了重要的參考作用，近幾年有針對性的編寫了近十種有一定使用價值的編研材料，并提供給有關部室利用；三是重視檔案利用的信息反饋，幾年來公司利用各種載體檔案解決技術、項目工程改造、糾紛、保險索賠、司法量刑、員工工齡核審等問題，為其及時準確的提供了最原始的資料憑證，檔案為公司帶來了較好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題及原因

公司領導員工對檔案的重視程度與現代企業發展速度還不相適應。檔案工作不能像蠟燭一樣，停電了想起蠟燭，有電了一邊去吧。

企業領導在檔案工作中起決定作用。這是因為企業里行政手段在其管理中占主導地位，如機構設置、人員編制、經費使用等問題都必須由領導研究決定。其次，是由其肩負的重任決定的，公司總經理作為檔案工作主要領導，既要全方位思考和處理所負責的公司管理工作，又要支持、創造檔案事業的發展建設工作，因此，責任重大，其素質和能力關系到企業檔案工作的質量和發展速度。因此，領導重視就一定能夠有利于檔案工作的發展，檔案工作中存在的問題和困難就容易解決。我公司的檔案工作正是由于公司經理分管，綜合檔案室主任抓，為公司檔案工作的順利進行起了決定作用。九O年公司取得國家檔案一級企業資格，以后幾年公司對檔案管理的力度逐年加大，不斷在基礎管理、規范管理上下功夫，特別在檔案的收集、整理、保管、利用幾個方面做了大量的工作，使檔案管理成為公司整體管理工作中不可缺少的一個組成部分，在公司的生產經營中發揮了應有的作用。最近幾年，在公司資金緊張的情況下仍投資兩萬元為檔案室更換計算機、和防盜報警器等必要的設施，及時安排檔案專職人員，解決新老交替，使公司檔案室實現平穩過度。

檔案管理人員是檔案工作中的基本因素，是檔案管理的基本力量，它關系到檔案的基礎管理水平和工作質量。這一點在以往的檔案工作建設中足以說明。檔案工作人員思想素質、業務素質高，積極性得到充分發揮，就能創造高質量的工作，做出成績，使檔案工作進入良性循環的軌道。

三、對策和建議

檔案是企業幾十年工作活動的歷史紀錄，有雄厚的信息資源，檔案工作不但要立足現在，更要著眼未來，創新檔案管理工作，適應企業的發展，為公司的生產服務，不僅是當前工作的需要，而且是維護企業歷史真實面貌的一項事業。

（一）應加大對檔案工作的宣傳力度。檔案宣傳工作是檔案事業的重要組成部分，一個地方檔案宣傳工作開展的深度和廣度，在一定程度上反映了這個地方檔案工作的整體水平。積極開展檔案宣傳工作，是增強社會檔案意識、擴大檔案工作社會影響力、推動檔案事業發展的重要途徑。

（二）檔案工作要由被動服務向主動服務轉變。檔案工作的服務性是檔案的基本屬性之一，樹立服務意識，以服務于企業的發展作為工作的前提，將檔案工作做在其他工作的前面，按專題和系統針對性的服務。

（三）進一步搞好檔案的基礎性管理工作。要掌握檔案業務工作的基本功，提高檔案工作水平，研究主動服務特點和規律，做好利用情況的登記，利用效果的手跡，并運用信息反饋來改進檔案工作的服務方式，做到“超前服務”，要了解各部室需求，結合公司的工作，有針對性的進行服務。

（四）推動檔案工作現代化。目前，獲取檔案信息主要是依靠手工操作，查找和提供利用的速度慢且準確率低，不能適應企業的發展，電子計算機等現代化技術在檔案工作中的應用，將會大大提高檔案部門信息處理的能力從而能夠迅速、及時、準確、全面的向利用者提供服務。

參考文獻

[1]《天津檔案》