關于EPC工程中項目秘書作用的探討

陳瑞香

(中國瑞林工程技術有限公司)

關于EPC工程中項目秘書作用的探討

陳瑞香

(中國瑞林工程技術有限公司)

現階段，EPC模式作為在工程建設領域中較為先進的一種管理模式，在工程項目中應用越來越廣泛，而項目秘書在此過程中也發揮著重要作用。本文主要從EPC工程總承包管理模式的發展重復，闡述了項目秘書在現代企業管理中的重要性，并對項目秘書在各個階段的重要作用進行了分析探討

項目秘書 EPC模式 重要作用

一、EPC工程總承包管理模式的發展

目前，EPC工程總承包模式是近十年來國際上逐步發展起來的一種工程承包和管理模式。引進EPC模式為促進我國項目管理實現科學化、規范化提供了借鑒。目前，國內在工程建設中越來越重視用先進理念來實施規范化、科學化的管理。近幾年來，EPC工程總承包模式在我國正在得到越來越多的企業認知，在公路、化工、冶金、電站、鐵路等大型基礎設施，以及含機電設備的采購和安裝的工程項目中，有越來越多的稍具規模的項目管理單位，開始應用這種新型的管理模式。實踐證明，通過EPC工程總承包模式，有利于在操作層面上有效解決設計、采購、施工的有序銜接問題，以及設計、采購、施工、試運轉等不同環節中存在的突出矛盾，可以優化工程組織，提高施工質量，加快工程進度，減少投資費用，在目前可最大化地實現項目的經濟利益和社會效益。

二、項目秘書在現代企業管理中的重要性

1、信息溝通中的作用

在現代企業管理中，項目秘書具有全面的信息溝通和傳遞的作用。首先，項目秘書的職能對企業上級管理十分有利。企業信息的溝通和傳遞基本都是依靠項目秘書來完成，項目秘書傳遞領導的管理要求，并通過自身的和諧處理能力實現工作團隊內部的全面融合。其次，秘書能夠將基層信息收集起來反饋給領導者，對領導者的管理決策十分有利。總之，這種雙向溝通只有秘書的崗位職能作用能夠體現。

2、輔助決策中的作用

面對各種因素復雜多變的局面，企業生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性，使領導決策變得更加復雜和困難。因此，項目秘書的參謀助手作用就顯得特別重要。企業秘書人員要抱著高度的事業心和強烈的責任感，發揮好參謀助手作用。秘書的輔助決策作用主要體現在信息輔助方面，也就是說企業領導在做出經營決策的過程中要依靠秘書的工作搜集相關資料。

3、決策實施中的作用

企業做出管理決策的過程中需要秘書的調節能力實現管理手段的有效開展。秘書是為領導提供輔助管理和綜合服務的人員，其與領導溝通的好壞直接決定了他的工作績效。向領導陳述意見、提出建議、報告工作或提出問題，都要向領導傳達。在執行管理制度的過程中秘書作為職工與領導者的信息傳遞人員有著重要的實施調節作用，這種調節作用雖然是微小的，但是仍然能夠體現出決策實施的有效處理作用。

4、辦理事務

秘書辦理事務的主要內容包括：電話事務、接待事務、信訪事務、會議事務、文書事務等等，它是輔助決策、信息溝通和協調關系這三種職能的必要前提。

三、項目秘書在工程項目各個階段的重要作用

在項目工程中，項目秘書作為管理部門的執行者，它是以全面處理各種信息和事務的方式直接輔助項目經理進行管理工作的人員，在項目工程的EPC工程總承包管理中有著十分重要的作用。下面從項目工程中的幾個階段進行闡述。

1、項目秘書在設計階段的作用

設計階段作為項目工程中是首要環節，它是工程安全、質量和進度以及投資管理的關鍵。但是近年來，設計過程中存在著設計進度延誤、前期規劃和審批過程耗費大量時間而導致工期不明確的問題。設計工作完工時間的滯后，直接影響了后面的施工進度和整個工程項目的進展，造成了項目的經濟損失。所以在項目的前期規劃階段，項目秘書要充分搜集場地、環境、地基及工藝的相關資料，為設計可行性的評估提供依據。在設計過程中，項目秘書要協助項目經理進行設計單位的設計流程與設計進度的管理監督，負責設計資料的收發整理、歸檔以及管理工作，確保設計資料的完整性、條理性和有效性。在圖紙的審批階段，項目秘書則要負責與審批單位聯絡，及時獲知圖紙的審批進展，以便項目經理安排下一階段的工作。 一旦設計不能按時完成，就會對施工和安裝階段的進度控制帶來非常大的困難。所以說，項目秘書在設計階段的進度控制中起到了很關鍵的作用，項目秘書能否發揮自身的職能效應對整個項目的經濟利益都有巨大影響。

2、項目秘書在采購階段的重要作用

在項目工程的EPC管理模式中，業主意在減少項目的投資風險、節省資金以及盡快取得收益。所以承包方要在材料及設備的價格變動、施工的安全及質量上承擔風險，這無疑是對承包方綜合管理水平的一大考驗。采購階段作為連接設計階段與施工階段的節點，其管理效率與質量直接影響到設計與施工的實際效果，進而影響整個EPC工程總承包合同的執行效果與項目利潤。所以，項目秘書在這一階段中必須做好設計與施工的鏈接工作。在設計階段要提前了解設計圖紙中涉及到的物資的規格型號及技術要求，同時開展主要物資的采購工作。輔助采購部門對主要物資供應商的生產能力、資質、信用及供貨期等方面進行調查了解并整理成表格，采購部門在對設計可行性進行分析后編制相應的采購進度計劃與采購方案。項目秘書要做好采購部與項目經理之間的溝通工作，以便選擇合格的材料供應商。在施工過程的材料采購中，項目秘書則要收集施工單位的材料采購情況，制作《材料采購日報表》上報項目經理，以確保項目資金使用情況的準確性。項目秘書在采購階段的良好的表現是應對設計和進度變更，確保施工質量，降低施工風險以及實現項目利潤的有力保障。

3、項目秘書在施工階段的重要作用

施工階段是工程建設最終的實施階段，是工程產品形成的最后一步，而且這一階段各方面工作的好壞對工程品質的影響是難以更改的，所以這一階段的管理尤為重要。在工程施工的初期，項目秘書要配合項目經理結合工程項目的實際情況，制定相關的資料管理規定，明確建設單位、施工單位及監理單位的職責與責任，避免日后在施工過程中產生混亂。項目秘書還要提高檔案意識，收集整理施工過程中所有的技術變更、會議紀要、洽談記錄等資料并進行歸檔整理。為施工過程中可能出現的索賠糾紛提供可靠的依據。此外，項目秘書還要記錄工程每日的進展狀況，與項目經理進行溝通，協助各部門完成相關的輔助工作，如填寫各類工程表、溝通各方的聯絡人、申報工程保險等。項目秘書在這一過程中發揮的效益如同機器中齒輪的作用，看似微小卻在整個過程的運轉中必不可少。

4、項目秘書其他方面的作用

項目經理是業主在整個工程項目中全權委托的代理人，對外要代表公司和業主與分包單位進行溝通和處理合同有關的所有重大事項，對內則要全面負責整個項目的管理，是項目的直接領導者。項目秘書作為聯系項目經理和其他部門的紐帶，要做好項目經理與各部門之間的溝通工作，負責內部各項會議的籌備、召開和記錄，處理一些后勤保障工作。對外則要負責聯絡和接待各單位的聯系人，負責整理各方通過電話、郵件及傳真等各個渠道來往的信息，并合理安排項目經理的日程及相關會務工作。項目秘書就如同項目經理的左膀右臂，看似平常的工作卻保障了公司內部管理系統的有機運行，為項目經理正確的決策以及項目的目標性提供了保障。

四、結束語

綜上所述，項目秘書在工作中要充分發揮自己的職能效益，為項目經理提供參謀及咨詢的資料，輔助項目經理進行相關決策，檢查及督辦工程進度等。可以說，項目秘書的工作是大量而繁瑣的，但是項目秘書由于其特殊的職能地位在整個項目的進展過程中扮演了十分關鍵的角色，這就要求項目秘書端正自己的態度，認真對待自己的工作。

[1]王超.淺述EPC模式在建設項目中的重要性.中國建材.2007（7）

[2]高偉.基于EPC模式的大型石化工程項目HSE管理實踐.項目管理.2011（8）

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