做好機關單位檔案測評工作的幾點看法

張曄

摘要：做好機關單位檔案管理工作，不僅是機關職能工作的考查憑據，而且可為領導正確決策提供科學的依據，也反映出一個單位的管理水平。本文就如何做好檔案工作提出幾點看法：領導要高度重視檔案工作；加強檔案人才隊伍建設；建立完善的檔案管理制度，注重平時基礎工作積累；及時完整歸檔；加強檔案信息化建設。

測評工作是機關檔案工作目標管理的延續和深化，是新形勢下提高機關檔案工作整體水平的重要手段。通過測評，機關文件歸檔質量提高，各門類檔案實體收集齊全完整，檔案信息資源利用服務不斷強化，檔案安全保管能力持續增強，機關檔案規范化、制度化管理有了新的變化。2015年，通過廳領導及全體檔案工作人員的共同努力，內蒙古自治區國土資源廳以自治區本級單位最高分順利通過了“自治區一級”檔案測評。親歷了這次測評工作后，我對如何做好機關單位檔案測評工作有一些自己的理解和體會，在這里與大家探討：

一、強化檔案意識，自上而下充分重視檔案工作是前提

機關檔案是機關職能工作查考的憑據，是領導決策的依據，科學規范管理檔案是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

要做好檔案工作，首先領導要重視檔案工作。只有領導重視，檔案管理工作所需的人力、物力、財力才能得到充分的保障。

其次是做好檔案工作要培養全機關工作人員的檔案意識，在文件材料的形成、收集、整理、歸檔等每個環節，都要嚴格規范化管理。前些年在檔案的收集過程中，經常遇到檔案在經辦人手中忘記歸檔，幾年后工作調整時才發現自己手中還有未歸檔文件。這是檔案制度不完善所致，給檔案管理工作帶來了不必要的麻煩，也敲響了警鐘。所以要充分認識檔案的重要性，管好用好檔案。

二、重視檔案人才，加強專業教育培訓是基礎

人才隊伍建設是檔案事業發展的基礎工作。近年來，隨著我國全民文化素質的不斷提高，檔案人員隊伍的整體文化程度也有明顯提升，但是絕大部分專兼職人員所學專業與從事的檔案工作相去甚遠。檔案人員缺乏理論基礎知識，學術能力差，不善于總結和思考，檔案工作往往只停留在滿足于日常管理和日常利用層面，無法深入，實踐經驗得不到升華，檔案管理形不成科學體系。

要做好檔案工作，順利通過檔案測評，必須采取切實有效的辦法，進一步提高檔案人才隊伍的素質。

堅持開展崗前培訓，加強繼續教育，學習檔案基本的專業知識和技能。

單位內部積極開展新知識、新技術、新標準和檔案法律法規學習。對新到崗人員及時進行培訓，培訓合格方能上崗。

聘請檔案專家到本單位對檔案人員進行進一步有針對性地培訓，現場講解、指導，提高培訓實效。

與相關處室業務人員多溝通，請他們到檔案部門進行講解，主動熟悉機關職能活動，更好地把握檔案業務知識，以便進行更深層次的檔案服務，使檔案及檔案工作的作用得到充分體現。

聘用檔案專業的大學生，聘用有實力的檔案專業人員，充實檔案隊伍的力量，實現檔案高水平高層次的管理。

培養開拓性的檔案管理人才，不能僅滿足于現狀，應實施檔案觀念、檔案管理手段、檔案管理模式的創新。

另外，不僅在檔案部門要有專職的檔案專業人員，還應在各業務部門配備相應的兼職檔案工作人員，形成以檔案部門為中心的檔案工作管理網絡，保證檔案工作的順利有序進行。

三、建立健全完善的檔案管理制度是保障

在檔案工作各環節建立規章制度，使檔案工作更加具有規范性，可以完善檔案管理手段，使檔案工作按照標準化要求進行。檔案管理工作要做到制度先行，使檔案管理規范化、標準化、統一化。

檔案管理制度要按照國家法律法規的要求，同時結合本單位實際制定，既要符合國家要求，又要滿足本單位的需要，要具有可操作性。

檔案管理制度一般包括：《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《文件材料歸檔制度》、《檔案整理規范》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統計制度》、《庫房管理制度》、《檔案人員崗位職責》等。其中制定科學適用的《檔案分類方案》很關鍵，分類方案是整個單位檔案管理的框架，使檔案管理條理清晰，便于檔案管理與利用。

四、做好平時檔案基礎工作的積累。

檔案測評工作是對單位檔案管理工作的一個全面考核，從領導、機構、人員、設施設備、文件材料歸檔與整理、檔案資料保管與保護、檔案統計、移交、鑒定、檢索工具、檔案編研、檔案宣傳、信息化建設等各方面對檔案工作進行考核。所以日常工作不能只局限在檔案的整理利用上，平時就要按照檔案測評要求做好一系列的檔案管理工作。不能到檔案測評時，才手忙腳亂，臨時突擊。要做好檔案測評工作，主要是做好以下幾方面的工作：

成立檔案工作領導小組，明確主管領導，明確檔案管理機構，確定檔案專兼職人員。

完善檔案設施設備，檔案庫房符合國家標準。

各門類檔案嚴格按照檔案分類方案及整理規范進行分類、排序、編號、裝訂、裝盒、排架。

檔案歸檔及時，分類科學，保管期限劃分準確，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規范，整齊美觀，排列、編號有序，排架科學規范。

檔案統計及時、準確，及時向本級國家綜合檔案館報送公開信息。

對到期檔案進行鑒定，銷毀無保存價值的檔案，銷毀清冊、審批手續齊全。

編制各類檔案紙質檔案目錄，編寫組織沿革、大事記、重要文件匯編等材料，且編寫規范、有連續性。

以不同形式開展檔案法律法規宣傳工作，利用檔案舉辦不同形式展覽，以檔案刊物為平臺，積極開展檔案業務研究。積極收集平時檔案利用工作中的檔案利用實例，分析其利用的社會效果和經濟效果。

五、檔案歸檔及時與完整很重要

在檔案日常管理中，檔案歸檔及時與完整很重要，要引起單位領導和全體工作人員的高度重視。

許多單位制定了檔案歸檔制度，但卻執行不力。個別工作人員對檔案重要性認識不夠，責任意識不強，認為只要把文件辦結就可以了，歸檔工作無關緊要，存在重辦理輕歸檔的思想。有的工作人員崗位變動，其經辦的文件材料沒有及時歸檔，也沒有進行崗位交接，久而久之文件材料不知去向。諸多原因造成檔案材料歸檔的不及時、不完整，直接影響到檔案的保管與查詢利用，檔案的查全率無法保證。

要強化督查力度，實現檔案的實時或定期歸檔，把檔案歸檔情況納入工作人員的工作考核中，與評先選優掛鉤，將歸檔制度落到實處。

加快辦公現代化建設，是提高檔案歸檔及時完整的關鍵。應當實現利用計算機對工作流程跟蹤管理，最好將歸檔工作作為文件辦結的最后環節。不歸檔的文件材料，系統不能辦結，實現檔案的同步歸檔。同時，通過網絡監查辦理進度，掌握應歸檔數，以達到真正實現提高檔案歸檔率、完整率。

六、加強檔案信息化

加強檔案信息化，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必由之路。力爭把檔案信息化建設納入單位信息化建設的總體規劃中，實現檔案信息化與社會信息化的同步發展。

檔案信息化建設包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數字化）、應用系統建設（檔案管理系統建設、電子文件中心建設、檔案網站建設、數字檔案館）、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統工程建設。

實現檔案信息化，使檔案管理網絡化、數字化、規范化。通過檔案網絡在線服務，實現檔案信息資源共享，提高檔案利用效率與效果。

現在機關單位辦公自動化系統已經很普及，實現了無紙化辦公，有效提高了辦公效率，同時也保證了檔案的及時完整歸檔。應用檔案管理系統，實現與辦公自動化系統的無縫對接，將辦公自動化系統形成的各種應歸檔電子文件元數據和背景信息直接歸檔到檔案系統中，并形成符合要求的檔案數據，將業務系統信息與檔案系統信息更好地結合起來，靈活運用，使檔案信息資源得到充分的利用。