提高高校公文質量的路徑淺思

李珊珊

【摘要】高校公文制發要熟練掌握國家相關法規政策，在公文制發中做到有的放矢、萬無一失，提高公文質量和工作效率。

【關鍵詞】高校 教育管理 公文 質量提高

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）06-0074-01

一、高校公文制發的基本要求

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規范格式的應用文。作為表述國家意志、執行法律法規、規范行政執法、傳遞重要信息的最主要的載體，從某種程度上來說，公文是國家法律法規的延續和補充。[1]高校公文直接服務于學校的教學、科研和管理等各項工作，高校公文制發應嚴格遵照《國家黨政機關公文處理工作條例》和《國家機關公文格式》。按照《中共中央政治局關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定》中“要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發可不發的文件、簡報一律不發。”

以北京某應用型高校為例，該學校在公文制發方面嚴格按照國家要求，精簡校級文件，圖1是近三年來的校級文件制發情況：

2015年共發校級文件397件，發文數量較同期減少15.7%，較2013年同期減少41.1%。2014年共發校級文件471件，2013年共發校級文件674份，發文數量較同期減少30.1%。

二、高校公文制發工作中存在的問題

1.文件報辦時間滯后。為便于統籌安排工作，原則上各擬稿部門應在發文前三個工作日以上，將部門草擬的文件和發文稿紙呈送給辦公室。但有些部門經常等到開會布置工作必須下發文件或者向上級報送文件的最后截止日才報辦公室要求制發，進而又因主管校領導外出或在校內開會不在導致無法簽發。文件制發時間緊迫，造成文件重復修改等一系列事倍功半的情況出現。

2.文件審核不規范。有些部門報送的文件發文稿紙填寫不規范，核稿人不是發文部門主要負責人，簽發的校領導也沒有審閱和確認簽字，有些需要其他校領導會簽的也沒有履行相關會簽手續，有的甚至連發文稿紙都沒有辦理就要進行文件制發，給辦公室負責文件制發人員造成了很大的不便，耽誤了發文時效。

3.過會文件不按流程辦理文件制發手續。因為每周學校會召開黨委常委會和校長辦公會，會上都會有部分文件在進行討論需要會后制發，有的擬稿單位認為已通過學校“兩會”，便不再辦理任何簽發手續，有的甚至連材料都不報送辦公室便認為可以直接出文制發。對于這種現象，給辦公室的工作造成很大困擾，文件制發人員首先并不參與列席會議，不知有哪些文件已過會；其次有些文件還需會后按照校領導討論意見進行修改，這給文件制發造成很大麻煩，更降低了工作效率，耽誤了文件的發放。

4.各部門呈送文件格式不規范現象依然存在。雖然辦公室在2013年印發了《關于印發<某高校文件印刷格式標準>的通知》（XX黨辦〔2013〕3號），并在之前也出臺過《某高校校級規范性文件管理暫行辦法》（XX黨〔2008〕26號），對公文制發提出過具體發文格式要求，但仍有部分單位文件格式和內容不規范等現象出現。

5.各部門發文人員經常變更。許多部門沒有固定的辦文人員，部門內工作交接不規范。因此，造成經常有不熟悉業務的人員把不規范的文件呈送給辦公室，給辦公室文件制發人員造成很大困擾，更降低了工作效率。

三、進一步做好高校公文制發工作的對策

以上問題，折射出高校的公文制發工作還存在著諸多不當之處，也在一定程度上影射出高校內部管理方面存在的問題。我們應從做好規范規章制度、培訓相關工作人員、協調內部規范等方面入手，對癥下藥，理順公文制發過程中各個環節的關系，提高公文質量和高校內部管理水平。

1.以貫徹制度作為保障。關于黨政公文的制發、印刷程序及標準已經有了國家標準，此類工作最重要的要求是統一和規范，形成辦文人員的共同語言，不需要另起爐灶、單獨創新，故黨政公文印發的高質量是以嚴格貫徹和執行國家標準為基礎。

2.以溝通協調作為基礎。協調是公文制發工作中的重要環節，尤其在公文審核過程中，與擬稿部門進行充分溝通，對于及時解決存在的問題，保證公文正常運轉至關重要。

3.以定期培訓為常規機制，不斷提高辦文人員素質。一支高素質的工作人員隊伍是公文制發工作中的關鍵，定期培訓，提供標準模板是提高辦文質量的必要條件。

綜上，高質量公文除要求辦文人員認真細心外，還必須定期加強公文業務知識的學習培訓，熟練掌握國家相關法規政策、唯有如此，才能在公文制發中做到有的放矢、萬無一失，使高校公文制發更加科學化、規范化、上水平。

參考文獻：

[1]謝新茂，行政公文寫作與范例大全[M].紅旗出版社，2010-5-1