高職院校行政秘書職業發展探索

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）06-0027-02

1.引言

隨著《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》、《教育部關于深化職業教育教學改革全面提高人才培養質量的若干意見》等文件出臺，國家不斷推進職業教育改革，從中高職銜接、專本銜接到本碩通道，把各類型各層次職業教育模式的創新落實到培養多樣化人才的教育教學過程、課程教材創新過程、實習實訓過程、職業精神和職業技能培養過程中，構建職教“立交橋”，讓人人可成才、人人能出彩成為可能。目前各高職院校均探索體制機制改革，職業院校多采用校院二級管理模式，二級學院成為集教、研、管于一體的相對獨立的教學部門，在學校章程、規劃等的宏觀調控下享有相應權利義務，并要求其充分調動本部門教職工的積極性與創造性，建立人盡其才、物盡其用、科學高效的部門日常工作體制。

隨著管理重心下移，二級學院的重要性日益凸顯，二級學院的管理問題也越來越復雜化、多樣化、煩雜化，行政秘書如何協助院長管理好學院、服務好師生，如何確保學院正常運轉、不斷創新成為亟待解決的問題。

2.行政秘書崗位的重要性

一百個人眼中有一百個《紅樓夢》，但行政秘書，在大家眼中卻往往是一樣的，即要服務于整個二級院系領導、老師、學生，又要處理千頭萬緒的行政事務、還要隨時應對接待和辦文，更慘的是缺少培訓、缺少重視、沒有職業發展前景，是嗎？有多少人在思考，據知網檢索到的論文來看，往往大家看到的都是這些，提出的都是如何培養樂觀豁達心態、提高思想意識、提升綜合能力等，卻很少看到，行政秘書的重要性、職業性、藝術性、成長性和無限的未來，這才是限制一個學院行政秘書工作的關鍵，因為，你的思想有多遠，你才可能走多遠。

首先，我們要看到行政秘書的重要性：行政秘書是二級學院行政工作的主要實施者，既是學院領導的秘書和參謀，更是辦公室的協調員和學院工作的督查員，同時還是學院教師和學生的服務員。其工作質量和效率直接關系著學院的各項工作是否有序和能否順利開展[1]。

3.行政秘書崗位的職業性

其次，我們要看到行政秘書的職業性：職業教育人才培養中，一個核心問題是從專業對應的崗位（群）的專業性要求、需求等出發進行調研，對崗位（群）進行分析，依其崗位任務及過程綜合典型工作任務集合和職業規律；而職業院校行政秘書的職業性則突出體現在行政和教育兩個方面，要求其掌握行政事務處理能力，并對高等職業教育規律有一定的認識。

（1）行政事務處理能力

行政事務處理能力主要包括幾個方面，例如，政治素養：要有堅定的政治立場，堅持共產黨的領導，及時掌握國家動向和高校前沿思想，學習和研究有關領導的講話及文章，要有高度的責任感、奉獻精神等；文化知識技能：要與時俱進，學習行政管理、教育心理學、檔案學等方面的知識，還要根據學院實際情況，選讀部門學院開設專業相關的專業知識，不斷開拓視野，提高素質；溝通協調能力：要能夠處理好上下級、校內外及部門間等各方關系，以利于學院各項工作的開展；自我調節能力：一個人的強大往往是由內在出發，是心靈力量的強大，對于行政秘書來說，日常工作的繁雜，需要有沉著、冷靜、耐心、寬容、豁達等等，因此需要恰當的靈修方式，讓你能夠控制自己的情感，能冷靜、理性地分析問題，正確處理工作中的各種矛盾。

（2）高等職業教育規律掌握

高職教育兼具高等教育和職業教育雙重屬性，是高等教育的一個類型和職業教育的較高層次[2]。“高職教育”不是“高等教育”中的一個層次，而是“高等教育”發展中的一個類型，具有不可替代的作用。其是面向具有高中階段文化知識和技能的學歷教育，是技術密集型產業的技能教育和擇業教育，是提高人民生活質量的終身教育。作為教學管理人員，應理解高職教育內涵和人才培養模式內涵，掌握人才培養改革的關鍵，把握“職業能力”培養目標、“行動導向”教學法、“學習領域”課程模式等職業教育理念，為學院更好的發展提供助力。

4.行政秘書工作的藝術性

第三，我們要看到行政秘書的藝術性：在每個人的眼中，行政秘書的工作，都是底層的，尤其是在學院資源日益向教學進一步傾斜、以教學為中心、以學生為中心不斷加強的現在，如何才能更好的做好一名行政秘書，讓工作如魚得水，讓思想積極向上，讓心情每天陽光，需要一些方法，一些工作能力以外的方法。

（1）時間管理

時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用，從而實現個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業管理教育均將時間管理能力作為一項對企業管理者的基本要求涵括在內[3]。

行政秘書要能夠安排他們自己和其他人迅速適應工作量上的任何重大變革，并重新確定工作的優先次序。以便使各項工作按其重要程度、緊急程度、時間線等合理、快速、及時完工。

（2）語言藝術

在工作中，最多的是溝通協調過程，而語言的藝術則真正外顯了你的才能。語言是心理活動的反映，你的情緒和情感體驗往往借助語言、表情、動作等展現。在此過程中，語言藝術至關重要。“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒。”總結八個字“真誠、換位、得體、委婉”。高校師生均為知識分子，往往比較敏感，你是否真誠往往發于言表，因此，你的言語真誠、保持禮貌、避免客套、不打官腔，會讓你成為師生的朋友；宇宙中存在著“吸引力法則”，當你關愛世人，世人也會關愛你，當你處理老師、學生等各種問題時，你要學會 換位思考的方式，站在對方的立場上體驗、思考問題、解決問題，并以此為溝通基礎；言語得體則要求你既不要把重大的事說得很隨便，也不要把瑣碎的小事說得冠冕堂皇，對于平凡的普通名詞，不應加過多漂亮的修飾語等；言語委婉則要視談話的對象、目的和情境不同而定，有時要直率，有時則要委婉，若直時不直，委婉時不委婉，同樣無效。

（3）學會說不

在大部分人的眼中，或許你應該為所有人做所有事，但是在你的眼中，不應該是這樣的，雖然我們應該具有服務意識，但也要在適當的時候說不。你不能因你的前任如何而照做，你應該明確你的職責，對你工作范圍內的事情主動承擔，而對非職責范圍內的事說不。拒絕是門藝術，需要自己慢慢長期的鍛煉，如果拒絕，你要掌握好語言的度，不要太過激進，也不要太過委婉，你可以坦白的告訴對方你之所以拒絕的緣由，保持簡單回應，你的拒絕要堅決而直接；如果你選擇幫助，那么請讓對方明白，你是在幫助，下次要他自己完成，因為并不是每個人都時刻保持感恩心態，雖然你不需要對方是否感恩，但你更不能讓幫助別人變成了給自己增加了一種常規事務，否則你會發現你永遠走不出一個怪圈，不斷增加工作職責，最終你只能選擇離開。

5.行政秘書職業的成長性

最后，我們要看到行政秘書的成長性：或許很多人看來，職業院校行政秘書通常常規性工作多而雜，自身發展局限大，同時，行政秘書往往缺少組織關懷、培養、培訓等。如何讓行政秘書從“忙忙碌碌無頭緒，兢兢業業無業績”的狀態走出，如何解決未來定位模糊，前途不明，倦怠情緒等。我的思路是讓藝術為人生添彩、讓行政為科研加分。通過對工作的藝術性處理，對時間管理的加強，對心靈的修煉，可以讓我們在及時完成工作的同時，利用好零碎時間，不斷提升個人素質，同時，用個人魅力和工作藝術在學院中樹立威信，成為不可或缺的一員，提升個人成就感和未來發展之路；在行政能力、效率、效力的不斷提高的過程中，不斷反思、吸取經驗教訓，研究教學管理，讓行政成為科研的助力，形成行政工作與科研工作的良性促進。二級學院教學管理的自我診斷，需要高素質的管理團隊，更需要第一線的管理經驗積累，行政秘書在協調、統籌各方工作的同時，做好輔導員隊伍、教學隊伍、學生團體等各類組織的材料收集工作，為科研工作提供素材，一舉兩得。

6.總結

總之，作為行政秘書中一員，除了期待、呼吁學院統一管理、納入管理隊伍建設規劃、提供良好的職業培訓外，更重要的是個人對工作崗位的看法和個人的職業生涯規劃，只有充分認識到崗位的重要性，發現其精彩之處，研究其成長之路，拓寬其發展空間，才會有機會。只有不斷創新，做出成績，才會有發展，這也正是職業的魅力。

參考文獻：

[1]楊春艷，《淺析高校院（系）行政秘書的角色定位及素質要求》，《教育教學論壇》，2012年35期，P26—P27

[2]陳偉，《關于高職教育文化功能的思考》，《領導科學論壇》，2013年12期，P12—P13

[3]職連發.《培養中層管理者的時間管理能力》，《內蒙古科技與經濟》，2014年17期，P19—P20

作者簡介：

曾麗瓊（1984.06-），女，廣東人，碩士研究生，從事高教研究。