科學事業單位固定資產管理信息系統構建的思路探討

文/慈麗

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科學事業單位固定資產管理信息系統構建的思路探討

文/慈麗

摘要：隨著財政科學技術投入的不斷增加，科學事業單位固定資產體量不斷擴大，固定資產管理工作要求越來越高，工作內容越來越繁瑣，于是固定資產管理信息化越發受到重視。一套科學合理、貼近實際需求的固定資產管理信息系統可以大大提高固定資產管理水平，提高固定資產使用效率。本文在結合科學事業單位固定資產管理工作的內容及特點的基礎上，提出了構建固定資產管理信息系統時應貼合實際情況進行系統升級或建立賬套時應科學設置的關鍵點，以使固定資產管理信息系統更具有實用性。

關鍵詞：科學事業單位；固定資產管理；信息系統構建

2006年，《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006—2020）》、《中共中央、國務院關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》先后出臺，2012年全國科技創新大會隆重召開，對深化科技體制改革作出了全面部署。同時，國家持續大幅增加科技投入，國家財政科學技術投入由2007年的2135.70億元，持續上升至2014年的5314.45億元，基本保持持續增長態勢，年均增長率13.91% （如圖 1）。

圖1 國家財政科學技術投入（2007-2014）

資料來源：國家統計局

從以上數據可以看出，科學技術的發展近些年得到高度重視，財政投入不斷加大。這必然導致科學事業單位固定資產總額快速上升。

一、科學事業單位高效使用固定資產管理信息系統的重要意義

（一）科學事業單位固定資產的定義

事業單位，指“國家為了社會公益為目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織”［1］。科學事業單位固定資產是指科學事業單位持有的使用期限超過1 年（不含1 年），單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物資形態的資產。單位價值雖未達到規定標準，但使用期限超過1年（不含1年）的大批同類物資，也作為固定資產核算和管理。

（二）科學事業單位固定資產管理現存問題

學事業單位固定資產體量迅速增大，管理水平直接影響固定資產使用效益。目前固定資產管理工作中存在的問題如下：

第一、賬實不符、賬賬不符；

第二、資產相關信息不健全；

第三、資產信息公開透明性差；

第四、需求信息收集速度慢；

綜合以上現存問題，最佳的解決方案是量身構建最符合科學事業單位固定資產特點及固定資產管理工作內容的資產管理信息系統。

二、科學事業單位固定資產管理信息系統的構建思路

科學事業單位的固定資產管理工作內容繁多，需要量身構建以動態管理、靜態管理、公開透明為原則的三位一體的固定資產管理信息系統予以配合（圖2）。即在通用的固定資產管理軟件基礎上進行軟件升級，并在建立賬套過程中體現出科學事業單位工作特點，以便于該資產管理信息系統更加貼合科學事業單位資產管理的工作內容。

圖2 固定資產管理信息系統構建原則

（一）固定資產管理信息系統應能實現完善的靜態管理［2］

所謂靜態管理，是指固定資產在一定的時間范圍內相對保持穩定的形態反映。從系統實現上看，主要包括：資產編號，資產類別，資產價值，采購方式，資金來源等內容。靜態管理原則主要是記載資產實物屬性以外的屬性，以實現與財務部門進行賬務核對，為審計部門提供審計材料，向上級單位申報決算報表等。在系統建賬時須注意如下特殊情況：

1.資產類別的設置。在資產管理工作中，對資產分類的角度較多，最主要的是《科學事業單位會計制度》從財務核算角度將科學事業單位固定資產分為房屋及構筑物；專用設備；通用設備；文物及陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物六個門類［3］。與之相對應的還有中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會聯合發布的《中華人民共和國國家標準固定資產分類與代碼》［4］，將固定資產進行了詳細分類與代碼規定，并與六個門類進行了對應。同時，有些科學事業單位還在以上標準的基礎上制定了便于自行管理的部門固定資產管理分類標準。此外，還存在《科學事業單位會計制度》中固定資產分類六類的同時，同屬財政部出臺的《中央級事業單位國有資產處置管理暫行辦法》［5］中將固定資產分為十類的文件仍在繼續使用的情況。因此，在固定資產管理信息系統建立賬套時，就應實現能對固定資產進行多角度分類的設置，并建立好勾稽關系，以便不同工作內容可從不同角度快速提取資產信息（圖3）。

圖3 資產類別與邏輯關系設置

2.購置方式。購置是科學事業單位固定資產增加的主要方式，購置方式也有其相應規定。很多情況下科學事業單位的采購工作需要執行《中華人民共和國政府采購實施條例》、《中華人民共和國招投標法》及其實施條例。而在規定情況下是否執行了相關規定，又成為審計工作審查的重點，因此，在固定資產信息系統建立賬套過程中，就需要將可能出現的采購方式選項提前設定全面，主要包括批量集中采購、協議供貨、公開招標、競爭性談判、單一來源采購等［6］。

3.資金來源。科學事業單位購置固定資產的資金來源一般被劃分為財政撥款、事業收入、其他資金；然而實際工作中存在著一家單位多個上級單位的情況，例如科學事業單位附屬的幼兒園，作為科學事業單位的后勤部門，既受科學事業單位管理，又要接受幼兒園所屬地理區域的地方教委管理。其財政撥款也是來自兩方，對固定資產的管理要求也有所不同，比如教委撥款采購的低值易耗品須按照固定資產管理，登記固定資產賬；固定資產報廢由地方教委統一報廢，禁止使用單位自行報廢等。因此，在固定資產管理信息系統建立賬套時，就應結合實際情況做出設置，通用的設置往往無法滿足管理需求。

（二）固定資產管理信息系統應能實現靈活的動態管理［2］

所謂動態管理，是體現固定資產從購入到報廢的全部使用過程，包括購置、建造、領用、折舊、出租出借、調撥、捐贈、閑置、報廢等。動態管理原則主要是對實物進行管理，通常需要與使用部門進行對接，實現對固定資產使用狀況的實時監控。

1.計提折舊。2013年財政部規定科學事業單位固定資產開始計提折舊［3］。這與以往對于固定資產進行簡單登記的情況有所不同，這一改變需要對固定資產管理系統重新建賬。在建賬過程中須明確固定資產以開始使用日期為起點，使用平均年限法進行折舊。

2.使用部門。落實使用部門是管理固定資產的重要內容之一。無論是正常領用、出租出借、還是調撥，都應由使用部門承擔固定資產的實物管理責任，并且該管理責任應與使用部門績效掛鉤，以保證對固定資產管理工作的足夠重視。同時，固定資產管理信息系統應能在實物資產轉移時，做賬進行部門變更，同時保留歷史變更記錄。各使用部門也應能隨時從該管理系統中看到自己部門的資產狀況，如有疑義可以隨時提出，如有閑置資產可申請調撥至其他使用部門，以提高資產使用效率。

（三）公開透明

所謂公開透明是指利用網絡平臺，使管理部門、使用部門、審計部門都能登陸固定資產管理信息系統查看資產狀況，便于使用部門隨時掌握所屬資產范圍及相關信息，內審部門隨時檢查資產管理工作，分管領導隨時全面了解資產狀況。但這并不意味著無限制的放開，為了保證工作秩序、更好的落實崗位責任，強化內部控制，必須對登陸人員權限進行限制。例如使用部門和審計部門應只有查看的權限，如需修改相關信息必須經過資產管理部門等。

三、補充與建議

隨著財政科學技術投入的不斷增加，科學事業單位固定資產體量不斷擴大，固定資產管理工作要求越來越高，工作內容越來越繁瑣，于是固定資產管理信息化越發受到重視。一套科學合理、貼近實際需求的資產管理信息系統可以大大提高管理工作效率，提高固定資產的使用效率。然而，只有最熟悉資產管理工作內容的管理人員，才能充分利用通用化的資產管理軟件建立起最符合實際情況、最大程度滿足工作需要的固定資產管理信息系統。同時，高效適用的固定資產管理信息系統只是一種管理手段和管理工具，最終要充分發揮該系統的最佳功能，達到高水準的工作要求，仍離不開管理人員的高度重視。

參考文獻：

［1］國務院關于修改〈事業單位登記管理暫行條例〉的決定.（中華人民共和國國務院令第411號）.

［2］王繼征.高校固定資產管理系統設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2012：5.

［3］財政部關于印發.科學事業單位會計制度.的通知（財會［2013］29號）.

［4］中華人民共和國國家標準固定資產分類與代碼.（GB/T 14885-2010）.

［5］中央級事業單位國有資產處置管理暫行辦法.（財教［2008］495號）.

［6］中華人民共和國政府采購實施條例.（國務院令第658號）.

作者單位：（中國科學院行政管理局）