試論公路建設項目文件管理元數據方案的構建*

上官小蘭（福建師范大學檔案館，福建福州，350117）

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試論公路建設項目文件管理元數據方案的構建*

上官小蘭
（福建師范大學檔案館，福建福州，350117）

［摘要］公路建設項目文件管理元數據方案的構建應遵循PDCA循環的科學程序，做到事前計劃、事中控制，事后檢查。計劃階段要充分調研、深入分析，從現有標準規范選擇方法，從現狀中準確把握需求與要求；執行階段要植根于現行標準和現實需要來確定元數據實體、元素和關系等；運用專家審查、項目檢驗和系統試運行等方式對方案進行檢查，并在此基礎上不斷改進。制定元數據方案不能一蹴而就，而要參照PDCA循序漸進優化發展。

［關鍵詞］元數據方案公路建設項目文件管理電子文件

在文中，件元電數子據化策管略理是的必大不潮可流少的。在信息化的大背景下，為了有效地管理公路建設項目在建設過程中形成的海量電子文件，以輔助項目治理，我們應選擇元數據作為文件過程管理的關鍵控制工具，將元數據納入檔案系統和業務系統規劃之中。文件管理元數據有很多種選擇，不同行業背景、不同機構環境，以及不同軟件不同需求，都決定了元數據方案的差異，因此，筆者側重探討公路建設項目元數據方案的構建思路和方法。

1　基于PDCA的構建思路

PDCA管理循環是能使任何一項活動有效進行的一種合乎邏輯的工作過程方法，本文基于PDCA提出了構建元數據方案的計劃、執行、檢查和改進的思路，使其更加條理化、系統化和科學化，如圖1。

基于PDCA構建元數據方案的思路內容有：（1）輸入，即為什么構建元數據方案。主要是公路建設行業的文件管理、項目建設與業務管理、元數據建設的現狀，以及相關元數據標準的現狀等，是成功構建元數據方案的基礎。（2）計劃（Plan），即元數據方案應該是什么。制定元數據方案需以計劃和需求為導向，要從現有標準規范選擇方法，并結合文件管理、業務數據化管理的需求，做好需求分析，因此，標準規范的調研和需求分析工作是關鍵。（3）執行（Do），即元數據方案如何制定。主要是確定元數據元素和元素之間的關系，及相關語義、語法規則。（4）檢查（Check）、糾正（Action），對計劃落地情況進行檢查，發現問題，提出解決方法，進行改進。一般的檢查方法有專家檢查、系統試運行、項目試運行。（5）輸出，即確定什么成果。成果一般包括元數據字典、元數據的URL圖、元數據使用規則、受控詞庫等。PDCA不是一次循環，而是循序漸進，不斷調整優化的過程。

圖1元數據方案構建思路

2　相關標準規范

筆者主要以國際標準、國家標準和檔案行業標準等作為調研對象，調研元數據方案的相關標準規范，從中提取構建方案的方法。

（1）元數據的作用得到肯定。元數據策略被要求納入文件管理規劃之中，納入機構人員的管理職責之中，納入文件系統的規劃設計之中。《ISO15489信息與文件-文件管理》大部分章節條款都跟元數據相關，從文件管理的規劃原則、一般要求、管理過程、系統的設計，到文件管理的操作步驟都對元數據提出要求；《ISO16175信息和文獻-電子辦公環境中文件管理原則和功能要求》在規范業務系統和電子文件管理系統功能要求與需求中，大篇幅地提出了元數據的要求；《ISO14721空間數據和信息傳輸系統-開放式檔案信息系統（OAIS）參考模型》展示了元數據在支持文件長期保存上不可替代的重要作用。

（2）元數據的通用標準日趨成熟。截止到現在，國際上對于文件管理元數據的探索焦點從原則、概念逐步走向實施應用［1］。其中，通用的國際標準ISO23081《信息與文獻-文件管理過程-文件元數據》的三部分分別于2006、2007、2011年頒布，為各國制定元數據方案提供了系統的方法。我國將ISO23081-1：2006直接采標為國家標準《信息與文獻文件管理過程文件元數據第1部分：原則》（GB/T 26163.1-2010）。

（3）我國現行元數據方案基本上是以通用標準為基礎，結合業務需求制定的。我國制定的行業標準有《照片類電子檔案元數據標準方案》（DA/T 54-2014）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）、《核電電子文件元數據》（EJT 1224-2008），它們都遵循了這一思路。

圖2元數據方案的功能與要求分析

目前，國內外還沒有公路建設項目文件管理的元數據標準，也沒有具體的實踐案例，需要依照國內慣例，選擇ISO23081等通用標準的方法論，參考其他元數據方案，結合業務需要，構建本領域的元數據方案。

3　需求分析

元數據方案的需求分析從以下四個方面入手。

（1）從行業背景入手，確定元數據方案的適用范圍。即明確形成文件的行業、業務過程、職能活動等。本方案適用的行業是公路建設項目行業；適用的項目覆蓋了從立項審批、勘察設計、招投標、施工準備、項目施工到竣工驗收的全過程，用于支持文件管理和輔助項目治理。

（2）目標導向，準確界定元數據方案的功能和要求，如圖2。

①支撐文件管理。保障文件的真實性、可靠性、完整性、可用性、安全性，解決電子辦公環境下文件管理的首要難題，才能談得上文件管理，才有能力滿足業務、問責和社會等要求；支持文件的過程管理、信息化管理、描述與發現，以及長期保存。元數據策略是文件管理、文件信息描述與發現、長期保存策略的重要組成部分。

②輔助項目治理。保障業務數據的真實性和證據性，支持業務與文件之間的持續鏈接。公路建設項目文件是由業務驅動直接生成的原始記錄，又可以作為信息資產反作用于業務，支持還原業務、信息決策、質量問責等。文件數據具有方便流轉、傳遞、交流等優勢，但也存在容易被修改、刪除、惡意盜取等隱患，需要元數據來實現工程建設和項目管理的“一數一源”，并對業務全過程進行追蹤，輔助項目治理。

③保障業務和系統的可持續性。元數據幫助系統進行權限管理、風險管理、隱私管理等，支持項目業務間的互操作，支持系統間的互操作，如業務系統與文件管理系統、項目管理系統與預算決算系統、風險管理系統等系統間的互操作等。

（3）準確捕獲軟件環境，保障方案的可行性。即要配合現行系統或設定系統的定位和功能，制定切實可行的元數據方案，在方案呈現、編碼語言、數據引用等方面科學設置。

（4）厘清元數據策略的其它要求。例如，參與制定元數據方案的人員應涵蓋項目管理人員、工程建設人員、軟件開發人員、文件管理責任者等；弄清與現有的元數據方案的兼容、復用關系，與系統中各種數據庫的引用、調用關系；元數據方案要有可拓展性，確保方案的升級變更與系統同步；元數據方案的可遷移等。

4構建過程與步驟

本領域元數據方案的構建，從通用元數據標準中（以ISO23081為主）選取方法論，參考其他標準規范，結合需求與背景實際，確定元數據實體、元數據元素及相互關系、元數據元素的描述，最后制定元數據字典。

4.1確定元數據實體

參照ISO23081并結合業務需要，可確定本方案的元數據實體包括五大類，如表1。

對比ISO23081可知：①兩者都包括了文件實體、責任者實體和業務過程實體。因為它們是幫助確保文件真實性、完整性和有效性，實施檔案化管理必須充分關注的要素。②不將文件管理實體、業務規章制度實體單列。因此可以將文件管理實體合并到業務過程實體中。而相關的規章制度、政策法規相對穩定，需要單列。③新增關系元數據實體。鑒于公路建設項目和公路建設項目文件的結構性、專業性，業務錯綜復雜，涉及人員廣等事實，當需要將關系作為一個獨立的實體實施時，該元素的作用只是指向特定關系的實體描述［2］。④新增長期保存元數據實體，主要從文件的保存和利用因素考慮。

表1元數據實體對比一覽表

4.2界定元數據元素

確定公路建設項目元數據元素主要有兩大途徑，直接選取和擴展新建，如圖3。

（1）從通用標準和檔案行業標準選取確定元素，這是元數據確定的起點，所選元素是任何行業、領域、系統的文件管理元數據所必須包含的元素。

ISO23081—2給出了通用元數據元素：標識元數據、描述元數據、使用元數據、事件計劃元數據、事件歷史元數據、關系元數據，構成了元數據的基本框架。為元數據方案提供了模塊化設計思路，適用任何實體。按模塊化設計元數據，可得的元素簡表示例如表2。《信息與文獻都柏林核心元數據元素集》（GB/ T25100-2010）給出了資源描述的15個核心元數據，檔案行業的資源描述也都要采用；《基于XML的電子文件封裝規范》（DAT 48-2009）可提供長期保存的元數據元素；根據DAT 46-2009、DA/T 54-2014等參考標準選出共性的元素。

表2元素簡表示例

圖3元數據元素的確定

（2）基于業務現實和其他相關元數據擴展新建元數據元素。如果現行可參考的元數據仍不能滿足現實需要，可進行擴展新建（包括實體、元數據子集、限定元素等）。元數據擴展分為縱向擴展與橫向擴展兩種。縱向擴展：對現有的元素語義進行細化或者限定，例如，在表2元數據簡表的基礎上，可擴展限定元素、元數據子集等。橫向擴展：增加新的元素，即在現有的元素或修飾詞不能描述數字對象某個特征的時候，定義新的元素。能夠以元數據形式在指定系統中明確捕獲的背景信息實際上是有限的［3］，因此元數據元素也不是擴展得越多越好。新建的元數據不應與可參考的元數據實體、子集、元素、代碼表的名稱、定義相沖突。

公路建設項目文件管理的元數據需要在現行元數據基礎上擴建和新建。需要運用基于文件的工作過程分析方法，深入業務過程的文件形成規律，有效把握文件管理對元數據的需求，要確定不同種類文件、文件不同層次、文件管理不同過程的元數據需求。新建的元數據可來源于機構文件處理方案、信息系統的業務分類體系、機構人員數據庫、編碼方案以及辦公自動化系統等。

4.3厘清元數據的關系

（1）元數據的關系可概括為多實體類關系與扁平化實體類關系，用標準建模語言URL梳理它們之間的關系。元數據的關系具體包括兩個以上實體間關系，兩個以上元數據的關系，單位元數據與子元數據、限定元素之間的關系，單個實體各聚合層次間的關系；

（2）實體類聚合方案是厘清元數據關系的關鍵。文件實體、責任者、業務文件實體層次覆蓋要全面，劃分要準確。每一個實體的聚合層次沒必要唯一對應［4］，即文件實體的第一層次，不一定只對應業務過程實體的第一層次，根據業務實體，可以對應業務過程實體的其它層次。區分層級的意義在于精確地定義各層次的元數據。同一實體不同層級的元數據，既有相同的部分，也有不同的部分。而對于每個層級都有的元數據，下位層次則可以通過鏈接繼承上位層級實體的元數據，而不一定要全部重復描述，這可以在一定程度上精簡元數據方案及其實施成本。

4.4描述元數據元素

元數據元素的描述，即元素的著錄。只有對每個元數據元素進行準確描述，元數據方案才能投入運用。本方案參照國際標準ISO11179-3：2003《信息技術--元數據元素的規范與標準化》以及國際上元數據開發應用的最佳實踐，對元數據進行著錄。著錄的項目有：定義、標識、類型、用途、必備性、可重復性、取值范圍、適用性、默認值、使用條件、數據來源、注釋、著錄細則、限定元數據。

構建公路建設項目文件管理元數據方案的總體思路可參照PDCA管理循環，即要先制定計劃再實施、檢查，不斷優化改進。實踐過程要遵循幾大原則：規劃設計階段要立足當下，滿足文件管理的現實需求，更應放眼文件管理和標準化的潛在需求和發展趨勢；充分調研，尋求通用法，有效利用現有成果，在節省人力的同時保障方案的科學、標準、易擴展；需求分析要實事求是，不能選取太多的元數據元素，不便實際應用，也不能過于簡單，不能滿足需求；最后，科學地開展元數據方案的構建要實現過程可追溯、全員參與、技術可實現。

參考文獻

［1］劉越男，梁凱.電子文件管理系統實施過程中的元數據方案的設計［J］.檔案學研究，2012（2）：59.

［2］［3］［4］ISO23081-2.信息與文獻文件管理流程文件元數據:概念與實施［S］.

［5］GBT 26163.1-2010 ISO23081.信息與文獻文件管理流程文件元數據第1部分：原則［S］.

［6］張正強.電子文件管理元數據描述方式研究［J］.中國圖書館學報，2010，03:108-119.

［7］張正強.論電子文件管理元數據頂層框架設計的標準化［J］.中國圖書館學報，2009（02）80-88.

［8］ISO15489.信息與文獻文件管理［S］.

［9］ISO16175.電子辦公環境中文件管理原則與功能要求［S］.

［10］ISO14721.空間數據和信息傳輸系統開放式檔案信息系統參考模型［S］.

Approach to Build Metadata Schema of Highway Construction Project Records Management

Shangguan Xiaolan （Fujian Normal University Archives，Fuzhou，Fujian，350117）

Abstract：Based on PDCA management cycling method which plan and control in advance，check after the event，it devotes to build metadata schema for highway construction project records management.On the strength in- depth study and analysis of current situation，it helps to develop science skills and processes from standards，do demand analysis during the plan phase.In the stage of implementation，it should determine the entity，element，element of metadata，and so on.Then，it should take action，such as specialist examinations，inspection by attributes，the test run of the system，to improve metadata schema.It needs to develop metadata schema continuously just as PDCA，instead of accomplishing in an action.

Keywords：Metadata Schema；Highway Construction Projects；Record Management；Electronic Records

［分類號］G275

*本文系“公路建設項目文件材料過程管理及歸檔標準規范與信息化研究”（項目代號：201222）的階段性成果。

［作者簡介］

上官小蘭，女，福建師范大學檔案館助理館員，主要研究方向為電子文件管理。