計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化的具體影響探究

趙志鵬

摘 要 辦公自動(dòng)化是近些年來(lái)各單位辦公的主要趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化需要以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為主要的技術(shù)支撐。所以計(jì)算機(jī)技術(shù)在單位辦公中發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。文章以計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用為著力點(diǎn)，介紹了我國(guó)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀，同時(shí)也進(jìn)一步分析了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化過(guò)程中存在的相關(guān)問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出相應(yīng)的可行性措施。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；影響

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）163-0076-02

隨著科技水平的不斷提高與信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，辦公自動(dòng)化逐漸成為可能。所謂辦公自動(dòng)化，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的使用，更是辦公自動(dòng)化的一種形式，目前在許多行政單位，與事業(yè)單位都采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以更高效的進(jìn)行自動(dòng)化辦公。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀

在我國(guó)目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用于行政單位，事業(yè)單位以及相關(guān)的企業(yè)單位，使得辦公自動(dòng)化成為一種便利成都高，高效率的辦公模式。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的運(yùn)用的發(fā)展現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面。首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的運(yùn)用更趨向于智能化的發(fā)展，采用較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使單位在辦公過(guò)程中能夠?qū)崟r(shí)有效的掌握辦公的進(jìn)程，比人工監(jiān)督管理更具智能性。其次，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，推動(dòng)了我國(guó)辦公自動(dòng)化的時(shí)效性，目前，我國(guó)各單位一般都會(huì)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)以及所要辦公的范圍標(biāo)準(zhǔn)采用不同的計(jì)算機(jī)操作程序，這些操作程序一般都比較固定，所以辦公人員只要將所需要的數(shù)據(jù)直接輸入，便可以很快得到想要的結(jié)果。這樣的模式很大的提高了我國(guó)辦公自動(dòng)化的效率，增強(qiáng)了辦公自動(dòng)化的時(shí)效性。最后，我國(guó)已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為辦公自動(dòng)化的首要技術(shù)，足以說(shuō)明計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的發(fā)展地位。這些發(fā)展現(xiàn)狀凸顯了我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，但是，這并不意味著計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展的很完善，這其中在運(yùn)用和發(fā)展過(guò)程中還存在相關(guān)的問(wèn)題，這些問(wèn)題也就嚴(yán)重影響了辦公自動(dòng)化化的發(fā)展。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的重要作用

2.1 擴(kuò)大辦公范圍，優(yōu)化辦公環(huán)境

辦公自動(dòng)化的形式主要表現(xiàn)在辦公范圍的擴(kuò)大化。所謂辦公范圍的擴(kuò)大化并不是指空間范圍的擴(kuò)大化，而是指所要辦公的領(lǐng)域的不斷深化，這一點(diǎn)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以很好的實(shí)現(xiàn)。各辦公部門之間通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件傳送，或一些相關(guān)立項(xiàng)的研究，減去了人工作業(yè)的時(shí)間與地點(diǎn)。同時(shí)，不同單位、不同合作團(tuán)體之間也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)立項(xiàng)進(jìn)行很好的洽談，進(jìn)行本單位產(chǎn)品內(nèi)容的介紹，以形成品牌效應(yīng)，促進(jìn)商品的營(yíng)銷。所以，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于辦公領(lǐng)域，在很大程度上減輕了空間和時(shí)間的障礙，擴(kuò)大了辦公范圍，優(yōu)化了內(nèi)部與外部辦公的環(huán)境。

2.2 提高辦公自動(dòng)化的運(yùn)行效率

提高辦公自動(dòng)化的運(yùn)行效率，主要體現(xiàn)在，利用計(jì)算機(jī)特有的辦公操作技術(shù)進(jìn)行操作，可以在很短的一段間內(nèi)實(shí)現(xiàn)結(jié)果的出現(xiàn)，減輕了人工辦公時(shí)的繁重的任務(wù)量，同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操作，是一種科學(xué)的技術(shù)手段，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作過(guò)程中，所獲得的數(shù)據(jù)結(jié)果相比于人工操作準(zhǔn)確度更高，參考的數(shù)據(jù)更有價(jià)值，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也就決定了辦公過(guò)程中的運(yùn)行效率的高低，因此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高了辦公自動(dòng)化的運(yùn)行效率。

2.3 提供了大量的可利用的信息

信息化的時(shí)代，掌握大量的信息也是一種財(cái)富，企業(yè)在辦公過(guò)程中可以根據(jù)自身的需求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)獲取大量的信息，信息的收集，為單位辦公提供了更好的信息參考數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以根據(jù)外部的信息，對(duì)單位內(nèi)部的方案進(jìn)行調(diào)整，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)以及制度的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)最大化效益。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息是溝通單位內(nèi)外部的一個(gè)很好的途徑，計(jì)算機(jī)技術(shù)為單位提供了獲取信息的平臺(tái)，因此可以說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，為辦公自動(dòng)化提供了大量的可靠信息。

很好的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的操作，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到極致，但是在現(xiàn)實(shí)的運(yùn)用過(guò)程中，不能合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，或者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握不夠熟練，也就在很大程度上降低了計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用率，這些問(wèn)題在某些行政單位、事業(yè)單位以及企業(yè)單位普遍存在，因此，必須很好的解決這些問(wèn)題。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的利用過(guò)程中存在的問(wèn)題及相關(guān)的可行性建議

3.1 相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)的安全度有待提高

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化辦公，是一種較為便利的條件，但是，存在與之相應(yīng)的問(wèn)題就是，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)辦公過(guò)程中，相關(guān)的系統(tǒng)保密性不全，一些重要的文件沒(méi)有一個(gè)合理的安全保密程序，這也就使得在辦公過(guò)程中，由于安全性不高的操作，使得單位內(nèi)部的重要數(shù)據(jù)、重要信息被泄露，這樣一來(lái)就會(huì)給相關(guān)的單位造成很大的損失，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化過(guò)程中，沒(méi)有一個(gè)良好的保密系統(tǒng)作為支撐，是很難確保計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公過(guò)程中的安全性與可靠性。

針對(duì)這一問(wèn)題的出現(xiàn)，必須采取相關(guān)的技術(shù)手段對(duì)此進(jìn)行系統(tǒng)的安全的保障，首先，相關(guān)的單位在辦公自動(dòng)化過(guò)程中需要根據(jù)自己公司的需要設(shè)置更好的智能保密系統(tǒng)，并將文件的保密工作集中在更少的人管理，避免多人利用計(jì)算機(jī)技術(shù)操作過(guò)程中使信息泄露，同時(shí)，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)的研發(fā)與運(yùn)用，將保密技術(shù)發(fā)揮到更好的作用，最后，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的定期排查力度，對(duì)計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)進(jìn)行定期的維修排查，以便在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)信息泄露源，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)補(bǔ)救措施。

3.2 相關(guān)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能力欠缺

這一問(wèn)題突出的表現(xiàn)在相關(guān)的行政單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公。相關(guān)行政單位的辦公人員一般任職時(shí)間較長(zhǎng)，年齡較大，所以對(duì)一些新興起的計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握的不夠全面，以至于在實(shí)際的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公過(guò)程中的效率低下，甚至也有可能會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的操作，這樣也就嚴(yán)重影響了我國(guó)的辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

所以，為了更好的解決這類問(wèn)題，相關(guān)的單位必須進(jìn)行定期的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的培訓(xùn)，對(duì)一些計(jì)算機(jī)技術(shù)操作進(jìn)行合理的規(guī)范，讓辦公人員的操作能力提升，同時(shí)相關(guān)的操作人員也要從實(shí)際的辦公中掌握相關(guān)的技術(shù)操作要點(diǎn)，嚴(yán)格的規(guī)范自身的行為，提高自身的辦公？水平。

4 結(jié)論

在辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種重要的辦公發(fā)展趨勢(shì)的今天，必須要重視計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的重要作用性，認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)操作過(guò)程中存在的不足，并及時(shí)加以改正，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)很好的發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，提高辦公自動(dòng)化的效率水平。

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