淺析檔案管理工作的重要性

湯曉明

（吉林省洮南市勞動保障事務所吉林白城137000）

淺析檔案管理工作的重要性

湯曉明

（吉林省洮南市勞動保障事務所吉林白城137000）

檔案是原始記錄，是個人、社會自然情況的真實反映；檔案是單位工作查考的依據，是全社會信息的基石，它對整個國家各行各業的發展有著不可替代的作用；由于現實檔案管理方面出問題的不在少數，因此，新時期的檔案管理工作的重要性必須提到議事日程，提醒決策層乃至全社會的高度重視，充分認識此項工作的現實和長遠意義。

檔案管理；重要性

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料，做好檔案管理工作，應建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任。

1 做好檔案管理工作的重要意義

科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同單位經營管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業版圖和未來發展，對于實現該單位經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

2 檔案管理工作的重要性

2.1 檔案是工作查考的依據

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。①它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。②它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯，作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業重要文件存檔、手稿、印信等。

2.2 檔案是宣傳教育的生動素材

近年來，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業的宏觀管理得到全面加強；各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用，由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。同時，檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，任何地區或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

3 加強檔案管理的現代化建設，保證現有資源的綜合利用

隨著社會經濟的不斷發展，檔案的數量越來越多，數量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來了一定的困難。我們要利用現代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質量方法，這樣才能有效解決社會經濟新形式下存在的問題：①加強檔案管理人員的管理意識。檔案管理要求的專業性很強，它要求檔案管理人員在具備高度工作責任感的同時還要具備良好的職業道德以及辦事細心的工作態度。檔案管理人員要以樂于奉獻的工作精神，利用扎實的理論知識、科技知識管理好每一份檔案。因此，做為一名優秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專業知識，不斷優化自身的知識結構、開拓視野，努力提高自身綜合素質，這樣才能做好檔案管理工作；②利用現代化科學技術，將檔案整理歸檔。醫保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動強度大，重復勞動多。我們可以有效利用計算機等現代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強度。當人工立卷的時候，立卷人需要根據自己的理解情況將文件分類，盡管有統一標準規定，但是由于每個人的工作能力不同，導致同一個文件出現不同的分類，因此產生產生分類不準的情況，影響檔案的質量，給利用工作帶來諸多不便。這時候我們可以使用計算機軟件模擬人工立卷，然后根據類別將屬于條目的內容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發揮計算機的管理優勢；③加強計算機技術輔助檔案管理方面的學習，掌握科學化的管理技能。目前，計算機技術在檔案管理中的得到了廣泛運用，檔案管理人員要熟練掌握這種現代化科技手段和先進操作管理技術。所以，檔案管理的工作人員要結合自身的崗位工作，做到工作中邊學習邊操作，有效提高業務素質，努力提升自己的信息知識和網絡文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。

綜上所述，我國的發展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富。由于檔案所記錄的內容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據，因此，基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。

[1]杜月玲.如何在新時期做好檔案管理工作[J].技術與市場，2014（10）.

[2]王麗梅.簡談新時期檔案管理工作的重要性[J].青年文學家，2011（10）.

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