淺析檔案管理工作的重要性

湯曉明

（吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所吉林白城137000）

淺析檔案管理工作的重要性

湯曉明

（吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所吉林白城137000）

檔案是原始記錄，是個(gè)人、社會(huì)自然情況的真實(shí)反映；檔案是單位工作查考的依據(jù)，是全社會(huì)信息的基石，它對(duì)整個(gè)國家各行各業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用；由于現(xiàn)實(shí)檔案管理方面出問題的不在少數(shù)，因此，新時(shí)期的檔案管理工作的重要性必須提到議事日程，提醒決策層乃至全社會(huì)的高度重視，充分認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)意義。

檔案管理；重要性

檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料，做好檔案管理工作，應(yīng)建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任。

1 做好檔案管理工作的重要意義

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 檔案管理工作的重要性

2.1 檔案是工作查考的依據(jù)

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。①它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。②它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯，作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等。

2.2 檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用，由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí)，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

3 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，保證現(xiàn)有資源的綜合利用

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，數(shù)量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來了一定的困難。我們要利用現(xiàn)代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質(zhì)量方法，這樣才能有效解決社會(huì)經(jīng)濟(jì)新形式下存在的問題：①加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)。檔案管理要求的專業(yè)性很強(qiáng)，它要求檔案管理人員在具備高度工作責(zé)任感的同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度。檔案管理人員要以樂于奉獻(xiàn)的工作精神，利用扎實(shí)的理論知識(shí)、科技知識(shí)管理好每一份檔案。因此，做為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、開拓視野，努力提高自身綜合素質(zhì)，這樣才能做好檔案管理工作；②利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，將檔案整理歸檔。醫(yī)保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。我們可以有效利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強(qiáng)度。當(dāng)人工立卷的時(shí)候，立卷人需要根據(jù)自己的理解情況將文件分類，盡管有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，但是由于每個(gè)人的工作能力不同，導(dǎo)致同一個(gè)文件出現(xiàn)不同的分類，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來諸多不便。這時(shí)候我們可以使用計(jì)算機(jī)軟件模擬人工立卷，然后根據(jù)類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)；③加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助檔案管理方面的學(xué)習(xí)，掌握科學(xué)化的管理技能。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的得到了廣泛運(yùn)用，檔案管理人員要熟練掌握這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)。所以，檔案管理的工作人員要結(jié)合自身的崗位工作，做到工作中邊學(xué)習(xí)邊操作，有效提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力提升自己的信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。

綜上所述，我國的發(fā)展變化，使檔案管理工作在新形勢(shì)和任務(wù)的條件下，不僅要學(xué)會(huì)和認(rèn)識(shí)、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財(cái)富。由于檔案所記錄的內(nèi)容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據(jù)，因此，基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋?/p>

[1]杜月玲.如何在新時(shí)期做好檔案管理工作[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2014（10）.

[2]王麗梅.簡談新時(shí)期檔案管理工作的重要性[J].青年文學(xué)家，2011（10）.

G271

A

1004-7344（2016）30-0024-01

2016-10-4