信息網絡平臺在房地產檔案管理中的應用研究

袁利華

（重慶東原房地產開發有限公司 重慶市江北區 400021）

信息網絡平臺在房地產檔案管理中的應用研究

袁利華

（重慶東原房地產開發有限公司 重慶市江北區 400021）

近年來我國的房地產行業日新月異，迅猛發展，但房地產檔案管理卻依舊處于傳統落后的事物管理階段，弊端逐漸暴露，已經不能夠適應高速發展的房地產行業了。因此，改革檔案管理工作方式也顯得更加迫切了。信息化時代，利用網絡平臺管理檔案才是明智的選擇。本文從現階段檔案管理的現狀出發，提出了構建檔案管理網絡平臺的原則、思路和注意事項，以期提高房地產行業檔案管理的效率。

房地產；檔案管理；信息網絡平臺

1 目前房地產檔案管理工作中主要存在的問題

傳統的房地產檔案管理形式是實物管理，信息化網絡化的今天仍未走出傳統模式，存在著許多問題。由于檔案資料的時間跨度比較大，管理要求又比較高，所以管理工作比較難。然而現階段的檔案管理人員的管理能力不夠，綜合素質不高，無法完全勝任高難度的管理工作，所以工作過程中產出會出現差錯。目前房地產檔案管理工作中存在的問題主要體現在以下幾點：

1.1 房地產檔案保管的完整性比較低

在傳統的實物檔案模式下，受制于多種主客觀因素，房地產檔案上的資料信息時常發生混亂或殘缺現象，紙質檔案又不能長期保存，因此管理起來非常不便，存在極大的缺失風險，檔案的完整性不高。

1.2 房地產檔案載體質量不一

房地產檔案的時間跨度很大，它們由不同的時間段的檔案資料構成。不同時期的檔案所選用的儲存載體有可能不同。有些檔案采用傳統的紙質記載形式，由于紙張質量不同，在相對的時間里就會出現有的保存完好，而有的因為質量問題，使記錄的信息失色、模糊甚至丟失，這樣大大增加檔案管理難度。

1.3 房地產檔案保管的載體不夠多樣化

就現狀來看，紙質檔案仍舊是主體，都不利于長久儲存。但是有些資料需要用特殊的載體來儲存，目前的房地產行業并沒有做到多樣化儲存檔案，形式過于單一。

1.4 房地產檔案的收集途徑較少

傳統的檔案管理模式下，房地產檔案資料的收集的途徑不多，主要是由相關部門之間的交接來實現的。而且檔案信息的共享度較低，無法收集到其他資料，如涉及房產登記的資料。

1.5 房地產檔案管理工作中出現的失誤較多

傳統的檔案管理工作的操作手段比較落后，管理人員的管理能力和綜合素質又不夠高，難以完好地保存檔案資料。因此，檔案管理過程中常常發生這樣或那樣的失誤，管理質量較低。

2 房地產檔案管理構建信息化網絡平臺應該遵循的原則

顯然，傳統的檔案管理模式存在諸多弊端，迫切地需要改善管理方法，來適應現代房地產行業的迅猛發展。利用現代化的計算機技術和網絡通訊技術，構建房地產檔案管理信息化網絡平臺已成為不二之選。

2.1 便捷性原則

城市建設不斷發展，房地產行業的發展速度也是驚人的，每天都有成千上萬的人在進行著房地產交易。越來越多的人需要查閱房地產檔案資料，為了方便查閱，房地產檔案網絡平臺的構建應該以便捷性作為首要原則，確保人們能夠快速、準確地查閱資料。

2.2 系統性原則

眾所周知，房地產檔案管理工作復雜繁瑣，牽涉的部門較多，有時部門間的工作不能互相配合，工作環節滯塞，信息共享度較低，工作效率因此大大降低[2]。在構建房地產檔案信化網絡平臺時，應該著重考慮到系統性的原則，將房地產登記和管理等工作的各個環節各項流程中所包含的檔案資料信息全部錄入計算機信息系統，并且及時更新數據。這種系統性的管理平臺，更便于檔案的分類、檢索、查閱工作。

2.3 規范性原則

正因為檔案管理工作繁瑣復雜，所以更需要規范化的操作流程。只有制定出標準化的管理辦法，并要求所有管理人員嚴格執行，按照規范化的要求分類歸檔房地產檔案資料，并將信息及時錄入更新，才能保證管理工作有序地開展。

2.4 安全性原則

房地產檔案管理信息化網絡平臺能為檔案管理工作帶來諸多便利，但是將檔案管理工作系于一身，也必然會面臨風險，因此必須保證網絡平臺的安全性。一方面，檔案管理的機房一定要做好防火防盜的安全舉措，定期維護硬件設施。另一方面，信息的保密工作一定要予以高度的重視，建立起權責分明的工作責任機制；還要及時備份檔案資料，避免意外丟失；維護網絡平臺的系統安全，設置防火墻，阻止電腦病毒破壞平臺盜竊數據。

3 構建房地產檔案管理信息化網絡平臺的工作思路

構建房地產檔案管理信息化網絡平臺是檔案管理工作的重大改革，此舉事關重大，不可掉以輕心，一定要有科學的規劃和思路。

3.1 加大對房地產檔案管理工作信息化基礎設施的投入力度

構建房地產檔案管理信息化網絡平臺，實現房地產檔案管理工作的自動化和信息化，需要基礎設施的保障。相關部門應該加大投入力度，更換并增加先進的計算機設備，改善機房環境，擴大機房面積，為現代化、信息化的管理工作提供優良的設施條件。

3.2 構建完整的房地產檔案資料分析系統

房地產檔案管理工作不僅需要為房地產交易方提供可查閱的檔案資料，還需要配合宏觀調控房地產交易市場相關職能部門，對檔案資料進行分析研究，并作出科學的決策。這關系到房地產行業能否健康發展，保持供需平衡，將風險降到最低。因此，在構建房地產檔案管理信息化網絡平臺時，一定要建立起配套的資料分析系統。

3.3 提高房地產檔案管理人員的整體素質

檔案管理工作復雜繁瑣，光靠先進的硬件設施是遠遠不夠的，還必須有高素質的檔案管理隊伍，管理人員必須提升自己的理論知識和專業技能，否則再先進再完善的網絡管理系統也會失去效用，檔案管理工作還是漏洞百出。因此，檔案管理部門應該采取有效措施保證管理人員的專業性，這對高質量的檔案管理工作來說是非常重要的[3]。檔案管理人員應該嚴格要求自己，熟練掌握入職培訓中的理論知識和工作技能，在日常工作中，與同事多多互動交流，分享心得和經驗。另外，管理人員還有緊跟時代的步伐，掌握自動化辦公技能，使自己能夠熟練運用房地產檔案管理信息化網絡平臺。

3.4 推動房地產檔案管理工作的數字化進程

實現房地產檔案管理的數字化，是建立信息化網絡平臺的必然結果。開設數字化房地產檔案館，積極推動檔案管理數字化進程，可以極大地便利民眾，方便資料檢索和查閱。當然，在數字化進程中，還需要注意部分信息的保密工作。僅供內部人員使用的數據信息，不可對外開放。

3.5 建全房產檔案資料收集系統

實物檔案的傳統檔案管理模式下，許多房地產檔案的資料信息都不很完善，普遍存在缺失現象。改革工作中，應該使房地產檔案的相關部門之間進行密切配合、分工協作，將所有房地產交易過程中涉及到的資料信息都分門別類地錄入信息系統，并時刻關注信息更新進度，保證數據的新鮮度，構建全方面的房產檔案資料收集系統。

4 房地產檔案管理構建信息網絡平臺應注意的事項

從房地產行業的發展趨勢來看，自動化和信息化的檔案管理改革已經勢不可擋，構建房地產檔案管理信息化網絡平臺也是應時而生。改革的過程，總需要我們謹慎對待，小心行事，保證改革的平穩進行。在構建房地產檔案管理信息網絡平臺過程中有一些事項應該注意。

4.1 要對房地產檔案資料進行加密

有些機密的房地產檔案資料只有內部人員有查閱的權限，不能公之于眾，所以保密工作一定要到位。管理人員應該注意，在上傳檔案資料信息時，要將公開信息與內部信息加以區別，內部信息需要進行文件加密，非工作人員不得查看。

4.2 限制房地產檔案資料文件的對外傳輸

公開信息可以對外開放，以供有需要的用戶借閱，但是借閱前必須得到管理人員的許可，且文件不允許外傳或復制。管理人員應該向前來查閱的用戶講明檔案借閱管理規定，不可以放任用戶隨意泄漏檔案資料信息。

4.3 嚴格執行限時瀏覽這一舉措

有需要的用戶可以登錄房地產檔案管理信息化網絡平臺去查閱資料，但是必須要事先從管理人員處申請到瀏覽權限后，方可查閱。管理人員應給檔案文件設定瀏覽時限，若用戶瀏覽時長超過時限，則應被禁止訪問[4]。

4.4 房地產檔案資料要及時的錄入、更新

房地產行業發展迅速，每天都有大量新的資料產生。為了保證檔案資料的完整度，方便內部管理人員及用戶查閱檔案信息，協助相關職能部門的分析研究工作，檔案資料的錄入和更新一定要及時，保證信息的新鮮度。這樣，房地產檔案管理信息化網絡平臺才能發揮它的效用。

5 結束語

在以實物檔案管理為主的傳統房地產檔案管理工作中，存在著許多缺陷。在如今高速發展的房地產市場背景下，這些缺陷越來越多的暴露在工作中，給檔案管理工作帶來了許多不便之處，越來越無法適應現代房地產行業的發展。先進的計算機技術和現代網絡通訊技術給這一局面帶來了轉機，將信息技術應用于房產交易領域，是房地產管理行業在現代化信息化管理上作出的重大嘗試。房地產檔案管理信息化網絡平臺的建立，必將彌補傳統實物檔案管理工作中的不足，使得管理效率大大提高。因此，積極推進房地產檔案管理信息化網絡平臺的構建具有極大的現實意義。

[1]蔣瑛.信息網絡平臺在房地產檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2013，01：109～110+113.

[2]路鳳英，謝怡，高婷.網絡管理視角下的檔案信息服務平臺建設踐行研究[J].檔案學通訊，2012，01：73～76.

[3]于杰.淺談數字化技術在房產檔案中的運用[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，決策論壇——政用產學研一體化協同發展學術研討會論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2015：1.

[4]王姝.網絡環境下房地產檔案的管理創新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——政用產學研一體化協同發展學術研討會論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2015：1.

G270.7

A

1004-7344（2016）18-0003-02

2016-6-1

袁利華（1973-），女，中級，大學，主要從事房地產公司檔案管理工作。