信息化的文書檔案歸檔管理

徐艷

（重慶市潼南區水務局 重慶潼南 402660）

信息化的文書檔案歸檔管理

徐艷

（重慶市潼南區水務局 重慶潼南 402660）

在信息化背景下，傳統的文書檔案管理制度難以跟單位發展的需求相滿足，因此，單位要善于利用信息技術，對文書檔案管理工作進行創新，使得文書檔案管理的水平以及效率得到進一步的提高。基于此，本文主要信息化技術對文書檔案管理歸檔工作的影響、信息化環境下進行文書檔案歸檔管理的基本現狀以及主要作用，并提出了創新文書檔案歸檔管理的主要措施，以供相關人員參考。

信息化；文書檔案；歸檔管理

1 引言

現代社會在發展過程中，檔案影像管理系統應用的頻率越來越廣泛，而建立和管理文書檔案過程中專業化程度也越來越高，極大的提高了檔案管理和保存的工作效率。因此，加強對信息化背景下文書檔案歸檔管理的分析有著十分重要的意義。

2 信息化技術對文書檔案管理工作的影響

2.1 影響文件的生成以及歸檔內容

電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別。電子文件對計算機有很強的依賴性，歸檔時除了電子文件本身，還應包括電子文件的讀取軟件、操作系統。歸檔載體不再限于紙質文件，而應包括計算機硬盤、磁盤或光盤等存儲器。

2.2 影響檔案歸檔的內容和方式

電子文件歸檔涉及電子文件生成、收集、積累、歸檔、保管、統計利用等方面要求。生成階段，要有科學規范的管理制度和嚴格有效的技術措施，以保證電子文件的完整性、原始性、真實性和有效性。整理階段，要有全過程監控，以保證電子檔案管理工作的連續性。歸檔階段，要完善時間、內容、范圍、相關人員（含授權人）、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、檢測數據等要素，保證歸檔電子文件的質量和可追溯性。在歸檔方式上，當歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，要實行“雙軌制”歸檔，在內容、描述及相關說明上保持一致。

2.3 影響檔案的本質屬性

原始歷史記錄性是檔案的本質屬性，是檔案存在的最重要的特性，也是檔案區別于其他非檔案最主要的特點，而具有法律憑證的作用。電子文件生成、使用和借閱等都在計算機上進行，沒有草稿與印稿的區別，正本與副本的差異，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。要使電子文件具有法律憑證的作用，就必須增加其原始記錄性，如轉換為PDF格式，或刻錄在不可讀寫光盤上，確保其無法被修改。

3 檔案實行信息化管理的基本現狀

3.1 原稿存在著很多的不確定性

電子文件生成后輸出紙質文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時間跨度大，修改無授權，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。

3.2 不重視文書檔案歸檔管理

歸檔就是直接保存在原計算機，或刻錄在光盤、U盤等移動存儲器，如果信息系統出現故障或存儲器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲方便，便捷經濟，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。

3.3 文書檔案歸檔管理人員素質較低

當前檔案工作，要求工作人員專業素質強，計算機水平高，還要有先進的計算機設備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達標，致使工作還處于手工時代。

4 基于信息化環境下文書檔案管理工作的作用

4.1 提高文書檔案查閱與使用效率

文書檔案管理信息化后，文書檔案便可以通過網絡系統進行在線瀏覽，這在很大程度上提高了文書檔案的查閱與使用效率。信息使用者可以通過網絡在線了解相關信息，只需要輸入關鍵詞就可以快速查找到相關信息，省去了去檔案部門查閱的環節，有效提高了文書檔案查閱與使用的效率。此外，當單位某部門工作人員需要查閱檔案信息時，傳統的文書檔案管理模式需要消耗大量的時間，二信息化文書檔案管理可以快速地為其提供服務，通過網絡查詢，時間明顯減少。

4.2 提高文書檔案管理的工作效率

文書檔案是記錄單位工作活動的重要資料，其中涉及了大量的人事、財務等檔案，對單位的發展具有重要的指導作用。文書檔案管理指的是將相關文檔、資料、音頻等統一收集整理并歸檔，方便查詢，因此，文書檔案管理工作非常復雜且對其完整性與準確性有著較高的要求。信息化文書檔案管理能夠有效提高文書檔案管理的效率，省去了許多管理環節，同時也在一定程度上減輕了文書檔案管理人員的工作量。

4.3 有利于文書檔案現代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設質量的全面提升。在當前信息化環境下，文書檔案工作應充分的利用信息化技術的優勢，加快現代化管理目標的實現。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進行創新，進一步對信息化管理流程進行規范和優化，確保工作效率的大幅度提升。

4.4 加快了文書檔案開發效益的實現

文書檔案信息化管理的實現，不僅有利于檔案資料原開發利用，而且加快促進了文書檔案信息化管理平臺的建設，為文書檔案資源共享的實現奠定了良好的基礎。而且在文書檔案管理信息化推進過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉變及更好的提供服務工作奠定了良好的基礎。

5 創新信息化背景下文書檔案管理的途徑

5.1 提高對信息化管理理念的認識

文書檔案管理信息化需要以先進的信息化管理理念作為指導，充分利用信息技術，單位的主管領導需要提高對文書檔案管理的重視程度，使信息化文書檔案管理理念可以深入到管理人員中，強化創新意識，改善傳統的文書檔案管理模式，樹立信息化的檔案管理理念，并制定統一的文書檔案管理制度，將文書檔案管理信息化落實到實處。文書檔案管理部門需要有計劃地開展文書檔案信息化管理工作，加大人力與基礎設施的投入，使現代化的技術與設備可以滲入到文書檔案管理工作中，這樣可以有效加強人機交互，簡化文書檔案管理中流程，通過信息化軟件，可以實現文書檔案的收集、整理、分類歸檔數字化與高效率，這對于文書檔案管理具有重要意義。

5.2 建立科學規范有效的檔案管理信息平臺

實現檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設應包括以下四個系統：①建立文書檔案歸檔系統，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。②建立電子文件檢查審核系統，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。③建立文書檔案存儲系統，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲，實行多種形式的存儲。④建立文書檔案保密系統，制定檔案保密制度，設置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設施。

5.3 文書檔案管理自動化

信息化背景下信息技術快速發展，也促進了檔案管理的信息化進程，為了加強信息技術在文書檔案管理中的應用，在構建文書檔案信息系統的基礎上，還需要積極推進信息化管理在文書檔案管理中的應用，促使文書檔案管理自動化。文書檔案管理的信息錄入需要使用同一的專業用語與技術標準，這樣更有利于檔案信息的規范管理。同時，各單位還需要建立自己的檔案數據庫，規范數據的轉入與轉出，使文書檔案可以通過相關軟件自動進行收集、整理、歸納與查詢等。為保證檔案信息的安全性，需要進一步完善檔案管理體系，加強文書檔案電子信息的監管，確保文書檔案信息的安全性，促進文書檔案管理的自動化。

5.4 提高文書檔案管理人員的專業素質

在信息化背景下，文書檔案管理中信息技術的應用越來越普遍，這就對文書檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求，為保證文書檔案管理的準確性與效率，需要切實加強檔案管理人員的專業素質。檔案管理人員需要適應時代發展，熟練掌握相關的信息技術，能夠對檔案的關鍵信息進行抽取，使檔案信息得到更為充分的利用。各單位需要加強對檔案管理人員的計算機應用能力，使其更好地解決檔案信息化管理中存在的問題，提高文書檔案管理水平。

6 結語

總而言之，實行對文書檔案的信息化管理，能夠滿足人們的需求的同時，有效提高文書檔案的現代化以及信息化水平，以便跟時代發展的需求相滿足，為人們提供更為優質高效的服務，促進文書檔案管理工作的可持續發展。

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[3]鄭琳菁.新形勢下機關文書檔案信息化管理探究[J].卷宗，2016，6（1）：63.

G275.2

A

1004-7344（2016）36-0003-02

2016-11-5

徐 艷（1978-），女，重慶潼南人，水利管理工程師，檔案館員，本科，主要從事水利管理方面工作。