基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理問題與對策研究

王新評

（重慶市彭水苗族土家族自治縣疾病預(yù)防控制中心 重慶彭水 409600）

基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理問題與對策研究

王新評

（重慶市彭水苗族土家族自治縣疾病預(yù)防控制中心 重慶彭水 409600）

基層疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)從設(shè)立開始，就建設(shè)了科技檔案，其有利于對疾病的實(shí)際變化進(jìn)行深入的研究與評估，并以此來對傳染病的發(fā)生與流行進(jìn)行有效的預(yù)防與控制，確保社會公眾身體健康與生命安全。基于此，本文簡單概述了基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的特點(diǎn)，并以此為基礎(chǔ)，對基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理問題與對策進(jìn)行了詳細(xì)的論述。

基層疾控機(jī)構(gòu)；科技檔案；管理；問題；對策

1 引言

近年來，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，社會公眾對健康、公共衛(wèi)生要求的逐漸提高，做好基層疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)科技檔案管理意義重大。但就目前情況來看，我國基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理工作中依舊存在一些問題，為了實(shí)現(xiàn)其良好的發(fā)展，必須采取有效的解決措施。

2 基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的特點(diǎn)

基層疾控機(jī)構(gòu)，主要從事的是疾病預(yù)防與控制工作，其日常工作中形成的檔案屬于科技檔案的范疇。同時(shí)，每一份檔案都包括新生兒的防疫信息或者是患者的性別、年齡、發(fā)病時(shí)間、就診醫(yī)院、就診過程、就診效果、持續(xù)時(shí)間、健康狀況、居住區(qū)域、流動性質(zhì)等信息。此外，在疾病控制過程中，基層疾控機(jī)構(gòu)的工作人員一般要經(jīng)常查閱相關(guān)信息，所以科技檔案管理具有信息量大、維護(hù)嚴(yán)格、使用頻繁的特點(diǎn)。

3 基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理問題分析

3.1 檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確性欠佳

近年來，基層疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)日常工作中所產(chǎn)生的科技檔案材料還存在填寫不完整的情況，例如：樣品采集記錄單中，存在一些該填寫的內(nèi)容沒有填寫，或是一些錄音、錄像和照片資料采集時(shí)間記錄不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。此外，有時(shí)為了應(yīng)付上級檢查而填寫的一些虛假信息資料也被收錄到科技檔案袋保存。這些情況最終導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容的準(zhǔn)確性較低，嚴(yán)重影響到基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理工作的有效實(shí)施。

3.2 檔案材料不齊備

有些公共衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測報(bào)告單存在短缺的現(xiàn)象，或是雖然有完整的報(bào)告單，但卻沒有加蓋單位公章就發(fā)出了或是入檔保存，還有一些有年頭的科技檔案材料收集整理不完整，遺漏在一部分工作人員手中。現(xiàn)階段，基層疾控機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)科技檔案管理工作人員的非專業(yè)性傾向較為普遍，一般是將重要的科技檔案材料與一般的文書材料混雜堆放，進(jìn)而導(dǎo)致一部分科技檔案材料無法得到及時(shí)的、正確的歸檔。

3.3 科技檔案流轉(zhuǎn)運(yùn)行低效

基層疾控機(jī)構(gòu)疾控了及檔案管理工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性與專業(yè)性，所以通常需要配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理，并進(jìn)行單獨(dú)保存，但就目前情況來看，基層疾控機(jī)構(gòu)從事科技檔案管理的人員通常身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，除了傳染病疫情資料外，還沒有開始使用電子信息化管理系統(tǒng)，無論是保存還是查閱都十分費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，最終導(dǎo)致檔案利用效率較低。

3.4 利用范圍狹窄

對于疾控科技檔案收集與管理，其最終的目的是為了提供有用的檔案，并對其進(jìn)行有效的利用。但從目前的利用現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的科技檔案管理制度來看，現(xiàn)有的疾控科技檔案利用范圍較小、頻率較低（除非發(fā)生重大傳染病疫情、大規(guī)模的疾病普查外）。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，疾控科技檔案資料利用范圍不斷擴(kuò)大，利用頻率也在提高，這就要求疾控科技檔案管理進(jìn)一步完善和規(guī)范。

4 基層疾控機(jī)構(gòu)疾控科技檔案管理對策研究

4.1 制定基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理流程

要想實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的持續(xù)發(fā)展，基層疾控機(jī)構(gòu)必須要對新檔案的生成、檔案借閱查詢、舊檔案維護(hù)、階段性檔案統(tǒng)計(jì)分析等工作的流程進(jìn)行全面的規(guī)范。其中，在進(jìn)行新檔案的管理工作時(shí)，還要同時(shí)建立紙質(zhì)檔案與電子檔案，并將必要的紙質(zhì)檔案掃描存檔，此時(shí)還需要對現(xiàn)有的檔案分類進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)與調(diào)整。

對于檔案的借閱查詢，查詢者應(yīng)認(rèn)真填寫借閱信息，明確負(fù)責(zé)管理的工作人員，便于日后發(fā)現(xiàn)問題時(shí)尋找責(zé)任人。在進(jìn)行舊檔案維護(hù)時(shí)，首先需要確保紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量，然后對舊有檔案進(jìn)行定期維護(hù)與更新，并對新近年限和時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案區(qū)別保存。

對于階段性檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，管理人員應(yīng)根據(jù)地區(qū)實(shí)際情況，對重點(diǎn)疾病控制工作的相關(guān)檔案進(jìn)行仔細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分析，并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為基層疾控工作提供參考。除此之外，在依據(jù)實(shí)際情況建立新的檔案管理流程之后，要立即公示，帶動基層疾控機(jī)構(gòu)各部門盡快使用新的管理流程。

4.2 推進(jìn)基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理的信息化建設(shè)

基層疾控機(jī)構(gòu)在保存獨(dú)立的EXCEL等文件的同時(shí)，還要建立高效的信息化管理平臺，以此來為所屬地區(qū)的新生兒童、各類疾病的發(fā)病人群制定專項(xiàng)管理卡片和配套電子檔案。對于信息化平臺的建立，應(yīng)當(dāng)包括信息錄入、分類查詢、統(tǒng)計(jì)分析、提示預(yù)警等功能，然后還要依據(jù)未發(fā)病人群、發(fā)病人群的詳細(xì)信息，創(chuàng)建分類統(tǒng)計(jì)，并將性別、年齡、疾病控制過程、防疫情況以及人群類型等作為重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)分類的對象，從而確保新生成檔案和數(shù)據(jù)庫的直接關(guān)聯(lián)。此外，如果出現(xiàn)防疫、疾控指標(biāo)波動的情況，還可由系統(tǒng)做出提示，管理人員也可依據(jù)不同的周期生成統(tǒng)計(jì)報(bào)告，形成與紙質(zhì)檔案和電子檔案相一致的管理方式。

4.3 制定基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)行是確保管理工作效率提高，節(jié)省資源、避免管理漏洞發(fā)生的重要保障。因此，基層疾控機(jī)構(gòu)不僅要實(shí)行與社會發(fā)展相符合的管理流程規(guī)范與檔案信息化建設(shè)，還要明確規(guī)定檔案生成的時(shí)效、紙質(zhì)檔案和電子檔案的文本形式、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、借閱人員的登記和權(quán)限、檔案定期維護(hù)的時(shí)間、維護(hù)的具體內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)報(bào)告的生成周期、檔案管理人員的職責(zé)范圍等，從而使現(xiàn)有的科技檔案管理工作能夠有章可循。

4.4 提升管理質(zhì)量，重視收集工作

就目前基層疾控部門科技檔案工作情況來看，其主要的工作在于科技檔案材料收集的完整性。但隨著疾病譜的變化以及社會公眾對健康需求的不斷增加，亟需歸檔的材料越來越多，對檔案材料收集的要求也逐漸提高，這就要求檔案管理工作人員認(rèn)真收集、整理相關(guān)材料，并對其進(jìn)行及時(shí)的分類與鑒別，從而使其取之有據(jù)。同時(shí)，在進(jìn)行檔案材料的收集時(shí)，還需要保證其填寫的完整性，特別是要注意及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，補(bǔ)辦由于信息不完整而退回相應(yīng)科室的科技檔案材料，從而確保相關(guān)檔案材料的齊全性、完備性、權(quán)威性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

4.5 提高疾控科技檔案管理人員的素質(zhì)

（1）加強(qiáng)對檔案工作人員的教育和培養(yǎng)

人是建立和諧機(jī)構(gòu)的重要基礎(chǔ)，因此，基層疾控機(jī)構(gòu)的黨政主要負(fù)責(zé)人要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作人員教育與培訓(xùn)的力度，以此來逐漸增強(qiáng)其思想品德修養(yǎng)，并培養(yǎng)其為了疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展勇于犧牲和無私奉獻(xiàn)的精神。除此之外，還要定期、有計(jì)劃地安排相關(guān)人員參觀學(xué)習(xí)、培訓(xùn)進(jìn)修活動，保證其能夠不斷提高檔案管理新理論、新知識和新技能。

（2）完善激勵政策

通過激烈政策的不斷完善，可推動檔案管理人員主動、積極的投入工作中，但需要同時(shí)做好精神與物質(zhì)上的激勵才可，具體來說就是使其不僅在精神上得到鼓勵，在政治待遇和物質(zhì)上也能得到保障。此外，還要對檔案工作人員的工作成績要給予公平的評價(jià)及充分的肯定。在評先評優(yōu)、職稱評定和提拔使用等方面與其他專業(yè)技術(shù)崗位的同志同等對待，消除其思想顧慮和失落感，增強(qiáng)檔案管理崗位的吸引力。

5 結(jié)語

綜上所述，基層疾病預(yù)控科技檔案管理工作還存在檔案材料不全，管理方式落后等問題。基于此，基層疾病預(yù)控機(jī)構(gòu)必須不斷提高其管理水平，并通過健全、完善相關(guān)制度，實(shí)行現(xiàn)代化管理方法等措施，確保基層疾控科技檔案管理的科學(xué)性、實(shí)用性。

[1]康潔.淺析基層疾控檔案管理存在的問題及對策[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2014（06）：89～90.

[2]耿琳.基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理工作的發(fā)展[J].特別健康：下，2014（04）：348～349.

[3]郁平，陸書君.應(yīng)加強(qiáng)對基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案的管理[J].ZhejiangArchives，2010（06）：39.

R197.2

A

1004-7344（2016）36-0006-02

2016-12-6

王新評（1981-），男，檔案館員，本科，從事的工作方向?yàn)檗k公室檔案管理。