試論信息化管理在醫院文書檔案管理中的應用

何磊

試論信息化管理在醫院文書檔案管理中的應用

何磊

（廣西醫科大學附屬腫瘤醫院 廣西南寧市 530000）

隨著科技的發展，現代信息化技術在越來越多的領域得到了應用，醫院文書檔案的管理也逐漸走向了電子化，電子檔案的對環境的要求比較高，而且容易遭到破壞，這對檔案的管理也提出了更高的要求。當前的醫院文書檔案信息化管理中還存在一些問題，導致檔案不能進行有效的管理，要推動醫院文書檔案的信息化管理，應該進一步加強檔案的管理措施，建設嚴格的內部控制制度，充分發揮信息化在檔案管理中的作用，本文介紹了醫院檔案信息化管理的重要性，分析了當前醫院檔案管理中存在的問題，并對加強信息化檔案管理提出了對策。

信息化管理；醫院文書；檔案管理

檔案的信息化管理是在計算機網絡的基礎上，運用現代信息技術對檔案進行收集、整理、存儲和利用，以往的檔案管理中工作量大，檔案查找難度也比較大，運用信息化進行會計檔案的管理，可以有效提升檔案的管理效率和效果，因此，信息化檔案管理在醫院發展管理中有著極為重要的作用。

1 檔案信息化管理的作用

1.1 提高檔案管理水平

信息化管理醫院文書檔案是建立在互聯網技術的基礎上開展的，可以推進醫院檔案管理的現代化，實現醫院檔案管理模式的改革。計算機網絡技術在檔案管理中的應用，可以轉變檔案的存儲形式，精簡化工作的流程，運用計算機進行的方案的分類，減少檔案管理人員的工作量，可以有效的提升檔案的管理效率，促進醫院檔案管理整體水平的提高。

1.2 充分發揮醫院檔案的價值

醫院的文書檔案具有很高的應用價值，包含了許多前人的醫學經驗，對于醫護人員學習專業知識，提升自身水平有著很大的幫助。傳統的文書檔案管理方式中，醫護人員在有需要利用文書檔案時，只能去檔案室調用，在大量的檔案中找尋需要的資料，既浪費時間，使用時也有很多不便。采用信息化的模式進行檔案的管理，檔案可以存儲在計算機云端中，然后通過網絡進行分享，極大地方便了醫護人員的使用。除此之外其他醫院的醫護人員也可以通過網絡共享這些檔案資料，從而提高醫院檔案文書的利用價值。

1.3 促進醫院檔案工作的發展

當前醫院的各項管理都已經走向了信息化，在業務開展的過程中許多檔案的都已經采用電子檔案的方式進行儲存，因此文書檔案的管理也要適應醫院各方面的發展，逐步實現信息化的管理。信息化的管理對醫院的檔案管理人員的綜合素質也提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理的知識，也要對醫學知識有一定的了解，同時還要具備計算機以及信息技術方面的知識。因此檔案管理的信息化可以促進檔案管理人員綜合素質的提高，從而促進醫院檔案管理工作的發展。

2 醫院檔案信息化管理現狀

2.1 檔案管理不具有規范化

當前的醫院文書檔案信息化管理還沒有一定的規范，缺乏標準化，系統的管理條例和管理規范，在管理的過程中缺乏約束。一方面，醫院各個部門在進行檔案管理信息化的過程中，采用的軟件版本不一致，因此內容、數據的格式不統一，這樣不僅不利于資料的歸檔，同時也不方便信息資料的共享，在搜索和閱讀時都有很大的困難。第二是檔案的分類沒有一定的規范，分類方式很復雜，沒有按照醫院的門類、資料類型等進行嚴格的分類標準的制定，各部門之間進行檔案資料的流通時，就會面臨很大的困難。

2.2 網絡平臺缺乏維護

信息化管理醫院文書檔案是在計算機網絡的基礎上開展的，因此醫院進行檔案管理的過程中還要定期對醫院的網絡信息平臺進行維護。但是大部分醫院并沒有自身的網絡維護部門，一般是通過對檔案管理人員進行簡單的培訓然后兼職管理網絡平臺的維護，或是聘請外界的專業機構定期對網絡信息平臺進行維護。但是這樣的維護方式一方面效果不好，在網絡信息平臺出現問題的時候不能得到及時的維護，另一方面由外部的機構進行維護，很容易造成醫院信息資料的泄露，給醫院帶來損失。

2.3 紙質和電子檔案雙軌制管理有待加強

檔案信息化管理之后醫院的文書、檔案等都逐漸轉化為電子版本的，電子文檔主要是存儲在光盤、磁盤等磁介質中的，磁介質不僅對保存環境要求比較高，同時也不利于長久的保存。因此一些需要進行長久保存的資料和文檔在進行備份的基礎上還應該留有紙質文檔過來留存，進行紙質和電子檔案的綜合管理。當前的醫院在信息化管理檔案的過程中還沒有建立其完善的管理制度，電子檔案和紙質檔案共同管理的具體措施還有待加強，要建立兩者之間的互補，完善檔案的管理。

2.4 工作人員素質有待加強

當前的醫院檔案管理人員在工作能力和專業水平方面都達不到信息管理的要求，一些醫院的檔案管理在推進信息化之后并沒有進行更換，傳統模式下的檔案管理人員對于現代信息技術并不了解，對計算機的操作不熟練，極大的影響了信息化檔案管理的效果。同時醫院檔案管理人員的管理理念也沒有改變，其管理理念并不適用現代信息化的管理，因此醫院檔案管理人員的綜合素質還有待提高。

3 加強醫院檔案信息化管理的對策

3.1 建立統一的綜合管理平臺

在信息化檔案管理的過程中，統一的綜合管理平臺不僅可以提升信息化檔案管理的水平，減少檔案管理的工作量，同時也能方便醫院醫護人員對檔案文書的調用，因此醫院加強信息化檔案管理的第一步就是要建立統一的信息檔案管理綜合平臺。醫院應該結合自身的情況，建立適合醫院使用的信息化綜合平臺，在平臺中將醫院信息根據部門區分，部門人員在將信息歸檔之后將資料傳上對應的板塊，這樣就可以很輕松的將檔案資料進行分類。建立統一的信息化平臺，將資料的格式進行了規范化，存儲和查找使用都變得更加方便，部門之間的信息可以通過平臺進行互相之間的流通，極大地提高了信息化檔案的管理水平。

3.2 強化安全保障措施

檔案的信息化管理是建立在計算機網絡技術上的，然而網絡自身就存在一定的安全隱患，網絡病毒的感染、網絡黑客的攻擊等都會對檔案資料的安全帶來威脅。同時計算機系統的崩潰等問題也可能會造成網絡資料的丟失，造成永久性的損失。因此在進行網絡管理的過程中要加強安全措施，醫院要成立自己的IT管理部門，對網絡平臺定期進行檢查和維護，防止系統出現漏洞。同時也要進行相應的權限設置，醫院的工作人員在進入信息平臺應該登錄自己的權限，平臺中的資料也不能對所有人公開，在調用檔案資料時應該通過驗證，這樣就能最大限度的保障資料的安全，防止重要信息的泄露。

3.3 加強檔案管理設備的建設

信息化檔案管理設備是信息化檔案管理的基礎，醫院要加強對相關設備的投資建設，在檔案的信息化管理中，需要對紙質檔案進行掃描制作電子檔案，也需要將業務部門制作的電子檔案進行打印、裝訂，作為紙質檔案來進行保存。這就需要一些對應的設備，醫院要加強設備的建設，設備一旦出現故障就可能耽誤檔案的歸檔等工作，不僅醫院的醫護人員無法進行使用，也可能在過程中打破檔案管理的流程，造成檔案歸類錯誤等問題。對檔案管理中使用的設備要定期進行檢查和維護，對老化的設備及時進行更換，避免設備給檔案管理帶來的不便。

3.4 完善電子和紙質檔案的雙套制管理機制

在進行檔案的信息化管理的同時也不能忽視紙質檔案的管理，對于重要的檔案在上傳信息管理平臺之后還應該由專門的人員將其打印出來，同時也要對電子檔案進行及時的備份。采取電子檔案和紙質檔案的雙重管理方式完善檔案的管理，對檔案進行詳細的分類和保存，避免檔案出現損毀，要注意電子檔案和紙質檔案保存的不同環境要求，盡量將原有的紙質檔案也進行電子檔案的備份，一方面可以減小檔案損壞帶來的損失，另一方面也可以方面醫院醫護人員通過網絡進行檔案資料的搜索、閱讀。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質

在推行檔案信息化管理之后，要加強對檔案管理人員的培訓，一方面要轉變管理人員的觀念，讓其適應檔案的信息化管理，另一方面也要加強檔案管理人員的網絡技術的培訓，特別是一些醫院的老員工，對計算機技術的了解比較少，適應性也相對更差，因此更要加強專業化培訓，熟練掌握信息化綜合平臺的應用，實現檔案管理的高效化、信息化。

4 結束語

檔案文書的信息化管理有助于提升檔案的管理效率，現階段，醫院各項業務的開展已經逐漸走向信息化，檔案也需要采用信息化管理才能與醫院的各項業務進行良好的接洽。同時也方便醫護人員對檔案文書的使用，便于檔案的查找，促進檔案的分享，在進行信息化檔案管理的過程中，應該建立統一的信息管理平臺，并加強平臺的維護工作，保障文書檔案的安全，同時提升檔案管理人員的綜合素質，推動醫院檔案管理整體水平的提升。

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R197.3

A

1004-7344（2016）27-0001-02

2016-8-28

何磊（1980-），男，工程師，本科，主要從事醫院信息管理方面工作。