做好事業(yè)單位干部檔案管理工作的思考

任珊

做好事業(yè)單位干部檔案管理工作的思考

任珊

（廣西第七地質(zhì)隊）

干部人事檔案工作是各個企業(yè)的基本常規(guī)工作，是人事教育部門的重要工作部分，主要記載了企業(yè)干部的個人政治思想道德、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等內(nèi)容，因此，強化企業(yè)干部人事檔案管理具有重要作用。本文主要對事業(yè)單位干部檔案管理工作進行了分析，并指出了其存在的一系列問題，提出了相應(yīng)的對策。

干部檔案；管理；問題；對策

前言

事業(yè)單位的工作范圍極其廣泛，涉及人們生活的方方面面，因此需要有效的數(shù)據(jù)信息作為開展各項工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作便是事業(yè)單位中的基礎(chǔ)性工作，提升檔案信息管理效率與服務(wù)質(zhì)量，對事業(yè)單位的整體工作效率與質(zhì)量的提升具有重要作用。檔案管理工作主要是負責文本信息、圖片信息以及電子信息的收集與整理工作，并且提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，以滿足事業(yè)單位服務(wù)職能的不斷提升需要。

1 干部人事檔案概述

干部人事檔案是用于組織人事部門，在培養(yǎng)和選拔干部以及干部任用中，對干部的政治思想與品德作風、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等情況進行記錄，有助于企業(yè)對干部進行全面的考察和了解，從而對其進行選擇。干部人事檔案不僅僅是選拔干部的基礎(chǔ)，也是可以促使干部做好工作的關(guān)鍵因素，有助于促進干部提高工作質(zhì)量與效率。

1.1 發(fā)揮干部檔案的歷史作用

干部檔案反映了個人的工作情況，有助于企業(yè)做好干部工作。在實際工作中，干部們經(jīng)常會遇到年紀、學歷、工齡、待遇等方面的問題，這些問題較為棘手，因此，檔案管理部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，以檔案作用基準，以歷史檔案為依據(jù)，根據(jù)相關(guān)的政策，認真的與實際情況進行核對，從而及時為相關(guān)部門提供準確的信息，為解決問題提供資料。

1.2 發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用

在對干部進行選拔和聘用時，首先要對干部有一定的了解，因此，就可以通過干部檔案來對干部進行客觀明確的了解。檔案管理部門必須要及時的對干部信息進行更新維護，從而保證部門內(nèi)所有的信息都是真實可靠的，并為相關(guān)部門主動提供其所需要的各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供參考意見。同時，檔案管理部門可以采用先進的計算機技術(shù)，對檔案進行綜合的分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)的資料，幫助其掌握干部隊伍的整體情況。必要時可以主動的為相關(guān)部門提供人才，將傳統(tǒng)單一的資料庫轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔臁?/p>

1.3 發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用

在日常生活中，干部檔案所具有的服務(wù)功能可以為干部個人提供一系列的憑證，比如干部的任職憑證、社會關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、黨團關(guān)系憑證、工作變動憑證、學歷層次憑證等等，為干部升職和工作晉升提供依據(jù)。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題

2.1 有關(guān)方面對人事檔案重要性的認識程度不夠

檔案管理部門和工作人員對檔案管理工作的重要程度認識還不夠全面。僅僅將檔案管理工作認為是一種紙質(zhì)資料的整理工作，只要將材料保存好，不丟失，便算是很好的完成了工作。這種思想導(dǎo)致檔案工作過于被動，降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率。除此之外，由于干部本人對檔案不夠重視，認為自身沒有晉升的資格，或者對檔案的作用不是十分明了，在填寫檔案時，出現(xiàn)錯填或者漏填的現(xiàn)象，忽視了檔案所具有的法律效用。

2.2 干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低

人事檔案管理工作的專業(yè)性較強，還具有一定的保密要求，看似十分簡單，卻對檔案管理人員的素質(zhì)有很高的要求。一個優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有較高的政治覺悟和責任心，還要有一定的工作經(jīng)驗，且必須要具有優(yōu)秀的判斷能力和甄別能力。然而，我國許多單位的檔案管理人員都是臨時工作人員或者是兼任工作人員，也很少有企業(yè)按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定來配備專業(yè)的科室和設(shè)備，許多企業(yè)將檔案隨意的堆放在倉庫。檔案管理人員的年齡兩級分化十分嚴重，許多工作人員不具有專業(yè)的檔案管理知識，在上崗之后，也沒有接受公司的組織培訓，或者公司沒有進行組織，管理檔案僅僅只是將相關(guān)檔案進行整理裝訂，而沒有對干部的信息進行甑別、審核。

2.3 檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高

2.3.1 檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致

干部檔案中最重要的內(nèi)容就是“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡、工齡和黨齡，學歷、工作經(jīng)歷和干部身份。然而在實際填寫時經(jīng)常會出現(xiàn)不按要求填寫或者填寫錯誤的情況，比如就填寫出生年月來說，有人填寫陽歷，有人填寫陰歷，這就給檔案的審核和信息確認帶來了困難。

2.3.2 檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象

近幾年屢屢出現(xiàn)干部人事檔案造假的現(xiàn)象，干部檔案的真實性逐漸成為人們關(guān)注的重點。有些干部由于入團、招工或者參軍年齡不夠而將年齡改大，有些干部為了延長任期而將年齡改小，學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入公司檔案之中，還有些人從企業(yè)調(diào)到事業(yè)單位再調(diào)到機關(guān)，從而解決編制問題。由于檔案造假的違規(guī)成本較低，被發(fā)現(xiàn)所受到的懲罰較小，且不會影響前途，同時因為檔案管理缺乏糾錯機制，缺乏制度化、標準化的監(jiān)管流程，導(dǎo)致我國各類檔案造假現(xiàn)象層出不窮。

3 解決干部人事檔案管理問題的對策建議

3.1 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平

3.1.1 成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位

人事檔案管理工作具有專業(yè)性以及保密性，因此，企業(yè)要設(shè)立一個檔案管理中心，將所有檔案進行集中管理，配備專業(yè)的檔案管理室、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置專門的職位，將檔案分類落實到專職管理人員身上，專職管理人員對自身復(fù)雜的檔案進行日常的管理和更新以及信息的錄入工作。在對檔案管理人員進行選擇時，要盡可能的選擇整治覺悟較高的、工作嚴謹?shù)摹⒕哂胸熑涡牡娜藛T，最好所選擇的人員從事過檔案管理工作，除此之外，企業(yè)還要聘請專業(yè)的人員對企業(yè)檔案管理員工進行培訓，從而保證檔案管理隊伍的高素質(zhì)、高水平。

3.1.2 嚴把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時收集、歸檔

在企業(yè)員工檔案入口的管理中，要嚴格的對新收集到的人事檔案和資料進行審核，按照規(guī)定的要求對檔案進行管理，并將需要補充的檔案及時的通知到干部個人，在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案補充完整，否則以不予歸檔進行懲處。除此之外，還要制定詳細的填寫說明并制定填寫模板來對規(guī)范資料的填寫，強調(diào)資料入檔的重要程度，以引起各部門干部的重視。審查合格的檔案資料要及時的進行整理歸納，防止由于時間太久而導(dǎo)致資料積壓遺失。做好信息的錄入工作，為企業(yè)提供最為真實可靠的職員信息。

3.1.3 建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢

檔案管理部門在與干部進行溝通時發(fā)現(xiàn)，有一些干部不愿意配合原始資料的調(diào)查或者對材料進行補充，這些干部一方面是怕麻煩，一方面是覺得檔案資料并不是十分重要，缺失也沒有關(guān)系。因此，企業(yè)檔案管理部門要加強對檔案重要性的宣傳，建立一個良好的溝通渠道，做好檔案的保密工作，說服干部配合對檔案進行修改。除此之外，要加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門的溝通，保證檔案資料可以收集齊全并及時歸檔。

3.2 提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)

3.2.1 做好檔案管理信息化前期準備

建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)是紙質(zhì)檔案的整體。我國人事檔案管理要求要對檔案進行二級分類。所推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也要在檔案二級分類的基礎(chǔ)上開展。

3.2.2 著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫

我國引入了許多新型的信息管理軟件，有效的促進了檔案管理工作的開展。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)按照企業(yè)的實際需求，購買合適的軟件系統(tǒng)，加強檔案管理人員的培訓工作，使其可以對檔案數(shù)據(jù)庫進行熟練的掌握和使用。

3.2.3 加強人事檔案信息動態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價值

企業(yè)檔案管理部門要制定規(guī)范的檔案管理流程，及時的對收集到的檔案進行分類、掃描以及錄入工作，及時的對檔案進行更新，提高檔案管理的工作效率。對于上級需要的信息和數(shù)據(jù)，要加快整理并進行上報。

3.2.4 嚴格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)

檔案管理人員在進行檔案管理工作時，必須要嚴格遵守檔案管理的相關(guān)政策，按照規(guī)定和要求進行工作，對檔案資料進行分類并運用計算機的加密功能對不同級別的檔案進行加密，做好相應(yīng)的防病毒工作，做好電子檔案的維護和備份工作，保證檔案資料不受損壞和篡改。

4 總結(jié)

對企業(yè)檔案管理工作進行改革，有利于為檔案管理工作注入活力，促進檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作更加的科學客觀。積極的對檔案管理模式進行探索，并建立干部人事管理工作的長效機制，可以有效促進人事檔案管理工作的發(fā)展。

[1]顧瑋璞.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理，2016（6）：54～55.

[2]李雪海.做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科學，2016，7（13）：22～23.

[3]陳瑋.關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考[J].科學導(dǎo)報，2015（9）：16～17.

G275.9

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1004-7344（2016）27-0010-02

2016-9-2

任珊（1989-），女，助理，本科，主要從事文書檔案、干部檔案管理工作。