民生檔案建設和管理存在問題探析

王旭月 （云南省文山州人力資源和社會保障局 663000）

民生檔案建設和管理存在問題探析

王旭月 （云南省文山州人力資源和社會保障局 663000）

隨著社會的發展，人們也越來越重視民生問題，而民生檔案和我們的生活有密切的聯系，只有不斷加強民生檔案的相關工作，才能更好地服務于民生。本文從民生檔案的涵義出發，簡單論述了民生檔案的特點及民生檔案在建設和管理上存在的問題，對如何解決民生檔案建設和管理中存在的問題進行了進一步的探討。

民生檔案；建設；管理

民生問題一直以來都是人們最關心的問題，民生檔案主要記載了民生民情，和人們的生活有著密切聯系。加強民生檔案的相關工作，能讓其更好的服務于民生，對于促進社會和諧有著非常重要的作用。現階段，檔案工作的重點都集中在了民生檔案的建設和管理工作上，但是這項工作的開展時間比較短，里面仍有很多問題需要去解決。

一、民生檔案的涵義

民生檔案是直接和人民利益相關的檔案，它是由機關或社會組織與個人形成的，涉及的領域很廣，像教育、醫療、食品安全、勞動就業等等。它包括民生類的14種檔案和兩批與人有關的檔案。雖然人們對民生的概念很熟悉，但是對民生檔案還是比較陌生的。檔案工作的實踐，使領導對民生檔案非常認可，人民群眾也十分歡迎，之所以會提出民生檔案，是希望通過它來對新時期檔案工作的政治方向有一個準確的表達，通過它可以緊密聯系群眾，使它成為一個民生工程，可以直接加入到社會建設中來，服務于人民1。

二、民生檔案的特點

（一）泛指性

涉及到民生的問題有很多，形成的主體不同，表達出來的檔案信息的內容也會不同，比較多元化；此外，民生檔案有很強的專業性，它包括所有跟群眾利益相關的信息。

（二）廣泛性

民生檔案涉及的層面很廣，包括單位、人員、人數等。現階段，一些民生政策的逐漸深入，像教育、社保、醫療、婚姻等，再加上社會保障體制的逐漸完善，我們每一位公民，都和民生檔案或多或少的有聯系，而且我們的民生檔案也可能隨時會形成。

（三）動態性

不管是在形成、管理還是在利用過程中，民生檔案都是在不斷變化的。在辦理相關的民生工作時，每個人的情況不一樣，所形成的檔案也會有所差異。民生檔案之所以有動態性，是因為它由相關的民生工作的動態決定。

（四）人本性

個體的人組成了民生檔案最基本的單位，人是它的基本對象，每一個人都有和他相對應的檔案，它記載了每個人參與社會事務的過程，人民群眾可以利用它來維護自己的合法權益，它和每個人的切身利益息息相關，最顯著的特點就是以人為本2。

三、民生檔案建設和管理存在的問題

（一）沒有統一、準確的范疇界定

民生問題涉及的領域很廣，但什么是民生檔案的范疇，它又包括了哪些內容？對于這些問題，目前都還沒有達成一致共識，民生檔案這塊，暫時還沒有十分準確和統一的界定。不同的人把民生檔案分成不同的方面，雖然都有道理，但也都存在一些問題，有的沒有把民生檔案的內容全都包含進去，有的把民生檔案的外延無限擴大。就是因為民生檔案目前沒有統一和準確的界定，才使其在建設方面經常容易混亂。

（二）沒有統一的標準和規范

涉及民生檔案的部門有很多，有的部門根據他們管理的檔案特征，制定出相應的規范標準，但并非所有涉及到的部門都制定了自己部門的標準規范。很多的管理規范都是由各部門自行制定，欠缺對檔案專業性的考慮。所以，對民生檔案的制度建設比較關鍵的是要制定出比較可行的、有一定科學性的管理規范，這樣才對檔案管理部門的監督指導工作有幫助。

（三）管理權限過于分散

由于涉及民生問題的領域很多，導致民生檔案被保存在各個部門，使它的管理權限太過分散，主要表現如下：1.不同的部門管理著不同種類的檔案，像人事部門保存著人事檔案，社保部門保存著社保檔案，房管部門保存著房產檔案。其中改制企業職工檔案最為分散，它涉及很多部門，很多都不明白自己的檔案要在哪里找。2.就算檔案是由同一部門管理，也會被分配到每個科室，由每個科室保存，而不是統一的集中進行管理。這些不僅對民眾查詢檔案有一定的影響，也對民生檔案的建設有影響。

（四）管理水平有待提高

現階段，有些單位和部門還沒有意識到民生檔案的意義，不太重視這項工作，建設也比較落后，服務意識比較薄弱。有的是沒有規范整理民生檔案，把它們都零散保存；有的是沒有及時把民生檔案歸檔，還有的對檔案的保管不太重視，存在一定的隱患。每個單位對民生檔案的管理水平不同，都存在一些問題，只有把這些問題解決好，才能更好的服務民眾3。

四、如何解決民生檔案建設和管理存在的問題

（一）對民生檔案的范疇進行界定

民生檔案涉及的領域比較廣，只有清楚了什么是民生檔案的范疇，它包括哪些內容，才能給民生檔案的建設提供依據。社會在不斷發展，民生檔案的內涵也在變，雖然從理論上不能準確定義它的范疇，但可以界定的相對準確，主要涵蓋它的內容和領域就可以。目前這樣界定，民生檔案是直接和人民利益相關的檔案，它是由機關或社會組織與個人形成的，涉及的領域很廣，像教育、醫療、食品安全、勞動就業等等。

（二）制定統一的標準和規范

只要立法才能規范標準的建設和管理民生檔案，才能在服務于民眾時有法可依，在法律的角度來確保管理檔案工作的有序進行。由于民生檔案比較復雜，民眾和檔案管理人員也沒有很強的法律意識，所以需要很長的一段時間來進行檔案管理的法制建設。在立法的時候，要把民眾的需要作為出發點，積極采納民眾的意見，無論從哪個方面都要把立法的公共性體現出來。

（三）集中對民生檔案進行管理

現階段，民生檔案在管理上存在的主要問題是管理權比較分散，不集中。要想把這個問題解決掉，就要把民生檔案的管理體制理順，把管理部門的權利和責任進一步明確。要想把民生檔案的管理體制理順，就要立法。只有立法，才能明確各主管部門他們各自的權利和責任，理順民生檔案的管理體制，集中對民生檔案進行管理。

（四）提高對民生檔案的管理水平

提高對民生檔案的管理水平，必須整合各個部門分散的檔案資源，建立完善的資源體系，給民眾提供全方位的服務。信息整合是對民生檔案比較有效的整合方式，可以達到資源共享，通過網絡，可以建立一個民生檔案的網絡系統，方便民眾查詢4。

綜上所述，民生問題和民眾息息相關，民生檔案涉及的領域很廣泛，使其有一定的廣泛性、人本性和動態性。但是它在建設和管理上存在一些問題，比如，沒有統一、準確的范疇界定、沒有統一的標準和規范、管理權限過于分散、管理水平有待提高等。要想把這些問題解決，就要界定統一、準確的范疇、制定統一的管理規范、集中對民生檔案進行管理、提高民生檔案的管理水平等等。這樣才能真正的服務于人民群眾。

注釋：

1.丁越飛.加強民生檔案建設的若干問題研究[J].浙江檔案，2015，06：22-25.

2.陳玉萍.談民生檔案特點及管理體系建設[J].北京檔案，2012，11：39-40.

3.陸慶華.民生檔案建設和管理存在問題探析[J].池州學院學報，2012，06：84-86.

4.徐紅.民生檔案建設和管理問題探究[J].廣東科技，2013，16：32-33.

王旭月，本科，職稱：檔案管理，中級，主要研究方向：職工醫保檔案管理。