基于“互聯網+”時代背景下的檔案管理分析

姚艷

（湖南省地質礦產勘查開發局407隊 湖南懷化 418000）

基于“互聯網+”時代背景下的檔案管理分析

姚艷

（湖南省地質礦產勘查開發局407隊 湖南懷化 418000）

隨著互聯網+時代的到來，信息技術的發展使得數據以幾何級速度迅猛增長，大數據已經成為國家的基礎性戰略性資源，對各行業都產生了重要影響。當信息化遇上互聯網+，使得檔案管理面臨大數據時代的挑戰機遇，更使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享了，而是提出了檔案實施立體化管理、充分發揮檔案價值的更高要求。本文主要闡述了基于“互聯網+”時代背景下的檔案管理存在的問題和發展對策。

互聯網+；檔案；管理；信息化

引言

伴隨著電子文件的廣泛運用，實體檔案正在向虛擬檔案轉變，互聯網+時代的到來，使檔案工作面臨前所未有的機遇與挑戰。近年來，檔案管理工作逐步向自動化、信息化、網絡化轉變，該轉變能夠把檔案管理嵌入到企業人、財、物管理的方方面面，集中管理、科學整合檔案資源，突破時空限制，最大限度地共享資源。

1 “互聯網+”的發展背景

“互聯網+”指的是進行互聯網化組織構建，對互聯網工具進行創造性的使用，從而促進企業和產業進行更加有效的商務活動。“互聯網+”就是將互聯網作為工具，信息流通與共享程度更高，創造性地將互聯網與傳統企業、產業相融合，生產經營活動更高效，提供更精準、個性化、人性化的服務的一種經濟活動形態。互聯網+檔案意味整個檔案事業發展水平的一種提升。檔案管理從本質上說是一種信息管理，互聯網時代歸根到底是一個信息時代，檔案事業的發展更應該感到如魚得水，而不是躡手躡腳。互聯網+檔案會產生一個什么樣的狀態呢？也許是一個龐大的數據庫、信息中心，通過對信息孤島的連接，全國乃至全世界公開檔案信息的共享與融合，使公眾對檔案信息的獲取更便捷，所獲取信息的壁壘最大程度減少甚至減為零，這也許是檔案事業發展的一個新方向、新可能。

2 檔案管理存在的問題

“互聯網+”戰略是利用互聯網的平臺，利用信息通信技術，把互聯網和包括傳統行業在內的各行各業結合起來，在新的領域創造一種新的生態。根據我們的調查數據顯示，企業檔案管理工作中仍存在很多問題：

2.1 對檔案的重視程度不夠

相當一部分人員包括領導對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

2.2 管理力量薄弱，手段落后

大部分人員沒有經過專業培訓，對檔案的重要性、材料的收集、整理、等業務不太了解，意識淡薄。而且大多數人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案柜，或電子存檔，沒有及時整理，造成一些歸檔的材料不夠真實和準確，查閱起來非常困難。

2.3 缺乏對非結構化文件的管理

相關調查數據顯示企業被有效管理的數據只有20%，也就是我們通常所說的結構化數據，這些數據基本都存儲在各大應用系統中。另外80%的數據是被忽視的，這些數據也就是我們日常接觸和產生的最多的數據也稱之為非結構化數據：如office、word文檔、電子郵件、合同，單據、人事檔案等等。公共免費云網盤服務無法滿足企業辦公需求、協同辦公能力差，文件安全無法保障。當企業開始認識到有效管理這些非結構化文件的重要性時，通會發現缺乏一個有效的軟件對其進行管理。

3 在“互聯網+”背景下，對檔案工作的新思考

3.1 轉變觀念，創新思維

檔案工作者應培養互聯網網絡思維，特別是移動網絡思維，善于將自身工作與網絡結合來開展工作。在互聯網背景下，檔案機構積極應對新形勢，利用網站、微博、微信公眾平臺等方式開展檔案服務，利用網絡開展遠程的業務指導、教育培訓、經驗交流、學術交流等。利用網絡組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍。

3.2 加強數字化建設，進行數字資源整合

3.2.1 “指尖上的檔案館”

隨著移動互聯技術的快速發展，以及各類網絡終端、手機APP技術的快速應用，越來越多的生活服務功能通過“指尖觸碰”便可以完成，這給傳統互聯網以及電腦PC客戶端帶來了巨大的沖擊與挑戰。但這樣一種發展現狀，對于數字檔案管理卻意味著更大的發展機遇。“互聯網+”思維下的智慧檔案建設完全可以朝著現階段其他手機終端的發展模式，實現“指尖上的檔案館”，實現移動辦公、即時服務。①推進“指尖上的檔案館”就要轉變傳統檔案使用過程中“必須到檔案館”這樣的一種需求心理。只有以開放的心態積極開啟互聯網思維，擺脫固有思維觀念的束縛，“互聯網+”思維下的智慧檔案館建設才具有意義。②移動APP客戶端的界面設計要秉承簡潔、功能齊備、跨平臺等原則，保證社會民眾在有檔案使用的相關需求時，能夠通過移動終端實現對于檔案借閱、預約查詢、自助查詢的需要。

3.2.2 云端檔案

所謂的云端檔案是指基于云端計算而生成的檔案網絡，即在現有的技術條件下，通過將各地既有的數字檔案或檔案業務統一部署在“云端”，利用虛擬技術來分配云端存儲空間，展開“云服務”。相對于傳統的檔案管理，其不僅有助于全面提升檔案管理業務的工作速率，還能縮減其原有過程中所需的軟硬件設施投入經費。同時通過云端服務，還可以將位于不同地區、擁有不同屬性的檔案管理機構其內部的檔案信息進行徹底整合與共享，推進信息一體化和場館一體化建設，形成檔案管理發展的大格局，推行一站式、全方位、立體化的檔案查詢管理服務。

3.2.3 基于大數字技術的檔案利用開發

智慧檔案的生成基礎在于對多樣數據的分析和利用，大數據時代，檔案管理需要充分實現從大量的數據信息當中挖掘潛在的內容資料，并通過相應的分析、識別，來完成對于多樣化信息的處理和總結，而這也是對所謂大數據技術最為直接的詮釋。但要想充分完成同時代背景下檔案的開發和利用還需要從以下三個方面來展開措施：

①檔案管理部門應該從能關系到普通民眾日常生活以及民生方面的內容，作為數據檔案信息挖掘的出發點和落腳點，以服務于普通群眾為重要的參考標準；②檔案數據模型需通過對結構化和非結構化內容進行篩選與轉換，從而實現對于檔案數據化模型的基本構建；③為了使優化后的檔案數據模型更好地發揮其在檔案管理服務進程中的作用，相關檔案管理機構應提供一定的黨政服務和技術支持，并在產生一定信息關聯性和開發價值的視角下對未來發展前景做出重要預期。

3.3 建立用戶思維，做好檔案服務，實現高效查詢利用

在建立“互聯網+檔案”模式中，檔案機構應建立用戶思維、產品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題。互聯網+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業的發展。在2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區）檔案局（館）正式推行“智慧檔案”，實現異地查詢、跨館服務，群眾可到就近綜合檔案館進行檔案查詢。此外，基于互聯網的開放系統可以為檔案服務評價提供新的方法。從大數據中獲取檔案服務評價信息，促進檔案機構服務質量的提升，如根據積累的數據，提前填寫好一些基本數據，提高公眾獲得服務的效率。把檔案機構的服務對象進行細化，從而有針對性地提供服務。

3.4 做好互聯網下檔案信息安全防范

在“互聯網+檔案”的模式下，檔案利用的便利與檔案泄密是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者身份認證及權限設置是關鍵，只有對檔案利用者身份核實并將權限準確分類，才能保證檔案信息安全性。筆者設想，隨著檔案信息資源平臺的建設，平臺可與公民身份證系統嵌合，這樣可以達到對檔案資源的實名查詢，同時根據身份信息對其應用權限進行分類。

4 案例分析

4.1 案例1

四川長虹電子控股集團有限公司投入專項資金，開發了一套檔案信息化管理系統，完成了庫存檔案文件數字化掃描、上傳、壓縮共計1700項，為長虹在全球各子公司的生產、科研、建設和管理提供全面的數據服務，辦公效率提高了50%。四川省宜賓五糧液集團有限公司將1998年公司成立以來的所有文件均進行了數字化，建立了覆蓋集團本部及下屬子公司的檔案管控一體化平臺，實現了計算機檔案目錄及原文、實物影像的系統查詢。國網四川省電力公司2007年率先在國家電網公司系統建立起統一的檔案信息管理平臺。

4.2 案例2

2015年蕪湖市工商部門啟動了企業檔案電子化管理工作，將企業紙質檔案重新編排整理，并進行電子化掃描形成電子影像資料保存。2016年4月，掃描工作進入收尾階段，共掃描企業戶數4萬余戶，檔案卷宗20余萬卷，約完成企業檔案總量的90%。據了解，工商企業檔案包括企業股東、出資、章程、變更等登記情況，記錄了企業設立、變更、注銷等全部資料。為方便公眾查閱，市工商局在檔案電子化管理的基礎上，在該局信息中心企業信息查詢窗口安裝了電子查詢系統。企業檔案實現電子化管理，將有效提升我市企業檔案管理水平，更好地為社會公眾提供檔案查詢服務，為“互聯網+政府服務”奠定良好基礎。

5 結語

互聯網的興起，給傳統檔案館帶來巨大的沖擊，同時也帶來了挑戰與機遇。作為一名檔案人，如何抓住“互聯網+”的機遇，尋找“互聯網+檔案”的接口，從而實現檔案管理智庫化、實體檔案館智能化、數字檔案館智慧化，是檔案人今后致力探索的方向和發展目標。提升檔案管理信息化水平，建立有效的文件檔案管理信息系統是前提，為實現高效電子化、統一規范化的檔案管理做出保障。

[1]趙傳玉.論檔案信息化標準體系的構建[J].湖北檔案，2009（Z1）：67～68.

[2]楊紅梅.企業檔案管理的網絡信息化開發利用[J].科技創新導報，2011（22）：23～24.

[3]岳伶陽.淺議電子檔案管理對促進檔案工作信息化建設的作用[J]. China′s Foreign Trade，2010（24）：56～57.

G271

A

1004-7344（2016）20-0019-02

2016-6-16

姚艷（1980-），女，助理政工師，本科，主要從事檔案管理方面工作。