新時期科技檔案管理存在的問題及對策

戴學華

（山東鄒城經濟開發區管委會 山東鄒城 273500）

新時期科技檔案管理存在的問題及對策

戴學華

（山東鄒城經濟開發區管委會 山東鄒城 273500）

科研機構、企事業單位的企業檔案是其在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄。本文就針對科技檔案管理過程中的問題展開了探討。

科技檔案管理；問題；對策

1 前言

科技檔案作為檔案的一大門類，是社會組織在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤、光盤等，是有保存價值的科技文件，對指導科技生產建設起著非常重要的作用。

2 當前科技檔案管理中存在的問題

2.1 科研人員檔案意識不強

部分科研人員歸檔意識薄弱，對檔案重要性認識不足，缺乏歸檔自覺性、主動性，檔案人員不主動催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開會帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對檔案管理者不信任，認為在科研過程中取得的成果屬于私有財產，歸檔后就會成為公有財產，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

2.2 檔案管理人員素質不高

從目前來看，在各單位的檔案管理部門，非檔案專業的人員比例較大，檔案、信息處理復合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現代技術水平偏低，這嚴重阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。這樣一來，即使引進現代化設備，也不能充分發揮設備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質成為制約檔案管理現代化的重要因素。

2.3 檔案管理硬件設施不全

一般而言，檔案庫房應滿足以下條件：配備相應的控制溫濕度的機器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲等手段；做到庫房、閱覽室、辦公室“三分開”。但目前很多單位的檔案硬件達不到標準，有的甚至不具備最基本的通風、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

2.4 檔案管理信息化程度不高

許多科研單位仍以紙質檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細等，真正日?？蒲猩a利用率高的檔案文件還是紙質保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數是非專業人員，日常檔案工作僅僅滿足于收、發、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準的管理狀態，加之日常忙于重復性、事務性的簡單勞動，因此很難抽出時間和精力去研究、改進檔案工作，這與飛速發展的現化化辦公手段形成強烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發展。

3 提高科技檔案管理質量的思路

3.1 要堅持以《檔案法》為依據，建立健全科技檔案的規章制度，實行規范化管理

《檔案法》是開展檔案工作的法律依據，檔案管理部門必須堅持以《檔案法》為核心，包括以《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》等一系列科技檔案工作法規為依據，結合本部門科技生產的實際情況制定更為具體的、具有可操作性的規章制度。從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環節，都應有具體而明確的規定。對嚴格遵守規章制度，科技檔案工作成效顯著者，要給予表彰獎勵；對不按規章制度辦事，科技檔案收集不齊全，歸檔不及時，整理不規范，不積極主動提供利用的，要給予批評教育并限時整改。同時，要從強化基礎工作入手，建立科技檔案的檢索體系，編制實用、系統、多功能、多角度的檔案檢索工具，為全面準確開發利用檔案信息創造條件。

3.2 更新思維和意識，提高科技檔案管理水平

社會的進步和形勢的發展需要檔案部門用科學的思維方式思考問題，用創造性思維、逆向思維等多種思維方式指導科技檔案管理工作。要確立機遇意識、發展意識、競爭意識、溝通合作意識、責任意識、時效意識、終身學習意識、人才資源意識等，以適應當今科技生產和網絡技術的發展。要利用新的縮微復制技術，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，解決空間不足的問題，配備適當的計算機軟硬件設備，實現科技文件的信息化處理。文件數據的歸檔要移交軟盤、光盤或硬盤，或建立域網，實現檔案數據傳遞的網絡化，從時間、空間上為利用者提供方便。

3.3 應用現代技術手段，搞好電子科技文件的歸檔工作

與傳統的紙質文件歸檔相比，電子科技文件的歸檔難度較大，其主要原因是大多數電子科技文件的形成者或由于傳統觀念，誤認為電子科技文件不是檔案而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子科技文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉計算機操作技術的立卷人來說，不像從事傳統紙質文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產生畏難情緒。紙質科技文件是采用人眼可識讀的記錄符號形成的，其載體較為穩定安全；而電子科技文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體且依賴計算機系統才能識別和利用，其載體穩定性差、易損壞。因而，歸檔方式的選擇至關重要。實踐證明，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失，如質量較差的磁盤會影響檔案的可讀性。為防止數據丟失就需制作多份備份盤存檔，這樣一來不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量。為此，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔并利用光盤存貯。

3.4 堅持服務機制創新，主動開發科技檔案信息

目前，科技檔案服務方式一般都停留在以科技檔案閱覽服務、外借服務、制發科技檔案證明服務、科技檔案目錄信息服務等為主的被動服務方式上。隨著形勢的發展，必須在做好原有服務方式的基礎上，開辟更多的新方式，如網絡服務、電話服務等，為社會基層服務。通過建立愛國主義教育基地、拍攝檔案文獻專題片等實現文件與科技檔案的集中管理。在科技檔案中介服務、重大活動專題服務、檔案人力資源開發服務等活動中采取各種靈活方式，由被動服務變為主動服務。

4 結束語

總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責任，同時也離不開單位領導和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協力，提高認識，加強軟硬件建設。此外，我們還要清醒認識到，在今后還會遇到更多的新情況、新問題，需要我們直面問題，努力學習、不斷探索，只有這樣才能更好地適應現代科研單位快速發展對科技檔案的需求，使檔案管理現代化不斷邁上新臺階。

[1]沈麗華.發揮科技檔案信息在科研課題研究中的作用[J].科技檔案，2007（3）.

[2]劉新喻.科技檔案管理信息化發展[J].青海師范大學學報（自然科學版），2010（3）．

G275.3

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1004-7344（2016）17-0022-01

2016-5-23