高校檔案管理規范化的幾點思考

趙林勝

（山東建筑大學 山東濟南 250101）

高校檔案管理規范化的幾點思考

趙林勝

（山東建筑大學 山東濟南 250101）

隨著我國對教育事業越來越高的重視，高校檔案信息量也在信息爆炸情況下愈來愈多，因此，處理好檔案管理是很重要的。隨著教育體制的不斷改革，檔案管理工作中也出現了一些紕漏，會嚴重地影響一個學校的教學質量，需要對此進行改善。本文首先對高校中的檔案管理的重要性做了介紹，其次，針對現階段管理中存在的一些毛病進行了反饋，同時，就筆者個人而言，對高校檔案管理的規范化工作進行了思考。

檔案管理；規范化管理；思考

1 前言

高校檔案管理對高校教育發展有很重大的意義。隨著教育體制的不斷改革，高校教務工作對檔案管理工作提出了更高的要求。改革開放至今，信息量不斷增長，對信息的處理難度也自然而然地升級了。

2 檔案管理工作規范化

規范化檔案管理工作是當下需要解決的問題。檔案管理工作對高校的教務工作起著重要的作用，如下：

（1）高校的檔案為校領導進行決策提供了參照作用。檔案包括各種教學檔案、學生學籍檔案、學校人事檔案、學校科技建設檔案等，這些檔案為領導調查分析和一些計劃的進行提供了依據。規范化的高校檔案管理工作可以實現檔案在檔案室的快速和準確轉移，也間接地提高了領導的工作效率。

（2）高校檔案為教學管理工作提供了依據。高校的教學檔案在教務工作中發揮著重要的作用，依據教學檔案，教務處可以了解全面的、系統的材料，根據這些材料的分析研究，可以指定出符合本校的教學計劃和制度等，且制定出的這些內容都是真實可信、可操作的。這很大程度是都是高校檔案創造的工作效益。

（3）高校檔案為學生和教師提供了一定的學歷材料依據。教務工作中對教師和學生的評價材料都會歸檔，因此，可以為教師的晉升提供依據，同時也可以為學生提供學歷學籍證明，幫助教師和學生解決世紀問題。

3 高校檔案管理工作中現存的一些問題

伴隨教育模式的不斷變化，檔案管理工作中出現了很多漏洞，以下列出了一些：

3.1 高校人員檔案材料不全面

許多高校的人員檔案管理材料沒有明確的歸檔界限和要求，致使很多人員的綜合測評工作所需的材料得不到及時存檔，對以后人員的綜合素質的考察了解不全面，不到位。就本地的高校來說，高校的畢業生和未畢業生的學生檔案在檔案管理工作中占較大的比重，而一般情況下，學生檔案的評價材料卻較少，這跟現今教育體制不符合。

3.2 檔案管理制度不完善

目前，我國已有相關的檔案管理制度，但是，在高校的檔案管理方面，卻沒有統一的、明確的、可參照的管理制度。高校現階段采用的都是傳統的檔案管理模式，沒有統一的規范，因此，在對檔案進行收集整理時就不完整，比較雜亂。總而言之，目前還存在一些高校的檔案管理工作不規范，也沒有統一的形式規范，在檔案轉移過程中，很容易出現問題。

3.3 檔案管理信息化系統不健全

21世紀的今天，各種信息都開始實行軟件信息化管理，由于軟件市場的競爭性，存在一些高校沒有合格的計算機系統或者實用的軟件程序。同時，由于計算機技術的不斷進步發展，對檔案管理工作需要對信息的存儲進行管理，出現了各種存儲方式。信息化系統的不健全無法滿足檔案信息的網絡傳播，自然無法實現檔案信息的共享，這嚴重影響了教務工作的進行。

4 高校檔案管理工作的規范化建議

通過對現階段高校檔案工作中存在的問題的分析，可以看出，規范化檔案管理工作的重要性，因此，要實現高校檔案的規范化管理，提出了以下合理性的建議：

4.1 加強檔案管理工作的基礎建設

高校檔案是高等教育持續發展的基礎，只有依靠強有力的法律制度的保障，才能從根本上解決高校教育事業的發展問題。因此：①需要強化高校各級人員的檔案管理的意識工作，強化檔案的宣傳工作，比如，通過舉辦各種會議、展覽等，向高校教職工人員宣傳國家關于檔案的規章制度和檔案管理工作的重要意義。②要健全本校的檔案管理制度，對檔案管理工作的各個環節的工作嚴格考察，對檔案管理人員的工作嚴格考核監督，定期召開檔案管理工作的會議，對當前工作中存在的問題進行反饋解決。③高校對檔案管理工作的經濟應積極地予以支持，加快檔案室的創辦，提高檔案管理工作的服務能力。

4.2 加強檔案管理中文件歸檔管理

高校檔案管理的通常都是一些文件材料，比如教師的論文發表信息等，這些材料都是對高校各項工作開展的真實的直接的記錄，是學校信息的珍貴財富。它對高校其他工作的管理質量和效率具有考察參照作用。因此，檔案管理工作需要與高校其他一些相關工作結合進行，從而保證檔案材料的及時性和準確性。同時，需要注意的是，這些材料的正確及時歸檔與相關人員有關，需要高校各級人員積極配合檔案管理者的工作。

4.3 豐富檔案材料的內容

高校主要目標就是培養創新型的人才，因此在檔案建設方面，要豐富其內容。比如學生的檔案材料需要完善其在校的各種積極和消極的表現，對學生進行客觀評價，全面反映學生在校期間的發展情況，使得學生檔案材料為就業單位提供參考依據。

4.4 對檔案管理逐步實現信息化的管理

信息量爆炸的時代，高校的檔案成千上萬，若對這些檔案不進行信息化的管理，或者其信息化管理不到位，很可以會導致檔案材料出現丟失混亂的現象。信息化的管理也會是未來檔案管理工作發展的必經之路，因此，高校對檔案管理的信息化管理要全面支持，健全和完善信息化管理系統，確保信息的完整性、真實性和準確性，更有利于其他工作的開展，提高了工作效率和效益。

5 結束語

高校檔案管理工作是高校正常運作的基礎，是需要各級人員和部門協作的工作。通過對現階段高校檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出了對檔案管理工作進行規范化的一些建議，這些建議僅僅是筆者思考到的。高校建設的主要目標就是培養創新型應用人才，是國家未來發展的希望，因此，還需要廣大人員對高校檔案管理工作中的問題積極反饋和建議。

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1004-7344（2016）13-0015-01

2016-4-15