論檔案管理信息化建設存在的問題與對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

論檔案管理信息化建設存在的問題與對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

現代社會是一個信息化的社會，隨著信息化進程的不斷加快，檔案管理信息化建設也取得了較大的發展與進步，檔案管理逐漸實現科技化、智能化與規范化，但是在檔案管理信息化建設的過程中同樣存在著不少的問題，對此，本文首先對檔案管理信息化建設存在的問題進行了分析，并對其對策進行了探討，僅供參考。

檔案管理；信息化建設；問題及對策

1 引言

檔案管理信息化建設，不僅需要對檔案信息化管理標準進行制定并完善，使檔案管理工作的健康有序進行得以保證，而且還需要對檔案管理應用軟件進行研發并推廣，使電子檔案的完整有效以及其規范齊全得以切實地保證。其最終的目的就是使檔案信息資源能夠實現科學的管理與合理的分配，確保檔案資源系統網絡化、標準數字化。檔案管理信息化建設具體包括基礎設施、檔案信息資源、應用系統、標準規范與人才隊伍等建設內容。從本質上來看，檔案管理信息化是管理模式與工作方法的革新與改進，以現代數字信息化方式存儲與轉送，為社會提供便利服務。

2 檔案管理信息化的內容以必要性

2.1 企業檔案管理信息化的內容

所謂檔案管理信息化是指充分利用信息技術對檔案信息資源進行管理，為檔案信息資源管理提供信息化的管理和服務。企業檔案信息管理的內容包括多方面，例如使檔案信息管理朝著網絡化、數字化的方向發展；使企業檔案信息接收、存儲及傳遞的一體化得到實現，針對企業電子檔案進行有效管理和標識，基于電子信息資源標識、查詢等展開標準化建設；利用檔案信息管理來實現對企業檔案信息檔案的共享。

2.2 企業檔案管理信息化的必要性

企業檔案管理信息化的實現，對于現代企業來說是一種必然的趨勢。①加強檔案管理信息化可以使企業檔案管理工作的效率得到有效提升，同時還能減輕檔案管理人員的勞動強度，在檔案管理工作中避免出現文檔存積的問題。②加強檔案管理信息化可以有效補漏文檔，在工作中檔案管理人員只需要對相關檔案進行歸檔，直接利用計算機檢索相關信息，就可以找到檔案管理中存在的問題，以便及時查漏補缺。③加強檔案管理信息化建設，可以有效緩解檔案中供需的矛盾問題，促進檔案信息質量的提升。④現在大量的高科技文件已經被開發和利用，檔案載體也朝著多元化的方向發展，所以，檔案管理方式也面臨著較高的要求，這種情況下傳統檔案管理已經不能滿足社會的發展需求，加強企業檔案管理信息化工作很有必要。

3 檔案管理信息化建設中存在的問題

3.1 對檔案管理信息化的了解不深入

①檔案管理信息化是一種新的檔案管理方式，其管理理念和管理方式都與傳統檔案管理存在一定差別，要想從傳統檔案管理成功過渡到現代化的信息管理，如果檔案管理人員不能正確認識這一轉變，那么檔案管理信息化建設必然會出現阻礙。②檔案管理信息化建設需要投入大量的資金，目前企業中相關人員認為檔案管理信息化建設的必要性不大，這種觀念嚴重影響了檔案管理信息化建設的順利進行。

人的管理與操作在檔案信息化建設中有著至關重要的作用，現階段，從事檔案管理的工作人員中的大部分只能對一些文件進行歸檔以及其他的一些基礎性工作。隨著社會的不斷發展與進步，檔案管理工作的內容與形式均發生了較大的變化，傳統的工作及管理模式已經越來越不能適應現代社會的要求，而且僅僅依靠一點粗淺的檔案管理知識也難以勝任現代的檔案信息工作。①檔案信息化建設需要與目前的網絡技術、計算機技術等相結合，對工作人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理方面的素質，還要具有相應的管理和技術能力，但是目前這種人才非常少。②現階段檔案信息化管理的工作人員在技術能力、管理經驗方面都都有所欠缺，加上人員的穩定性也不足，多數情況下人員剛剛熟悉工作內容，就將其調離崗位，因此，管理人員并不能充分滿足檔案管理的需求。③多數檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識程度不足，不能按照相關要求展開嚴格的管理，這種情況下檔案管理信息化建設的展開受到了一定的阻礙。

3.3 檔案管理信息化技術缺失

在檔案管理信息化建設工作中，技術確實也是一個非常重要的問題。在檔案信息化管理工作中需要用到很多專業技術，然而目前多數檔案人員還未明確相關設備的使用方法，很多情況下設備的功能并不能得到充分發揮。同時，目前在技術指導及管理上也存在嚴重問題，因此很多技術在應用過程中并不能發揮其應有的作用。技術指導的缺乏對檔案管理信息化建設進程產生了嚴重阻礙。

3.4 缺少資金方面的支持

在檔案管理信息化建設過程中需要投入大量的資金，然而目前資金投入不足嚴重影響了檔案管理的信息化建設，目前很多部門缺乏檔案建設資金的來源，利用其他方面經費來支持起到的作用非常小。雖然一些單位有經費，但是遠遠不能使檔案管理信息化建設的要求得到滿足，在設備采購工作中不能將設備配備齊全，檔案管理信息化建設工作受到了嚴重影響。

3.5 管理體系不完善

管理體系不完善是檔案管理信息化建設過程中非常重要的一個問題。①檔案管理信息化建設中沒有建立完善的質量控制體系，檔案管理信息化建設的效果不能得到充分發揮。②檔案管理信息化建設開發利用體系不完善，檔案管理工作不到位，不能對信息進行有效檢索。

4 對策

4.1 加強對檔案管理信息化建設的認識

在檔案管理信息化建設過程中，引導人們認識到檔案管理信息化的重要性非常重要。①應在企業中組織相關人員參加有關檔案管理信息化的培訓，進一步明確檔案管理信息化建設的重要性，促進檔案管理人員管理思想與管理模式的轉變。②企業發展過程中，領導的意志起到了決定性的作用，因此應該不斷強化相關領導人員的責任意識，由領導帶領檔案管理人員展開信息化建設。

小學生加法和減法口算速度的發展趨勢上較為一致，都是隨著年級的增長，口算速度得到提高，并在高年級逐漸趨于穩定．其中，口算廣度為2的加法和減法的口算速度在二~三年級增長幅度最快，口算廣度為3的加法和減法的口算速度在四~五年級增幅最大．因此，二年級和四年級是小學生口算速度發展的關鍵期．

4.2 提高檔案管理人員的管理水平與業務素質

信息化時代帶動檔案管理工作內容也發生了改變，工作領域與服務范圍擴大，服務水平與檔案管理手段提高，這些都給檔案管理人員提出了新的挑戰。當前，各單位檔案管理部門中專業人才普遍缺乏，檔案管理人員隊伍結構不合理。基于此，一方面，各單位應改變檔案工作者現有的知識結構，建立由檔案學專業、相關學科專業、外圍基礎學科專業知識和科學文化知識組成的合理的知識結構，建立復合型檔案管理隊伍，以便在信息化建設中提供最大的人才保障，同時，還要引進各方面的人才，充實檔案管理隊伍，建立多樣化的專業人才，以便應對檔案管理現代化與信息化需求；另一方面，各單位應通過檔案信息化管理的繼續教育與“外包”，調整檔案工作者的知識結構，對他們進行繼續教育，提高他們的操作水平與服務能力，將自身不擅長的、專業化要求很高的相關業務外包給專業公司完成，利用社會資源彌補檔案人員能力的不足，這也有利于專業技術人才缺乏的檔案館獲取最好的、最新的技術，節約人力資源，提高工作效率。

4.3 增設存儲設備，加大對檔案信息資源的硬件建設

在具備了豐富的信息資源之后，還需要有統一、專業的管理設備，以實現檔案部門電腦網絡全覆蓋。同時，信息資源的存儲要舍棄傳統的儲存模式，采取大容量的存儲載體。隨著各單位檔案信息的迅速增加，檔案部門面臨著繁重的工作內容，這在客觀上要求其具備高容量、便捷化的存儲設備，可以通過計算機的磁盤存儲系統、光盤存儲系統、云盤存儲系統等，解決檔案信息存儲難的問題。如此，通過使用高速度、大容量的存儲設備，一方面減少了工作人員的工作量，另一方面也提高了存儲效率。這種規范化、科學化的處理手段能確保信息管理的穩定性與安全性，實現檔案管理的信息傳輸、交換與資源共享。

4.4 制定并完善科學合理的標準規范與管理制度

實現用戶高速便捷獲取檔案信息需求是檔案信息化建設的重要目的，為實現這一目的，很重要的一項工作就是要完成檔案數據庫的信息存儲與資源使用標準化、規范化建設，兼顧國際要求，避免檔案信息資源的重復研發、重復利用等問題，為信息資源共享提供基礎。檔案信息化建設除要有科學合理的管理制度外，還應實現信息的標準化建設，促進檔案事業與檔案信息化建設的健康有序、協調穩步發展。信息化建設的標準規范能提高檔案管理與服務水平，加強檔案管理工作與其他社會工作的交流融合，實現經濟效益與社會效益的雙重目的。檔案管理標準的信息化建設應著重從檔案管理信息化的網絡環境標準化與信息資源標準化入手，制定符合實際的檔案管理信息化的相關標準規范。

5 結語

檔案信息化管理建設需要以上各種軟硬件條件，它不僅僅是檔案管理部門的單獨網絡與基礎設施建設，更要求大環境下配套完善的高速數字化信息與智能化網絡環境的牢固支撐，只有這樣，才有可能形成科學完備的信息化檔案管理體系。

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[3]張 靜．企業文書檔案管理與辦公自動化的結合[J].企業改革與管理，2015（18）．

G270.7

A

1004-7344（2016）13-0026-02

2016-4-20

翁國輝（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。