政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用存在的問(wèn)題與對(duì)策

林前程

（江蘇省生態(tài)環(huán)境監(jiān)控中心 江蘇南京 210036）

政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用存在的問(wèn)題與對(duì)策

林前程

（江蘇省生態(tài)環(huán)境監(jiān)控中心 江蘇南京 210036）

本文從自身參與公辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的全過(guò)程管理（包括項(xiàng)目啟動(dòng)、部署安裝、需求調(diào)研、開(kāi)發(fā)實(shí)施、用戶(hù)培訓(xùn)、上線運(yùn)行、運(yùn)維服務(wù)等）思考，總結(jié)和歸納工作經(jīng)驗(yàn)，提出政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的若干問(wèn)題及解決對(duì)策。

辦公自動(dòng)化；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，我國(guó)各級(jí)政府積極順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)融入發(fā)展潮流，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立與行政管理相適應(yīng)的電子政務(wù)體系，打造優(yōu)質(zhì)高效、規(guī)范透明、廉潔公平的創(chuàng)新型、服務(wù)型政府，取得了積極進(jìn)展。江蘇省信息化水平和服務(wù)能力位居全國(guó)前列，互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)中心、智慧江蘇建設(shè)進(jìn)程正在加快推進(jìn)。省環(huán)保廳作為省政府協(xié)下設(shè)機(jī)關(guān)單位之一，積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，緊跟步伐，建設(shè)安全可靠、功能完善、規(guī)范靈活、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)于進(jìn)一步提高工作效率、調(diào)控能力，更好地實(shí)現(xiàn)“生態(tài)江蘇、智慧環(huán)保”，具有十分重要的意義。

省環(huán)保廳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自2010年運(yùn)行以來(lái)，雖然從一定程度上大大提高了工作效率，但在系統(tǒng)的升級(jí)建設(shè)及使用過(guò)程中，仍然存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、貫徹不通暢、產(chǎn)品適應(yīng)性、工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊等問(wèn)題。

1 建設(shè)與應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

建設(shè)省廳內(nèi)部行政辦公基礎(chǔ)平臺(tái)，最初的建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)跨單位之間的事務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)省廳機(jī)關(guān)、省廳直屬事業(yè)單位、各市縣區(qū)局及有關(guān)單位直接配置使用。但我廳在建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，由于部分先進(jìn)市、縣（區(qū)）獨(dú)立開(kāi)發(fā)本級(jí)系統(tǒng)，對(duì)各自系統(tǒng)分散管理，加上沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致各系統(tǒng)之間缺乏開(kāi)放、共享、接口不統(tǒng)一。從而出現(xiàn)省內(nèi)多套辦公系統(tǒng)，相互之間不兼容的情況。

1.2 貫徹不通暢

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，需要建立和完善各種規(guī)章制度，使工作人員能夠接受和嚴(yán)格按照規(guī)定使用，才能保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。目前，考慮安全問(wèn)題，我廳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)部署在專(zhuān)用內(nèi)網(wǎng)，在使用過(guò)程中存在人員不及時(shí)登錄內(nèi)網(wǎng)打開(kāi)系統(tǒng)處理每日相關(guān)工作，導(dǎo)致大量的公文堆積在某個(gè)節(jié)點(diǎn)無(wú)法正常流轉(zhuǎn)下去，直接影響了系統(tǒng)使用的效率和質(zhì)量。

1.3 政府與企業(yè)適應(yīng)性的差異

考慮到產(chǎn)品化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、運(yùn)轉(zhuǎn)效率高、功能齊全等優(yōu)勢(shì)，我廳升級(jí)辦公自動(dòng)化軟件選用了產(chǎn)品化系統(tǒng)。但實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)政府與企業(yè)的適應(yīng)性有很大的差異。主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：①兩者間信息化接受程度的區(qū)別，因?yàn)椴煌墓芾砟Ｊ剑髽I(yè)對(duì)信息化理念比較先進(jìn)，容易適應(yīng)新事物，新理念，而政府部門(mén)相對(duì)滯后；②兩者間文化的區(qū)別，如升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)品里自帶的一些“集團(tuán)”、“協(xié)同”等用語(yǔ)適用于企業(yè)，但在政府機(jī)關(guān)卻不合適。所以針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，建設(shè)系統(tǒng)時(shí)也需進(jìn)行不同程度的修改。

1.4 產(chǎn)品化系統(tǒng)與定制化系統(tǒng)的差異

在建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)楫a(chǎn)品化系統(tǒng)的組織架構(gòu)與應(yīng)用的強(qiáng)結(jié)合型，加上政府機(jī)關(guān)涉及個(gè)性化需求比較多，所以存在個(gè)性化不足，與機(jī)關(guān)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)界面簡(jiǎn)潔、易操作的需求不貼切等問(wèn)題，從而導(dǎo)致大量的開(kāi)發(fā)工作，致使開(kāi)發(fā)的速度、質(zhì)量無(wú)法滿足需求的現(xiàn)象層出不窮，不僅失去了產(chǎn)品化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)使原本比較成熟的系統(tǒng)被開(kāi)發(fā)成“四不像”或“癱瘓”狀態(tài)。而定制化的系統(tǒng)雖然可根據(jù)用戶(hù)需求進(jìn)行個(gè)性化定制，但在系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運(yùn)行效率上存在一定的問(wèn)題。

1.5 培訓(xùn)效果不明顯

根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度安排，系統(tǒng)預(yù)上線及正式上線階段，分別以分期分組方式組織全廳人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的集中培訓(xùn)，為進(jìn)一步熟練應(yīng)用軟件，掌握公文操作步驟，多次分別對(duì)廳系統(tǒng)各直屬單位人員進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)。雖然經(jīng)過(guò)多次培訓(xùn)指導(dǎo)，但在后期的運(yùn)行使用過(guò)程中，仍然存在不清楚發(fā)文操作步驟、不清楚如何辦理公文的現(xiàn)象。

2 解決對(duì)策

2.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃

若要實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)省廳機(jī)關(guān)、省廳直屬事業(yè)單位、各市縣區(qū)局及有關(guān)單位直接配置使用的目標(biāo)，在系統(tǒng)建設(shè)的準(zhǔn)備階段，需要結(jié)合省、市、縣三級(jí)機(jī)關(guān)信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀，制定一整套的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸規(guī)范、系統(tǒng)接口規(guī)范、管理制度等，這樣才能保證整個(gè)系統(tǒng)有序、高效的運(yùn)行。

2.2 轉(zhuǎn)變思想觀念

政府機(jī)關(guān)應(yīng)順序時(shí)代發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)必然性，不論是政府領(lǐng)導(dǎo)還是政府機(jī)關(guān)工作人員都要盡快適應(yīng)新的工作方式，由不習(xí)慣到習(xí)慣，進(jìn)而從習(xí)慣到熟練掌握和運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，自上而下地轉(zhuǎn)變觀念，推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

2.3 明確業(yè)務(wù)需求

明確系統(tǒng)建設(shè)牽頭部門(mén)，明確公文流程，確定收發(fā)文流程中各節(jié)點(diǎn)的功能需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不同于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)面向的范圍廣、人員多，無(wú)法滿足每個(gè)人的需求，只能以大局為重，避免一個(gè)需求出現(xiàn)多個(gè)不同意見(jiàn)的情況，避免出現(xiàn)因個(gè)人審美或者操作習(xí)慣等意見(jiàn)而需要修改的情況。否則給開(kāi)發(fā)帶來(lái)大量的工作難度，從而影響系統(tǒng)的使用，降低系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

2.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

為順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需要，政府機(jī)關(guān)所有人員應(yīng)加強(qiáng)重視系統(tǒng)培訓(xùn)以提高業(yè)務(wù)水平，在技術(shù)人員的培訓(xùn)指導(dǎo)下，學(xué)會(huì)并熟練操作電腦，熟悉廳公文流轉(zhuǎn)過(guò)程，熟練掌握收發(fā)文各節(jié)點(diǎn)的辦理操作步驟及公文的流程追蹤、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)等功能。為確保工作人員人人會(huì)用，必要時(shí)采取切實(shí)可行的措施對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)考核工作，達(dá)到以高效的工作方式來(lái)提高工作效率的效果。

2.5 系統(tǒng)接口要面向多元化

為實(shí)現(xiàn)無(wú)縫底層對(duì)接，以及與第三方系統(tǒng)的整合，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)與廳1831系統(tǒng)、廳門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、公文交換系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等現(xiàn)有系統(tǒng)的對(duì)接整合及單點(diǎn)登錄，所以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需具備可開(kāi)放且多元化的開(kāi)發(fā)接口，以便適應(yīng)不同的辦公需求，使辦公更為便捷。

[1]楊仲年.淺談辦公自動(dòng)化管理中存在的問(wèn)題和解決的對(duì)策．辦公室業(yè)務(wù).

[2]萬(wàn)彩娟.辦公自動(dòng)化條件下文件的流轉(zhuǎn)及其控制，辦公室業(yè)務(wù).

[3]張艷．淺談縣現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)應(yīng)解決辦法．探索爭(zhēng)鳴，2014，8（中）．

[4]黃曉薇.淺議政府機(jī)關(guān)的辦公自動(dòng)化策略，科技資訊，2011：28.

TP311.5

A

1004-7344（2016）17-0227-01

2016-6-1

林前程（1981-），女，江蘇連云港人，工程師，學(xué)士，曾從事環(huán)境監(jiān)測(cè)與管理工作，現(xiàn)主要從事環(huán)境信息化建設(shè)方面工作。