淺談食品藥品檢驗報告書歸檔管理工作

朱杰

摘要：市食品藥品檢驗檢測中心主要承擔省市食品、藥品、保健食品、化妝品、醫療器械、藥包材的質量檢驗、質量仲裁、鑒定檢測等檢驗檢測；承擔上級監管部門、食品藥品檢驗檢測機構、市政府交辦的食品藥品檢驗檢測及相關工作任務，并通過檢驗出具具有法律效力的檢驗報告書，為食品藥品監管起到技術支撐作用。

關鍵詞：食品藥品；檢驗中心；檔案管理

中圖分類號：F407.82 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-0000-01

一、食品藥品檢驗報告書的作用

檢驗報告書是食品藥品檢驗機構在開展檢驗工作的過程中形成的對檢驗品的技術鑒定成果，記載了檢驗過程中的檢驗環節，是經過系統整理需立卷保管的文字資料。檢驗報告書是抽驗檢品質量是否合格的法定依據，是食品藥品監管部門實施行政許可和行政處罰的重要依據之一；對于生產經營企業來說，關系到生產經營企業的利益和聲譽，甚至關系到其生存。

食品藥品檢驗機構的檔案類別繁雜，而檢驗報告書是食品藥品檢驗中心的主要工作成果，所以檢驗報告書檔案的庫存量遠遠大于其他檔案的庫存量。黨的十八大以來，國家對食品藥品監管機構進行了改革，相應的食品藥品檢驗機構也進行了整合。完成整合后，食品藥品檢驗部門報告書的數量激增，所以做好檢驗報告書的檔案管理工作并發揮其利用價值既是食品藥品檢驗機構一項重要的管理工作，也是食品藥品檢驗機構面臨的一項挑戰。

二、食品藥品檢驗報告書歸檔存在的問題不足

目前檢驗報告書存檔工作存在問題主要體現在：1.檢驗報告書管理不夠完善。作為專業性比較強的事業單位，在檔案人員配置、檔案硬件、軟件配置等方面相對薄弱，造成檢驗報告書的歸檔工作落實不到位；一般文書檔案交于綜合科的檔案管理人員，而檢驗報告書檔案要么分布在各個科室，要么就存放于業務科。不管是在檢驗科室還是業務科室，一般沒有實行集中管理，而臨時管理人員不具備檔案管理方面的專業知識，不能實現檢驗報告書檔案的有效管理；2.歸檔制度不夠健全。因欠缺專業的檔案管理知識，歸檔制度不完善不統一，歸檔原則不夠強，有一定隨意性，降低了檔案本身的價值；3.檔案管理人員專業性欠缺。受人員、編制等現實條件的制約，一般的企事業單位沒有專設檔案管理人員的崗位。管理檔案的人員往往是兼職人員，而且大部分所學專業也不是檔案管理專業。檔案管理人員不具備專業知識，檔案管理意識不強，不同程度地影響了報告書歸檔的質量。

三、食品藥品檢驗報告書歸檔的建議

1.報告書規范是做好歸檔工作的前提條件。報告書的書寫隨意性比較大，經過多年的總結，現在的報告書的書寫有一定的規范要求，這對于做好歸檔提供了一個良好的開端。報告書的重要價值，決定了報告書的地位。首先報告書要確保有效性，一份有效的報告書才能真正發揮其作用，其次報告書書寫要規范，報告書完整規范，能夠提升報告書的利用價值。對檢驗報告書進行歸檔管理，前提這必須是有效規范的報告書，在以后的工作中才能發揮歷史資料的作用，實現一定參考價值。

2.依法歸檔是做好歸檔工作的根本。國家提倡依法治國，在工作中，具體到檔案工作中一樣講究依法治檔。“法”大到國家的法律，比如說保密的義務，如果因為檔案管理人員泄密造成重大影響，就要受到相應的法律制裁。“法”小到單位內部檔案管理制度，現有的檔案管理制度主要有檔案工作崗位責任制、文件、材料收集歸檔制度 、檔案鑒定制度、檔案借閱管理制度 、檔案保密管理制度 、檔案復制制度、檔案統計制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度等。要建立適合本單位的制度，嚴格按照制度管理檢驗報告書檔案，制度是管理檔案的依據，既能讓我們盡快熟悉檔案工作，也能減少檔案管理方面的錯誤。

3.領導重視是做好歸檔工作的保障。首先領導重視在無形中起著引導作用，從而引導全體職工對檔案工作的態度，重視的結果就是在日常工作中加強對檢驗報告書的管理。其次因為領導重視，為人員、軟件、硬件設施的投入增加了籌碼，從而為做好檢驗報告書的歸檔工作提供了現實條件。

4.明確責任是做好歸檔工作的手段。首先要明確報告書統歸綜合科管理。報告書管理比較分散，造成報告書歸檔工作的困難。一般文書檔案、會計檔案、聲像檔案歸綜合科管理，相對于檢驗科室，在檔案管理方面綜合科具備一定的經驗。其次在各個環節報告書都要規范管理。存放在各科室期間，科室要明確專人管理，針對報告書的暫管要參照單位內部檔案管理制定，按照綜合科統一的分類方式、歸檔格式來進行日常管理。

5.提升檔案管理人員能力是基礎。首先要加強檔案管理意識。作為檢驗報告書檔案管理人員，除了要具備必要的職業素養，還要認識到檢驗報告書的特殊價值，要以謹慎認真的態度對待每一份報告書，從而做好歸檔工作。其次要加強專業知識學習。通過跟隨老同志的學習，對檔案有基本了解，但是想要盡快掌握檢驗報告書的入檔工作還要加強自身的學習，學習相關的國家檔案文件、學習單位內部相關檔案制度。最后要積極參加檔案培訓。一般從事檔案管理工作不一定是相關專業人員，在做好專業性檔案管理的前提是要了解基本的檔案管理知識。經過正規基礎性培訓之后，對檔案管理工作會有一個大綱式的認識，在深入到食品藥品檢驗報告書歸檔工作中依靠大綱知識也不斷總結形成自己的一套歸檔方法。

作為食品藥品檢驗機構，主要工作就是開展食品藥品檢驗工作，而食品藥品檢驗報告書是記錄其工作的文字材料，同時檢驗報告書在食品藥品監管中發揮著重大作用，做好食品藥品檢驗報告書的歸檔工作是食品藥品檢驗機構日常管理的一項基礎性工作，如何更好的做好這項工作還需要廣大檔案管理人員在實踐中不斷的探索。