人事檔案電子信息化管理

劉星余，許　欣

（文登區人力資源和社會保障局檔案室，山東威海264400）

人事檔案電子信息化管理

劉星余，許欣

（文登區人力資源和社會保障局檔案室，山東威海264400）

人事檔案對于每個人來說就像是身份證一樣，能夠證明他們的身份。它也是人力資源對人才進行分配的主要依據。我國人口眾多，人事檔案的管理工作相比于其他國家更是復雜。近年來，隨著電子信息技術的逐漸發展，相關工作者為了簡化工作量，嘗試著將電子技術帶入人事檔案管理工作中。這項大膽的嘗試取得了顯著的效果，與傳統檔案管理方式相比，有很大的進步，當然還需要進一步地進行分析和探索。

人事檔案；電子化；信息化；管理

0　引言

幾乎現在大多數企業中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當前時代的特征，使得檔案管理工作能夠科學、規范、有秩序地進行，從而提高整個企業的工作效率。但是目前我國的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對電子信息技術研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發展，逐漸改變傳統管理方式帶來的滯后性。

1　人事檔案傳統管理方式帶來的問題

1.1檔案的收集范圍過于狹隘

人事部門的主要工作就是單位內部人員的檔案材料，可是現在社會上出現一種現象。他們對單位領導以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說一些組織鑒定、考評資料等等。在招聘人員的時候，對檔案資料的收集也不嚴格，除了一些與身份相關的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。

1.2檔案資料信息更新較慢

人事檔案在人事調動的時候起到一個非常重要的作用。它具有很強的動態性。當事人需要隨時對自己的檔案資料進行更新補充，保持最新的信息資料。但是在現實生活中，要想實現信息不斷更新是相當困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業情況、入團入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對于工作后，它并不能反映出當事人最新的工作狀況以及一些獎懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關的人事工作者都需要較長一段時間才會對資料進行更新，這更是體現出了信息補充以及更新的時間滯后性。

1.3檔案資料內容可靠性不高

人事檔案是以真實情況為基本前提的，如果失去了真實性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯誤的人事檔案資料很可能會造成嚴重的后果，甚至有時會毀了一個人的一生。但是社會上還是有許多人事部門并沒有認識到事情的嚴重性，對檔案資料的審查力度相當寬松，有些造假資料也就被蒙混過關，這是對自己更是對他人不負責任的表現。在一定程度上影響了社會的公平性，如：學歷的謊報、退休時間的核定、社會福利的發放等等。

2　對人事檔案進行信息化管理的必要性的探索

2.1建立檔案電子信息數據庫，擴大收集范圍

建立一套健全的檔案信息數據庫，能夠很好地擴大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時，要將一些有用的信息設置為必填項目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領導及高層要完整填寫，對于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數據庫，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業證書、學位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對職員的各個方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。

2.2完善電子信息化系統，提高信息更新速度

隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來越困難。要想對它進行有條不紊的管理，實行信息化管理是必須要走的途徑。在這個信息化時代里，速度就是它最大的特點。人事檔案管理工作只有借助計算機網絡手段才能跟得上時代的腳步。對于一些大型企業來說，如果還是運用傳統的檔案管理方式，那么所要浪費的財力物力非常之大，得到的效果也不如預期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統，定期地對單位內全體成員的檔案信息進行統計并更新，保存在數據庫中，這樣才能實現對信息的及時更新。

2.3加強審查力度，提高資料的準確性

將電子信息技術融入檔案管理中，可以提高工作的準確性以及高效性。與傳統方式相比，它可以利用現代電子技術的先進性對所填資料的內容進行一個快速的審查，運用互聯網上的信息數據庫對一些有疑慮、不確定的信息進行多次的考察、審核，從而得出最準確的信息資料。并且它工作的科學規范原則在審查力度上，也顯得更加嚴格，在不同程度上體現了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個時代發展的趨勢，能夠推動它的長遠發展。

3　結語

由于我國人口眾多的特點，人事檔案管理工作就顯得愈發重要。目前，它還正處于從傳統向現代過渡的一個初級階段，需要一些時間進行改革。因此，為了推進走向信息化管理，人事部的相關工作人員需要對電子信息技術有進一步的了解，將其更好地運用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時俱進。

主要參考文獻

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A

1673-0194（2016）13-0200-02

2016-04-26