石油企業(yè)ERP應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)策略

王曉霞，吳海燕

（1.中國石油集團(tuán)渤海鉆探鉆井技術(shù)服務(wù)分公司，天津300280；2.中國石油集團(tuán)渤海鉆探第三鉆井分公司，天津300280）

石油企業(yè)ERP應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)策略

王曉霞1，吳海燕2

（1.中國石油集團(tuán)渤海鉆探鉆井技術(shù)服務(wù)分公司，天津300280；2.中國石油集團(tuán)渤海鉆探第三鉆井分公司，天津300280）

ERP系統(tǒng)自2010年運(yùn)行以來，公司的業(yè)務(wù)集成明顯，內(nèi)部控制得到明顯改善，隨著物資采購、大司庫等系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接，企業(yè)的管理水平不斷得到提升，趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。然而在深化應(yīng)用過程中，ERP系統(tǒng)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，直接影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)，本文就這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，以及如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理提出解決方案。

石油；ERP；風(fēng)險(xiǎn)；策略

0　引言

渤海鉆探公司ERP系統(tǒng)于2010年8月正式上線，通過ERP考核管理辦法的實(shí)施，推動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)用不斷深化，促進(jìn)渤海鉆探公司管理水平不斷標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化，業(yè)務(wù)不斷得到集成，企業(yè)管理水平也不斷得到提升。在ERP深化應(yīng)用的過程中，有一些風(fēng)險(xiǎn)因素逐漸暴露，威脅著企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，主要有以下幾點(diǎn)。

1　關(guān)鍵用戶崗位變動(dòng)影響ERP運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

渤海鉆探公司機(jī)關(guān)及25個(gè)分公司實(shí)施了ERP系統(tǒng)，主要有財(cái)務(wù)、物資、裝備、銷售、計(jì)劃、科技等模塊，每個(gè)模塊必須有一名關(guān)鍵用戶，關(guān)鍵用戶對(duì)ERP的應(yīng)用起到至關(guān)重要的作用，系統(tǒng)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的銜接和調(diào)整，都是關(guān)鍵用戶在發(fā)揮作用。目前，每個(gè)單位的每個(gè)模塊只有一名精通業(yè)務(wù)的關(guān)鍵用戶，如果這名關(guān)鍵用戶的崗位不變動(dòng)，或者一直都沒有離崗的現(xiàn)象，那不會(huì)有什么影響。但是，一旦這名關(guān)鍵用戶離崗或跨單位、跨部門變動(dòng)崗位，ERP的業(yè)務(wù)很難在短時(shí)間內(nèi)把業(yè)務(wù)交接給其他人員，而且關(guān)鍵用戶的崗位業(yè)務(wù)也不是可以速成的，所以業(yè)務(wù)就會(huì)出現(xiàn)中斷或運(yùn)行不暢的現(xiàn)象，尤其是對(duì)于復(fù)雜情況的業(yè)務(wù)處理，沒有人能夠跟進(jìn)，這就導(dǎo)致公司的運(yùn)營(yíng)不順暢。

2　組織結(jié)構(gòu)變革影響ERP應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

近年來，新增兩個(gè)獨(dú)立核算的分公司，新機(jī)構(gòu)也要隨之搭建新的ERP系統(tǒng)，而往往結(jié)構(gòu)變革都是先進(jìn)行，而新機(jī)構(gòu)調(diào)整到位后，才會(huì)開始搭建新的ERP系統(tǒng)，這往往需要三個(gè)月左右的時(shí)間才會(huì)完成，這三個(gè)月內(nèi)的業(yè)務(wù)處理往往都是在原單位的ERP系統(tǒng)進(jìn)行，這雖然也能暫時(shí)解決問題，可是由于業(yè)務(wù)的審批和管理都是原來的人員進(jìn)行操作，這三個(gè)月的管理就處于失控狀態(tài)，與結(jié)構(gòu)變革的初衷就有所相悖。

3　運(yùn)維支持模式影響ERP生命周期風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)從建設(shè)到推廣，是由中油瑞飛實(shí)施的，而渤海鉆探公司對(duì)ERP系統(tǒng)較為熟悉的主要是關(guān)鍵用戶。無論ERP系統(tǒng)遇到業(yè)務(wù)還是技術(shù)問題，都是中油瑞飛進(jìn)行支持，而現(xiàn)在提供服務(wù)的運(yùn)維隊(duì)伍如果是曾經(jīng)給地區(qū)公司做過咨詢的顧問，能夠了解該企業(yè)的管理狀況，但是如果換了一組咨詢顧問，就全然不熟悉該企業(yè)，所以在ERP系統(tǒng)的功能完善方面，就很難處理。ERP系統(tǒng)在深化應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)需要改進(jìn)的功能，由于渤海鉆探公司沒有自己的運(yùn)維支持隊(duì)伍，對(duì)系統(tǒng)的不斷完善工作就缺乏專業(yè)性和及時(shí)性，長(zhǎng)期下去，用戶的需求無法得到滿足，系統(tǒng)的生命周期就會(huì)變短，投入就很難達(dá)到預(yù)期的效果。

4　用戶安全管理影響ERP安全風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)最終都是有用戶進(jìn)行使用，目前的管理模式，主要是通過CNPC賬號(hào)關(guān)聯(lián)，由Ukey登錄系統(tǒng)，這種方法可以核實(shí)用戶身份是本單位員工才予以開通，在登錄時(shí)，也加了Ukey這一保障，部分人為因素會(huì)影響用戶的安全。一是一個(gè)人保管好幾個(gè)人的Ukey，有些業(yè)務(wù)，看似是用多個(gè)賬號(hào)在操作，但是實(shí)際上從錄入到審批辦結(jié)，全部由一人完成，這不符合崗位職責(zé)分離的要求；二是系統(tǒng)存在缺陷，權(quán)限管理員可以通過系統(tǒng)對(duì)所有用戶進(jìn)行密碼恢復(fù)，恢復(fù)后，用戶可以在短期內(nèi)不用Ukey就可以直接用用戶名和密碼進(jìn)行登陸系統(tǒng)，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是很不安全的。

5　加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

（1）做好ERP關(guān)鍵用戶人才儲(chǔ)備。對(duì)ERP關(guān)鍵用戶要實(shí)施先培訓(xùn)后上崗的方法，發(fā)放培訓(xùn)證書后才能成為關(guān)鍵用戶，以確保每一個(gè)關(guān)鍵用戶上崗后能夠熟悉系統(tǒng)的應(yīng)用方法。ERP關(guān)鍵用戶崗位職責(zé)要寫入崗位說明書，并設(shè)置ERP關(guān)鍵用戶后備人員崗位，每年對(duì)ERP關(guān)鍵用戶后備人員進(jìn)行培訓(xùn)，在ERP關(guān)鍵用戶變動(dòng)崗位時(shí)，后備人員能夠無縫銜接ERP業(yè)務(wù)，以避免因?yàn)閸徫蛔儎?dòng)而導(dǎo)致的系統(tǒng)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

（2）搭建標(biāo)準(zhǔn)化的組織結(jié)構(gòu)。一旦新的機(jī)構(gòu)成立，通過對(duì)通用架構(gòu)的ERP系統(tǒng)通過修改組織機(jī)構(gòu)代碼就基本能夠?qū)崿F(xiàn)，滿足新成立機(jī)構(gòu)的公司使用，這樣既省時(shí)也省力，讓標(biāo)準(zhǔn)化流程管理成為重要手段。

（3）培養(yǎng)內(nèi)部運(yùn)維支持隊(duì)伍。以能夠精通渤海鉆探ERP系統(tǒng)應(yīng)用，既能對(duì)目前的系統(tǒng)管理更專業(yè)，又能有利于后期ERP系統(tǒng)升級(jí)做好項(xiàng)目對(duì)接。

（4）優(yōu)化制度加強(qiáng)用戶管理。通過內(nèi)控體系檢查與考核約束權(quán)限管理員的行為，避免出現(xiàn)系統(tǒng)違規(guī)登陸的現(xiàn)象。建立Ukey使用制度，定期檢查，加強(qiáng)最終用戶管理，不允許一個(gè)人保管多個(gè)人的Ukey，確保一人一Ukey，從實(shí)質(zhì)上符合崗位職責(zé)分離的要求。

6　結(jié)語

ERP開發(fā)的過程是適應(yīng)企業(yè)實(shí)際的過程，而一旦投入使用后，企業(yè)必須也要通過管理手段實(shí)現(xiàn)與其達(dá)到較好的匹配，盡可能延長(zhǎng)ERP系統(tǒng)的生命周期，體現(xiàn)投資價(jià)值，除以上風(fēng)險(xiǎn)外，企業(yè)還需要加強(qiáng)內(nèi)部管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，整合內(nèi)部資源，不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)才能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.046

F270.7

A

1673-0194（2016）13-0089-01

2016-03-03