高校網絡報銷方案設計與應用研究

陳　菁

（河海大學財務處，南京210098）

高校網絡報銷方案設計與應用研究

陳菁

（河海大學財務處，南京210098）

隨著高校教育事業的快速發展，財務部門的報銷核算業務量和難度大幅增加，不少高校存在“報銷難”的問題。通過對高校目前報銷現狀的分析，提出借助網絡技術手段構建網絡報銷系統的必要性及對策方案，通過各方面的保障條件促使網絡報銷能切實提升高校財務管理水平和服務效率。高校實施網絡報銷是必然趨勢。

高校；財務報銷；網絡報銷

1　概述

近年高等教育事業迅速發展，在校生持續增多，辦學形式趨于多樣化，科研經費逐年增長，科研項目種類繁多，經費使用要求不盡相同，導致報銷資金的來源和支出都呈多元化、復雜化趨勢。由于財務報賬政策性強、業務繁雜、報銷簽批程序煩瑣，耗時最多，師生員工經常排長隊報賬，教職工抱怨多、意見大。同時，受高校人事制度改革的制約，財務人員編制數量受到限制，從而在巨大的工作量與有限的財務人員之間形成了較大的反差，加之報賬的不確定性等因素，導致“報銷難”成為高校普遍存在的問題，也是財務部門與高校師生間矛盾的焦點之一，許多財務工作人員面臨生理和心理的雙重壓力，高校原有的全過程現場“面對面”的財務報銷模式已不堪重負。

教育部在《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》中提到關于加強高校數字化校園建設與應用的問題。可見，推進財務信息化和網絡化是國家對高校財務管理的新要求。在教育新常態下，適宜的報銷模式能夠提高高校財務報銷效率和質量，有助于促進高校各項科研教學活動的良性發展，在現有財務人員編制變化不大的情況下，針對高校“報銷難”的問題，可以借助現代化的網絡技術手段，考慮采取網絡報銷的方式進行解決。

2　高校實行網絡報銷的必要性

近年來，隨著高校資金總量的不斷大幅增加，財務報銷工作量大，但財務人員不相應增加的情況下，實行網絡報銷可以能夠簡化報銷流程，縮短報銷時間，提升服務質量，提高工作效率，具有傳統報銷模式無法比擬的優勢。針對目前高校報銷現狀，高校實行網絡報銷很有必要，主要體現在以下幾方面：

2.1網絡報銷將極大地緩解“報銷難”的問題

傳統的全過程”面對面”的報銷流程中，報銷人根據經整理后的大量發票及相關報銷材料，手工填制的各類報銷單據，找相關職能部門領導以及學校領導簽批后，送至財務處。在經費簽批環節中，由于因報銷人對審批流程不熟悉，往往會由于審批不完全而需多次往返于審批業務的辦理。票據送至財務處后，財務人員既要審核原始票據，又要審核簽字審批流程，最后經過分類，匯總編制記賬憑證，手工輸入會計信息系統：摘要、科目編碼、金額等繁雜的信息。采用網絡報銷方式，報銷人可以在報銷前的任何時間、任何地點通過網絡更多地參與報賬過程中的數據輸入的分工，網絡填報和預約投單，信息通過網絡傳輸到相應領導或負責人，審批不再需要見面詢問與親筆簽名，而是依靠網上核實與電子簽名來實現。相關領導在對單據進行審批時可通過網絡，在報賬人員上傳的原始單據的影像資料上以數字簽名的形式實現，提高業務審批效率。網絡報銷借助發達的網絡技術，將校園網數據、銀行網銀系統數據等外網數據與財務的內網數據順利對接。

2.2網絡報銷有利于規范優化報銷流程，加強預算控制

在傳統審批制財務報銷體系內，財務報銷審核工作的重點仍停留在最基本的算賬、報賬等方面。再者，現行會計管理軟件不能識別某一項支出是否超支預算數，財務人員只得手工摘錄各項支出，并做合并計算其是否已超支，是否符合預算要求。領導對科研經費支出的監督很大程度上仍停留在“賬上”，加上報銷數據無法及時進行匯總、分析、反饋，無法保證審批領導對相關經費的預算執行情況的真實了解程度，審批更多存在超預算、超范圍審批等問題。通過“網絡報銷”機制，有規范統一的填寫格式，極大的降低了填寫錯誤的情況。根據報銷制度，在網上報銷系統中設置大量的計算標準.讓系統自動計算；各專業線的預算指標也被錄入系統中，可對預算進行滾動實時控制，減少財務核算的差錯率，余下的工作則由賬務系統自動完成。網絡報銷將煩瑣的財務報賬工作簡化為對原始單據的審驗和對自助報賬系統數據的修改或確認，核算控制十分便捷。根據各項經費的具體管理要求，在系統中設置了預算預警。超預算、超范圍的審批，網絡報銷系統會自動發送超支警告，禁止超支經費的報銷預約，強化預算執行的力度預算達到實時控制的效果，減輕財務人員的審核壓力。老師在網上自行填報報銷單據時，可以根據科研項目的預算，對科研經費進行預算額度控制。同時，老師申請報銷的每一筆業務，都可以在系統中進行進度追蹤。對于每次的報銷結果，能夠收到財務處的即時短信。

2.3網絡報銷能及時傳遞信息，加強財務監督

在實際報銷工程中，信息的掌握度、信息的傳遞范圍、信息的透明程度，是教職工進行報賬業務時單據能否一次通過的重要因素。就報銷人來說，他們對財務知識的了解，對財經政策法規等的掌握和信息更新遠不如報銷核算人員。此外，國家、省市不定期地出臺有關財經政策和規定，校內有些報銷規定也會根據實際情況的變化，不斷地被修訂或終止，財務核算人員會及時更新和掌握報銷規定，但由于財務部門對報銷政策宣傳不到位，報銷雙方溝通不及時，學校師生員工因信息不對稱，不僅會造成報銷人因不理解財務政策規定變化的要求，將財務核算人的要求誤解為有意為難，甚至還會產生意見分歧不滿和矛盾等，經常出現報銷人因報銷不合規定或手續不齊備，造成師生在報銷時票據累被退回，多次往返財務及相關的部門的現象。網絡報銷系統中，經過授權的各用戶間可通過網絡獲取各種所需報銷信息及最新報銷政策，實現財務資源的共享，使各學院（部門）領導可以隨時了解財務收支狀況，為領導決策提供及時、有效的財務信息，從而確保經費合理使用，提高資金的使用效益。此外，增加信息的公開性，有利于進一步加強財務管理部門的內部控制。同時，通過對財務報銷信息的共享，有利于提高財務管理和會計核算工作的規范性和透明度，強化高校財務監督工作。

3　高校網絡報銷方案設計

網絡報銷是指高校借助發達的網絡技術，在財務報銷過程中通過互聯網、財務部門會計電算化財務系統、銀行網上銀行支付系統的無縫隙對接，真正突破時間和空間限制，只要有互聯網的地方，即可以完成報賬業務的財務信息化方式.這將是對傳統全過程面對面報銷流程的改造與創新，是解決高校“報銷難”的一個有益嘗試。網絡報銷系統建設的目標是建設覆蓋全流程的網絡化信息處理體系，具體包賬務報銷單據的網絡化填寫、提交與打印；報銷單據的審批；報銷單據的審核與會計憑證自動轉化和報銷資金網銀支付四個環節的信息化運行體系。

3.1登錄“網絡報銷系統”，錄入報銷信息

報銷人預先將原始票據按照類別和金額大小歸類整理后，自主選擇時間、地點并通過互聯網登錄財務處“網絡報銷系統”，申請預約報銷單。由于報銷業務類型不同，可以設置不同的報銷錄入單，比如差旅費報銷單、固定資產報銷單、借款單等以便于填寫、信息歸集以區分不同的業務。如果填入的金額超過了對應費用項的預算數，系統會彈出警告窗口，該金額也就無法錄入系統中。同時，每個報銷業務在設計時必須加入是否還借款功能，并可以查詢借款明細以選擇相應的借款沖銷。費用項填寫完畢后，選擇費用的支付方式。網上報賬系統支持對公及對私的無現金支付方式，共有四種：無現金轉個人銀行卡、同城銀行轉賬、異地電匯、沖銷項目借款。此外，報銷單據在設計時還要考慮與自動生成憑證的對接，即報銷單中所列報銷內容應與憑證科目基本對應。

3.2網絡報銷電子審批

電子簽名是手寫簽名和印章的電子替代物，是對手寫簽名的一種電子模擬。在創新的財務核算模式下，嚴格而安全的數字簽名機制可以實現報賬者、審批者、信息查詢者的身份認證，也是網上遠程報賬、無現金支付、電子化單據等流程再造的核心基礎。報銷人可自行選擇審批人（一個或多個）并提交。網絡電子審批把傳統的報銷中的逐個找負責人面簽轉換為網上報銷中的相關負責人電子審批，審批人可以隨時通過網絡進行審批，而且可以通過網絡向報銷人反饋審批結果，大大提高財務報銷工作效率。理想化的審批是網絡流程審批，但客觀上來看，具體到實際操作中，可能會因人而異，因經費而異。一方面，報銷人完成此工作要具備掃描單據的硬件設備，其次因財務報銷附件憑證數量大，網絡化審批會造成報銷人掃描工作量大幅增加，但最終還是要給財務管理部門出示原始憑證，再者，例如有些重大項目，經費審批人在看到掃描材料后，因經費的類型和報銷金額、資金審批權限和額度都有嚴格規定，審批人還是需要看到原始的報銷票據后才愿意審批。鑒于我國國情，目前無法在全國范圍內實現財務原始憑證的電子化，因此，在網絡報銷流程中，應采取一種過渡模式：電子憑證與紙質憑證共存的方式，也即電子審批與手工紙質審批共存，各高校可根據經費類別，報銷金額或其他因素，結合自身實際情況，選取以哪一種方式為主的操作方案，不要一概而論。

3.3提取網上信息，核對原始憑證，進行財務審核

會計人員一方面對報銷人提供的原始單據和網上報銷單填寫內容是否一致進行審核。另一方面對網上報銷單的電子審批流程的合法性進行審核。會計人員將網上報銷單接入財務處理系統，自動生成記賬憑證，然后對系統自動生成的記賬憑證進行摘要、金額、會計科目分錄等事項的確認或修改，由復核崗進行復核后打印出來。網絡報銷系統，改變了傳統的報賬模式，將基本信息和會計分錄工作由以前的財務人員單獨完成，變成由報賬人填寫，財務人員審核修改，共同完成會計憑證制單過程，縮短了報賬時間，也減輕了財務人員數據錄入的工作量，因而，大大提高了會計人員工作效率和工作的質量，也節約了報賬人員的時間。

3.4實現無現金支付，短信平臺通知報銷結果

目前較多高校在逐漸推行“無現金報賬”方式，這是當前高校財務提高工作效率、保證資金安全、優化財務管理的重要途徑。所謂“無現金支付”方式，主要是通過銀校互聯（網銀）系統，即學校財務系統和銀行網銀支付系統通過專線實現無縫對接，以銀行轉賬完成現金支付的新型付款系統。在網絡報銷系統中，報銷業務完成后，資金將直接通過銀校互聯系統轉入報賬人員提供的銀行賬戶中，而不再直接進行現金支付。“無現金支付”方式簡化了報銷經辦人在現金出納處領取現金或銀行轉賬流程。無現金支付與傳統窗口報銷模式不同的是，前臺手工錄入的會計信息，可以直接從網上報賬系統中提取加工，減少了財務核算的差錯率，提高了會計結算工作的效率，最大限度地減少現金流動，提高工作效率，降低現金周轉風險。同時在有效防范職務犯罪，控制支付限額，減少了現金保管的成本與風險，財務內控等方面都得以加強。無現金支付步驟完成后通過財務信息短信平臺，向報銷人發送報銷到賬信息、通知報銷中的具體問題、及時發布財務通知至有關人員。

綜上所述，以上四個步驟互相配合形成了網絡報銷系統完整的服務鏈，減少師生扎堆報賬的狀況，也可以減少師生排隊等候的時間，既可以提高工作效率，又可以使服務質量上一個臺階。

4　高校網絡報銷方案應用的保障條件

4.1技術保障方面

選擇合適的系統開發商是實現網絡報銷的關鍵。眾所周知，一個系統的開發不是一蹴而就的，網絡報銷系統的開發是一個漫長的磨合過程。在前期系統的模塊設立、后期的上線試用階段都需要系統開發商的高質量技術配合，程序設計是否合理，開發人員水平是否過硬，雙方溝通是否有效，售后服務是否及時都在系統開放過程中起著至關重要的作用。開發商的技術不過硬，就不能開發出高質量的“網絡報銷”系統，在系統開發的前期，高校要對開發商的企業資質、專業素質、售后口碑等進行詳細的調查研究，高校可以考慮通過招投標的方式選擇系統開發商，對企業資質、專業素質、售后服務等條件進行綜合考慮后，選擇最優運營商，為系統開發提供長久高質的技術支持。

4.2人員保障方面

設立并培訓專兼職的報銷人員，提高報銷人員的素質。各學院和部門應配備穩定的報銷人員，專門處理院系或部門日常的報銷業務，有科研課題的教師指定固定的研究生作為財務助理。財務部門應采取分學院集中培訓的方式，對這些專兼職報銷人員定期進行財務知識的培訓，重點講解報銷知識，如發票整理、票據粘貼、每一種報銷單據的填寫要求等，以此提高報銷人的財務素質。財務部門還應加強財經政策法規的宣傳和及時更新有關報銷制度，通過使用校園網絡平臺、財務部門網站，及時發布網絡報銷系統的相關知識、最新財務報賬的相關規定等，對各學院負責人加強審批制度的宣傳，特別是與授權有關的信息第一時間告知學院負責人，讓他們在審批前就能做到心中有數，引導報銷人及學院負責人積極使用學校財務網絡平臺，消除財務信息的不對稱問題。此外，財務工作人員作為網絡報銷業務的服務者，是網絡報銷系統服務質量的關鍵要素，財務工作者必須通過嚴格的課程培訓和考核，使其對網絡報銷系統有充分的了解，熟悉使用流程以及常見問題的解決方法。在宣傳與使用網絡報銷系統的過程中，對于特殊崗位例如專業性較強的網絡系統的調試、維護、升級等崗位，財務部門要引進或配備相關的專業人才以加速網絡報銷系統在高校的推廣。

4.3制度保障方面

高校的網絡報銷系統需要一個良好的可靠的網絡安全環境。當前我國的網絡環境并不理想，網絡攻擊與計算機病毒都較多，甚至還有惡意入侵到高校的財務內部網絡竊取高校重要信息的情況。考慮到系統所依托的網絡環境的信息傳遞功能及信息共享特征，在軟件開發過程中應充分注意軟件的安全性和保密性問題，防止黑客攻擊以病毒破壞所造成的嚴重損失及影響。高校必須重視網絡報銷系統安全性建設，投入資金改善軟硬件設備，對校園網進行定期維修檢查，網絡內部更新等，保障網絡數據信息的安全性。同時，加強網絡報銷管理人員的網絡安全培訓。因此，高校要建立保障安全使用網絡系統的制度，對系統操作規程、防止電腦病毒入侵、定期維護升級等方面作詳細規定。此外，內部控制不嚴，容易造成信息濫用和向外部流失，高校應建立一套完善的內部控制制度，對財務部門設立嚴格的權限制度，對特定使用者依據層次不同進行權限劃分，減少內部人員的道德風險、系統風險等造成的危害，從制度上保證網絡報銷系統的安全運行。

5　結語

隨著互聯網的普及，會計依賴的技術手段發生了變化，高校應用網絡報銷系統進行網絡報銷，節省了財務人員手工輸入制單的時間，提高了財務人員審核的效率，優化財務報銷流程，提高財務工作效率，財務人員得以從煩瑣的核算中解放出大量勞動力，加強學校財務預算與管理。而師生通過網絡報銷系統能夠對自己的科研經費有更細致及時的了解，可以進行自主管理。報銷人和財務人員雙方實現雙贏的局面。在信息化環境下，財務報銷模式的改進，是提高財務管理水平的重要途徑。它將推動財務管理信息化的建設，促進高校的可持續發展，高校財務報銷網絡化將是必然趨勢。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.028

G647.5

A

1673-0194（2016）13-0054-04

2016-04-13

陳菁（1976-），女，河海大學財務處會計師，碩士，主要研究方向：高校財務管理。