事業單位檔案管理常見問題與對策思考

羅麗

【摘要】事業單位檔案管理從意識層面上缺乏足夠的重視與管理力度，在管理制度上缺乏科學合理規范性，在工作人員素質上缺乏專業性，在相關管理設備上缺乏應有的先進性，信息化發展較為滯后，工作效率低下。要針對實際情況做對應的管理調整，提升管理有效性。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作涵蓋了與檔案有關的收集、整理、鑒定、保存、檢索與統計所有內容，作為行政事業性單位，檔案管理關系到人力資源的優化配置，單位發展信息的、單位職能與其他文件的管理，對相關工作有序開展提供參考依據及輔助價值。對于事業單位而言，其檔案管理具有服務性、經濟性、文化性、政治性與管理性的重要工作內容，在各單位都不可或缺。

一、當前事業單位檔案管理常見問題

1.缺乏嚴格的管理意識與重視力度

在檔案管理上，目前依據各單位工作開展的情況不同，總體存在檔案管理意識較弱的狀態，在檔案管理的認識上存在較大誤區與偏差。一般人多認為該工作屬于保管性的工作內容，同時在大多數單位并不屬于主要工作部門與工作環節，檔案管理只要保證資料不丟失與不損毀就完成了管理的任務標準，缺乏對檔案管理更全面妥善的管理與利用。因此在相關工作上缺乏足夠經費、人力資源與物力的投入支持，缺乏相應條件保障。發生該問題的根本原因在于領導層對相關工作認識不足或者缺乏重視程度，進而導致各部門與各執行人員缺乏應有的執行力。在一定程度上由于領導層缺乏對工作的重視，認為屬于次要工作內容，因此導致工作人員缺乏工作的榮譽感與認可度，打消工作人員積極性，進而導致工作人員與相關管理人員缺乏工作的創新與改良，導致滯后管理模式長期存在，不能有效進步，進而導致其他工作的開展產生障礙。

2.工作人員綜合素質偏低

在檔案管理工作上，相關事業單位的工作人員缺乏專業性，甚至一人兼顧多項工作，檔案管理工作缺乏專注性。工作綜合業務水平不高，甚至人員流動頻繁，因此導致檔案管理工作缺乏有效連貫性，一旦上屆人員沒有妥善完成的工作會遺留到下屆人員，從而導致問題的擠壓。由于人員流動大，工作人員對于檔案管理相關情況了解缺乏全面性，不能有效掌握檔案管理全部狀況，進而無法對相關工作做有效的創新與提升，更多屬于按部就班的執行舊有管理方式。甚至缺乏獨立的檔案管理部門，工作人員也屬于辦公室文員或者勤雜人員，對于檔案管理缺乏專業經驗長期積累，也缺乏專業理論，對于部分檔案管理工作不擅長，也學不會，進而導致管理秩序處于混亂狀態。部分管理人員只會從事簡單的立卷歸檔處理，但是對于檔案對應的全宗號、目錄號、類別號、案卷號與保管期間等情況處于模糊不清狀態，進而導致編號錯誤或者蓋章錯誤等現象。同時部分人員缺乏專業負責的工作態度，由于領導層的不重視會更為忽視檔案管理的規范性。同時其他部門人員缺乏應有的配合性，檔案資料不完全或者存在一定差錯不能有效及時糾正與補充，檔案信息缺乏嚴密性。在檔案管理各操作細節上缺乏嚴格執行規范的意識，導致檔案價值下滑。

3.缺乏健全先進的管理設施

在檔案管理上，目前還存在大量的紙質、光盤等有形檔案資料，需要配備相應的空間與設備做維護管理。但是在大部分事業單位中，檔案室的空間相對有限，僅僅配備了簡單的檔案柜，沒有依據檔案管理需要配備專業的檔案密集架，從而導致檔案資料處于堆積的情況，有關信息資料也沒有進行計算機數據保存與錄入，甚至采用傳統手工記錄方式，在管理信息化建設上缺乏應有的專業性，導致工作效率滯后。檔案的查找、運用效率低。甚至在檔案的防潮、防盜、防火、防蟲等措施上缺乏應有的管理配備，進而導致檔案資料容易產生受損或者丟失的可能。部分單位檔案室與其他行政事務工作室混合使用，人員出入復雜，檔案缺乏專業嚴密的保管。檔案管理缺乏信息化建設，不僅導致檔案查找困難，也不利于檔案資源的開發利用，與現代化管理水平不能有效同步。檔案一旦丟失就缺乏應有的電子備份，進而影響檔案價值發揮。傳統的紙質與光盤等有形檔案資源屬于非再生檔案管理資源，一旦遭遇損毀會造成不可逆的資料損失，而進行電子備份，可以在一定程度上提升檔案管理可靠性，甚至在部分單位會成立專業的電子信息部門，但是對于多數單位而言，缺乏專業管理與部門建設，管理配套工作滯后。

4.管理制度的滯后性

對于檔案管理，隨著時代發展檔案管理面臨的工作量與工作難度逐步提升，而管理制度存在一定滯后性，不能滿足實際情況的發展。無法有效的指導現實檔案管理執行。由于人員流動頻繁，對于管理制度的了解深度缺乏，促使管理制度流于形式，缺乏實質的管理效果。缺乏管理制度的重視，不能有效的依據實際情況制定貼合實際工作開展的制度規定，管理強度嚴重缺乏，不能達到對檔案管理工作的監督與激勵作用。仍舊處于人管人的滯后狀態，缺乏制度管理的科學有效性。各崗位人員與各部門在檔案管理上存在相互推諉，管理效果無法有效執行，存在一定管理空白區域，容易導致管理的疏漏與差錯。

二、建立健全事業單位檔案管理對策

1.提升領導層對檔案管理的重視

所有檔案管理相關工作開展效果的好壞，與領導層的重視程度有關。如果獲取了領導層的重視，將有效的提供更多的人力、物力與經費支持，提升相關崗位人員工作積極性與工作認同感，促進各相關部門人員的工作配合度，提升檔案管理的規范性與有序性，避免管理混亂狀況產生。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理要想達到規范科學的管理狀態，需要借助于完善科學的管理制度。需要將檔案管理官方標準與現實單位情況做有效結合，做好貼合于實際情況的檔案管理制度，規范工作人員行為，保持制度清晰明確性，有效指導后續檔案管理工作人員的工作執行，規范對應獎懲制度，明確各相關崗位工作職責，強調責任制，提升工作積極性與謹慎性。同時依據實際情況做制度層面的不斷完善修改，促進制度與時俱進的發展，貼合時代發展需求。

3.提升檔案管理硬件與軟件設施配備

要保證檔案管理有專業的檔案室，做好防盜、防火、防潮與防蟲害，配備相關管理設備，依據情況開展信息化管理，如果條件允許，可以將非機密性內容進行全面信息化管理，將資料保存整理對應的數據信息，方便資料的檢索、調取以及價值的開發利用。在進行信息化建設的同時，要確保檔案管理的安全性，避免檔案資料的外泄與流失。

4.注重人員綜合素質培養

注重人員業務技能與專業工作態度的培養，采用分級培訓管理模式，提升培訓的針對性，依據不同崗位、不同工作經驗、不同專業工作人員展開貼合性培訓。積極鼓勵工作人員進行深造學習，提升員工專業素養。注重檔案管理專業理論知識鞏固，提升現代化管理技術，做好相關軟件操作知識學習，推進人員在檔案管理信息化發展上的速度。

三、結束語

事業單位檔案管理在現實情況下仍舊存在管理不足，首先需要從管理意識上做調整，提升重視程度，而后推擠各方面完善與改革。現實工作中存在多種改良困境，打擊工作人員積極性，從而導致檔案管理工作效率無法有效提升。需要做好對應協調配合，提升各單位工作的有效性。

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