淺析大學畢業生檔案管理的現狀與趨勢

盧赟維

摘 要：本文主要以人才交流服務中心的大學生檔案管理工作為對象，首先分析了在人才交流服務中心大學生檔案管理過程中存在管理意識淡薄、管理水平低下以及人員素質不高的現狀，在此基礎上提出了人才交流服務中心大學生檔案管理將實現制度化、信息化和專業化的趨勢，以不斷滿足現代化檔案管理的需求。

關鍵詞：檔案管理；管理現狀；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2016）24-0242-02

大學生的學籍檔案是指參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字的形式記錄了個人的高考成績、在校成績、家庭狀況、社會關系、在校表現及獎懲情況等。當學生學習期滿畢業時，學籍檔案裝入報到證由學校轉到就業單位的人事部門或者當地的人才交流服務中心，學籍檔案就變成了大學畢業生的個人檔案。大學畢業生檔案記載著大學生很多非常重要的信息，是一個畢業大學生進入社會提供各種材料的憑證，比如落戶、申報職稱、參加各種考試、繳納各種保險等等。如果檔案不全或者丟失是會直接影響一個畢業生今后的發展。但是目前我國對于大學畢業生的檔案管理還存在很多不完善的地方，有學籍檔案遺留的原因，有畢業生檔案意識淡薄的原因，也有人才服務中心對于檔案管理的重視程度不夠，管理水平以及管理者的素質還不夠等原因，因此想要改變這一現狀就必須從各個方面著手。本文將詳細探討大學畢業生檔案管理存在的問題以及對策。

一、大學畢業生檔案管理的現狀

（一）學籍檔案遺留的問題

1.檔案管理安全性不到位。大學生學籍檔案是學生在校期間各種情況的真實寫照，詳細記錄大學生的學習成長經歷，是用人單位進行人才選拔和錄用的參考和重要依據。但是由于檔案管理不夠嚴格，檔案內容不齊全、檔案丟失現象時有發生。另外檔案的材質通常多為紙張，且有些由個人保管，一旦本人暫時不需要這份檔案，對檔案的重要性認識不夠，檔案就會有遺失風險，即使在檔案被安全保管的地方，很多時候也會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災丟失等。檔案的丟失，特別是重要檔案的丟失會給個人帶來嚴重的影響。

2.檔案管理標準不清，檔案范圍狹隘。當前高校學生檔案缺少統一的建檔標準，形式單一、內容陳舊，經常出現諸如材料缺欠、書寫不規范、紙張規格不一或重要材料不蓋章等問題。例如建檔所涉及的材料和內容本應全面反映學生綜合素質，但實際收集時往往不夠齊全。大多數現有歸檔材料僅僅只是高考錄取材料、學習成績總表、畢業生登記表、入黨入團材料、體檢表等，其他許多可反映學生綜合素質的材料，如大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力技能競賽證書復印件等，沒能及時歸檔。這不利于全面展現大學生的實際情況和個性特點。從檔案中既看不出該生有什么突出成績，也發現不了其有什么專長，對學生的鑒定存在評述模式化傾向，評語多是千篇一律的評價套語，缺點則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個人的真實情況。在強化素質教育，提倡培養復合型人才的今天，傳統的歸檔方法應當有所改進，做到與時俱進。

（二）學生對檔案的重要性認識不夠

由于學校宣傳得少，很多大學生對于檔案的知識了解甚少，沒有充分認識到檔案對個人發展的重要性，有的學生在填寫個人檔案時也顯得比較隨性、不認真，致使所填的信息不全面、不規范；有的學生甚至對個人檔案的去向不知情。只有當需要檔案時，才四處尋找自己的檔案。學生本人對個人檔案的不重視、不關心，對檔案管理工作不夠配合，在一定程度上影響了學生檔案管理工作。

（三）人才交流服務中心存在的大學畢業生檔案管理問題

1.人才交流服務中心大學生檔案管理人員管理意識淡薄。在我國現階段，關于檔案管理方面的法制不太健全，沒有形成專門的檔案管理制度。很多檔案管理員缺乏嚴謹的檔案管理態度，面對著眾多的畢業生檔案，工作隨意性比較大，造成紕漏百出。象很多畢業生檔案缺乏諸如畢業生登記表等重要的資料，但檔案管理人員仍然將這些不完整的檔案簽字接收，沒有及時將檔案轉回學校補齊資料。時間一久，加上畢業生本人的不重視，這些不齊全的檔案就容易變成廢檔、死檔。這些嚴重的問題會影響大學生檔案的參考價值，使得用人單位在決定是否聘用時無據可查，對大學生就業產生影響。同時，也影響了畢業生的落戶、晉升、調薪等。另外，很多檔案管理人員對轉出的檔案核實不夠嚴格，有些用戶手續未辦齊仍然允許檔案轉入轉出，降低了檔案管理質量。

2.人才交流服務中心對大學生檔案管理水平低下。從全國范圍來看，很多檔案管理人員缺乏專業的技能和水平，這為檔案管理工作帶來了很大難度。特別是在我國經濟不發達地區，信息技術普及程度不夠，這些地區的人才服務中心在管理畢業生檔案時，仍然沿用的是最簡單的電子表格，僅僅錄入畢業生的基本信息，例如姓名、出生年月，畢業學校等，造成畢業生檔案信息不夠全面、更新不夠迅速、查詢檢索具體內容困難等問題。同時，在畢業生逐年增多的情況下，手工抄寫已經逐漸滿足不了需要，信息不能同步更新，質量達不到要求。由于很多人才服務中心大學生檔案資料不夠齊全，很多畢業生檔案中僅存著學習成績以及其他基本信息，信息內容涵蓋不夠全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業生的個人素養，而在大學生檔案缺乏大學生道德操守以及相關創新能力的證明，這不僅不能全面反映學生的素質和水平，對畢業生的升職加薪等個人利益造成了一定的影響。

3.管檔單位對檔案工作的不重視。人才服務中心應該突出“服務”特色，大學生檔案管理作為一項長期性的工作，是為了給廣大畢業生和用人單位等提供檔案咨詢等服務。但是，很多檔案管理單位對檔案管理工作認識不全面，導致對檔案管理工作的不重視。很多人才交流服務中心，缺少檔案管理人員，因此在崗的檔案管理人員工作重、任務大，特別是學生畢業的高峰時期，每天都要接收上百份檔案，為了方便畢業生查詢檔案去向，必須及時錄入電腦，人手不足，造成檔案堆積，同時還要解答畢業生對檔案情況、去向等各種問題。這些信息錄入不及時，嚴重影響了檔案管理的服務水平和質量。同時，在經濟不發達地區，人才交流服務中心缺乏專業的檔案管理人員，這些人不具備檔案管理的基本知識，出現了不知道哪些材料應該入檔，應該蓋哪種類型的章等基本問題，造成人事檔案出現嚴重的質量問題。這些問題直接關系到檔案的質量，嚴重影響了畢業生日后的發展。

二、大學畢業生檔案管理的對策

上文談到涉及大學畢業生的檔案管理的三個主體存在的問題：學校、學生和人才交流服務中心，現分別就這三方面提出促進大學畢業生檔案管理的對策。

（一）加強學籍檔案管理的對策

1.加強檔案管理，建立高校學生檔案管理規章制度。高校檔案管理應以《檔案法》為指導，嚴格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等若干文件精神，結合大學生檔案管理工作的實際情況，通過“法規”來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識，從學校的實際情況出發，制定相應的檔案管理細則，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.明確大學生檔案內容，擴大檔案材料的范圍。根據國家法律法規和學校規章制度對大學生檔案的內容加以明確，大學生檔案內容應該包括兩個方面：一是大學生進入高等學校前的材料，包括入學前的學習經歷和工作經歷、參加政治團體的材料、與高考的思想品德、學習成績、體檢方面的材料；二是在大學期間的檔案材料，包括與學習有關的材料、與家庭有關的材料、參加政治團體的材料、獎勵或處分材料、獲得各種資格證書的材料、參加校園活動、社會實踐活動和科技創新活動的材料以及與畢業相關的材料。

另外，高校大學生檔案管理工作者要注重大學生檔案材料收集的完整性，要讓大學生檔案材料反映出大學生的綜合素質和個性特點。同時也要注意充分調動學生的積極性，主動歸檔能反映自身綜合素質的材料。

（二）提高大學生對檔案認識的對策

目前高校大學生檔案管理工作體制落后，觀念落伍。當務之急應多加宣傳動員，提高大學生檔案管理的意識，促使單位領導高度重視，將其納入議事日程，在設備、人員和相關文件規定上加大力度。加強檔案管理工作的設施以及環境建設，改善軟件硬件基本設備條件。另外，還應該向畢業生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，提醒他們畢業后及時把檔案保存在人才服務機構，并保持長期聯系，隨時更新檔案內容，避免檔案不必要的遺失。如果高校設立有檔案館，可以充分發揮檔案館的專業優勢和指導作用，協助做好學生檔案管理宣傳工作，促進學生檔案管理工作的規范化、科學化。

（三）加強人才服務中心大學畢業生檔案管理對策

1.大學畢業生檔案管理走向制度化。社會建設的完善、建立和諧社會的需要決定了我國各種制度的法律化、制度化發展，因此大學生檔案管理也必須依靠良好、健全的管理制度才能實現高利用率。因此我國必須建立健全大學生檔案管理制度，并且要嚴格執行，加強培養管理人員，使他們遵守檔案法的相關制度，從而提升大學生檔案管理的水平。此外，有了制度的保障，很多管理人員的意識也會由此提升，意識的提升更加有利于制度的施行，這是一個相互作用的結果，也是提高大學生檔案管理水平的根本性保障措施。

2.大學畢業生檔案管理的信息化。信息化時代決定了很多工作的發展趨勢，對于大學生檔案管理當然也不能偏頗這條路，每年大學生畢業數量劇增，傳統的大學生檔案管理模式已經不能滿足大批量畢業大學生之后的檔案管理，因此如果增加管理效率和管理水平是一個值得思考的問題，充分利用信息技術的現代化管理水平是一個必經之路。目前我國很多經濟比較發達的地區已經開始引入了現代化的管理技術和設備，例如建立數據庫，將檔案資料掃描進入電腦，這就替換了很多手動的過程，管理水平有了明顯的提升，更加方便對畢業生檔案管理需求的服務。由此可見，全國性的實現大學生檔案管理信息化也是一個必然的趨勢。

3.加強檔案管理隊伍建設。建設一支適應大學畢業生檔案管理的隊伍，是提高學生檔案管理水平的重要前提。首先管檔單位要對畢業生檔案引起重視，增加具有專業知識的管理人員，可以通過招聘部分檔案學專業和計算機專業畢業生，配備大學畢業生檔案專職管理人員，提高大學畢業生檔案管理專業化水平。加強對檔案管理員的培訓，特別要加強檔案知識、檔案專業技能和計算機技術等方面的培訓，切實提高檔案管理工作水平。檔案管理員要保證有足夠的精力投入到大學畢業生檔案管理工作中來。要加強團結協作，充分調動大學畢業生檔案管理工作者的積極性和主動性，引導和鼓勵他們積極參與，共同做好大學畢業生檔案管理工作。定期加強對大學畢業生檔案管理人員的網絡技術和計算機技術培訓，進一步提高學生檔案管理的水平。

三、結論

隨著高校畢業生就業的信息化、市場化發展，高校就業工作形勢越來越嚴峻，大學畢業生檔案健全與否將直接影響高校畢業生就業。要加強大學畢業生檔案的信息化建設，必須實現網絡化管理，把大學畢業生檔案中重要材料全部數字化，充分利用就業網站、檔案網站的作用，促進大學畢業生的就業。探討大學生人事檔案管理問題，加強大學生人事檔案管理，既是保證大學生檔案科學化管理的重要手段，也是促進大學畢業生就業的有效方式。我們應當充分認識到當前大學生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取各項對策措施，加強管理，力求做到準確、全面、高效，以期充分利用現有檔案材料，更好地為國家和社會服務。

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