企業檔案信息化建設的實踐與思考

王洋

（中國電建集團租賃有限公司，北京 100048）

企業檔案信息化建設的實踐與思考

王洋

（中國電建集團租賃有限公司，北京 100048）

在了解當前企業檔案信息化建設現狀的基礎上，界定了在信息化時代企業檔案信息化的含義，分析了目前企業檔案信息化存在的問題，針對當前存在的一些不足，提出了可行性的對策。

檔案信息化；信息技術；企業檔案

隨著大數據時代的來臨，互聯網、電子商務、物聯網等應用的飛速發展，加快了數據開發、分析、云存儲等信息技術的迅速崛起，這些如雨后春筍般飛速增長的數據其存在形態變得更加豐富，面對日益激烈的市場競爭，如何良好地開發企業的信息資源對企業發展有重大的意義，這就對企業的檔案信息管理工作提出了更高的要求。因此企業必須要改變原有的模式，打破常規，進行創新，實行信息化管理，提高企業檔案信息化管理效率，提供一個優質的信息服務環境，進行信息批量管理，進而提高企業的經濟效益和實現社會效益。檔案信息化作為企業信息化建設的重要組成部分之一，在推動檔案管理工作中具有決定性的作用，在滿足企業管理需求的同時推動生產的發展，這也能提高企業的檔案服務能力。

1　企業檔案信息化的概念

企業檔案信息化建設由以下幾個關鍵詞組成：分別是企業檔案、檔案的信息化、企業檔案的信息化，通過對三個關鍵詞的解釋，可使企業檔案信息化的概念界定更加清晰。

1.1企業檔案

在企業的運營過程中形成的關于企業產品的研發、生產、經營管理、銷售等直接整合而成的信息，包括文字、圖像聲音等不同的形式，是一種具有憑證作用的檔案材料。

1.2檔案的信息化

檔案的信息化就是在部門統一管理下，進行組織和規劃，利用先進的信息技術，對所獲取的信息資源進行處理，以實體的文件資料為基礎，讓現有的檔案管理模式向數字化的管理模式轉變，向社會提供優質的服務。

1.3企業檔案的信息化

企業檔案的信息化，是指企業運用科學的組織管理辦法，在符合市場需求的前提下，利用先進的技術、設備，對企業的實體文件資料進行挖掘、整合，實現信息從獲取、傳輸再到應用上的數字化，最終達到企業內部資源的共享，進而提高企業檔案信息的利用率，帶動企業整體物流的轉動，實現企業科學化的管理，實現企業自動化的生產流程，在提高企業的生產效率和生產效益的同時，為企業和社會的發展做出貢獻。

2　企業檔案信息化建設存在的問題

在社會信息技術快速發展的今天，企業的信息化建設已經成為其經營成功或失敗的關鍵，這也要求企業內部的檔案管理工作必須做出相應的變革才能適應時代發展的要求，雖然大眾的信息觀念逐漸深厚，某些企業已經跟隨時代的潮流將檔案的信息化建設定為企業長期發展的目標，并且取得了不錯的成效，但是在我國企業檔案信息化建設的長期發展過程中，優秀的企業雖然做了表率作用，但企業在檔案信息化建設的過程中依然存在較多尚未解決的問題，對檔案信息資源的利用率有待加強。

2.1企業的檔案信息化建設發展不平衡

首先是大企業與小企業的差異，擁有雄厚的資金背景的大企業，具備充足的實力，在對企業檔案信息化建設上的投入比重較大，而那些實力相對不足的小企業沒有足夠的背景去支撐企業的檔案信息化建設，因此對檔案信息化建設上的投入相對不足。企業檔案信息化建設不僅需要先進的技術，更需要專業的人才，以及相配套的服務設備才能建立一個完善的檔案信息數據庫，才能將實體的文件資料數字化，但無論是軟件的開發還是硬件的要求，或者是企業整體上的網絡建設都需要企業投入大量的資金，只有這樣才能實現企業檔案信息管理的實質飛躍，才能提高企業檔案管理工作的效率和規范性，為企業和社會帶來更多的效益。但是目前的很多中小型企業還未擁有這樣的實力去進行完善的企業檔案信息化建設，甚至有的企業連生存都岌岌可危，根本沒有精力去顧及企業檔案的管理工作。

2.2企業檔案信息化建設尚未形成統一的規劃

很多企業在檔案建設之始沒有初步的規劃，缺乏統一的管理，沒有從實際出發引進適合企業發展的檔案信息管理系統，使企業的檔案信息管理工作處于一種尷尬的境地，已有的檔案信息管理工作無法符合實際的生產工作，導致整個企業的工作效率降低，企業的各個系統無法融合，對整體資源的把控能力不夠，導致了很多機會的流逝。

2.3企業的檔案管理人員能力不足

由于信息技術的大量使用，大多企業開始實現了辦公設備的自動化，企業文件將會被越來越多形式的載體呈現出來，不同類型的檔案資源不斷涌現。這些客觀條件的變化導致對檔案管理工作人員的要求越來越高，檔案管理人員的技術能力、知識儲備都必須更新。但是在如今的企業中，檔案管理工作一般都交給計算機工作人員操作，他們只是把檔案管理工作當成一種機械化的操作，這就與企業對檔案信息管理的初衷相背離。檔案管理工作人員不僅要有技術上的能力，還需要具備信息處理和管理能力。

2.4企業檔案信息化缺乏有效的安全保障

企業檔案信息化建設最終是要形成一個完整而又統一的檔案管理工作模式，由于當前企業的紙質檔案本身就出現質量上的問題，導致數字化之后的企業檔案也存在缺陷和不足，檔案信息化的管理工作更是缺乏一個統一的標準，使得檔案在網絡化過程中受到不同程度的制約。而且企業檔案中不僅記錄了整個企業的成長歷史，更是包含很多企業的機密文件和客戶隱私，這種帶有私密性的檔案本身就有使用的限制，一旦電腦受到黑客的攻擊，很容易造成文件的丟失、損壞，造成企業的私密信息泄露；企業內部的工作人員要是不具備該有的安全意識，在進行電腦操作的過程中也會很容易造成企業信息的泄露。在這個網絡飛速發展的時代，一旦出現信息的泄露，會對企業造成嚴重的影響。

3　企業檔案信息化建設的可行性對策

3.1強化企業信息管理，構建檔案信息化建設模式

為了實現企業的檔案信息化，提高企業的信息技術水平，就必須要加強對硬件等基礎設施的建設，充分發揮計算機的功能，建立企業檔案信息數據庫，同時還要及時進行各項系統的更新，在分析紙質版檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術實現企業檔案資源的高度共享。實力不同的企業更要學會充分利用現有的多媒體設備，中小型企業雖然無法投入大量的資金進行企業檔案信息的建設，但可以結合企業發展的實際，配置相應的計算機，優化處理企業現有的信息資料，根據材料的特點將文件進行分類整理。企業檔案信息化的建設可以在現有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養系統，才能實現優質資源的網絡性和共享性，適時地整理企業的重要信息資源這是一個企業長期發展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業發展所需要借鑒的方式。

3.2加強企業檔案管理的規范化和標準化建設

時代的發展要求企業的檔案管理工作必須更加完善，在加強相應的規章制度建設的同時，促進企業的檔案信息化建設，保證企業檔案管理工作的有效開展。企業在加強信息技術的投入之時還需要有一個標準來銜接檔案工作中的各項業務和流程的開展，為企業的良好發展打下基礎。與此同時，企業檔案信息化建設的規范性也是一個企業所必需得，規范化的制度才能保證整個管理工作的正常運營，這也是一個企業進行檔案信息化建設創新的基礎和前提。

3.3強化企業檔案管理人員的綜合素質

隨著社會的進步，擁有技術性的人才也越來越多，但是單純擁有技術的工作人員還不能滿足企業發展的需求，技術型人才的綜合素質也應該列入企業選擇員工的標準，企業檔案的信息化建設不僅僅需要一個檔案信息的守護者，更需要一個善于發掘信息的管理者，只有這樣才能最終實現企業檔案信息化建設。因此，企業可以通過開展培訓、講座、研討會等形式提高技術人員的能力，提升綜合素質，培養技術人員的創新意識，為企業未來的檔案信息管理工作的創新儲備資源，只有一支擁有創新意識的信息化人才隊伍才是符合企業發展潮流的真正力量。

3.4加強企業檔案信息的安全性

信息安全一直是企業管理工作中必須考慮的重點問題之一，信息技術的發展伴隨著信息安全的問題受到更多人的關注。一般來說，企業的信息化檔案管理中都會增加安全軟件來確保企業信息的安全，但是這還不能解決企業的信息仍然存在信息安全的問題，企業必須尋求更多的方式來提高系統的安全性能。

4　結語

信息技術時代，企業檔案信息化建設的工作依然很艱巨。要實現對企業現有信息資源的高效利用，企業不僅要在結合實際發展問題的基礎上提高信息技術，更需要在所確立的目標上進行整體的規劃，增強企業檔案管理工作的標準性和規范性，在系統地整合現有資源的基礎上，運用現代化的手段，提高工作人員的綜合素質，改變舊有的檔案管理觀念，創新檔案管理工作的方法和手段，提高整個企業的工作效率，為其他企業的發展提供借鑒的依據，進而推動企業檔案信息化建設的健康發展。

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（責任編輯趙其芬）

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1009-6159（2016）-04-0018-03

2015-12-20

王洋（1981—），女，館員