論人民檢察院檔案信息化建設的重要性

喻士　榮欒斌

摘 要：在我國社會經濟與科學技術快速發展的大背景下，各檢察機構要盡快實現檔案信息化，從而提高檔案管理水平。在各檢察機構中，以人民檢察院為例，其檔案管理的信息化、知識化，檔案管理水平的提高，可以更好的為檢察工作服務，認識到檔案信息化建設的重要性。

關鍵詞：人民檢察院；檔案信息化；重要性

人民檢察院的檔案是對各地區發展情況的真實記錄，用視頻、圖標或文字等不同方式對歷史進行記錄，也是檢察機關使用的最原始的就。伴隨著社會經濟的發展，人民檢察院的檔案管理逐漸傾向于信息化，深度挖掘檔案信息，以實現檔案管理規范化，反映真實的社會信息。

一、對檔案信息化建設的認識

人民檢察院檔案信息化工作的重點內容是利用現代的科學技術，整合檔案，實現數字化，從傳統的紙張變為以互聯網為平臺，建立檢察系統，在這一系統內實現資源共享，為檢察工作提供便捷的服務[1]。

目前，現代信息技術已經實現廣泛普及與應用，可以有效保證信息的安全，這也為檢察檔案信息化提供了良好的基礎，便于實現檔案數字化，其收集、處理檔案的方法與方式也與傳統的處理方法有差異。現在檢察檔案信息化已經逐步實現，為此，人民檢察院要增加科技的投入，加大建設的力度，讓檔案管理向著科學化的方向發展。

二、檢察檔案信息化建設的重要性

人民檢察院記錄的檔案多為國家重要的檔案，這些檔案是對人民檢察院檢察各項工作的技術以及各項工作的憑證，通過查閱這些資料，可以查閱到檢察院變革的歷史，并作為開展其他工作的重要依據[2]。這些檔案信息化的實現，可以有效提高檢察人員的工作效率，為人民服務。

1.改變傳統的案件報結方式

人民檢察院審理完訴訟案件后，都是采用“先報結，后歸檔”方式，以結束案件為首要目標，在半年或一年后，對紙質的案件檔案進行整理、歸納，但并未注意到案件檔案的時間，存在檔案超過期限歸檔的現象，導致檔案管理水平降低，有時甚至會造成材料丟失等情況，檔案的安全性較差。

在檔案實現信息化建設后，很多檔案從紙質文件變為數字化文件，易于保存，同時這也可以實現檔案的實時更新，避免出現檔案管理人員重視結案忽略歸檔現象的出現，使檔案報結的過程規范化，改變檢察人員的觀念，及時歸檔訴訟檔案，提高訴訟檔案管理水平。

2.加強檔案基礎設施建設

檔案信息化主要是利用網絡信息平臺以及多種數字化設備，建立管理體系實現檔案的轉化[3]。雖然人民檢察院已經初步實現檔案信息化，但在基礎設施的建設上仍有很多不足，特別是管理體系的構建。現在，市面上提供了很多檔案管理軟件，但因為每個地區的使用的系統各不相同，盲目使用這些軟件，容易造成檔案信息資源分化，并且，很多檢查院購買的軟件開發商已經不再做軟件開發，導致使用的軟件無法更新，又缺乏統一的管理，每種數據庫的文件存儲形式和方式都不一樣，是可以使用檔案資源有限。而隨著檔案信息化建設初步完成，人民檢察院增加了技術和設備的投入，并且規范化的系統也已經在全國各檢查機構推廣使用。

3.促進檔案資源共享的實現

實現檔案資源共享，是檔案管理人員最根本的目的，可以充分體現出檔案的價值。在檢察檔案還未實現信息化之前，人民檢察院會開設閱覽室，要求院內檢察人員提出申請，在閱覽室內閱讀檔案，或是通過檔案外借、檔案管理人員復制檔案等方式瀏覽檔案，不利于檔案資源共享。但隨著檢察檔案信息化的建設，人民檢察院建立了信息平臺，給每位檢察人員分發登錄號碼與密碼，在信息平臺查找自己需要的檔案，不受時間與地域的限制。而且，人民檢察院還在平臺上設立了“一站式”搜索，檢察人員可以通過檢索口，搜索文字檔案與表格檔案，只要輸入標題，信息平臺就會提供所有相關的答案資料，提高檔案的利用率。

檔案信息化的建設促使信息平臺的建設，讓檢察人員不再需要翻閱大量的紙質文件，通過對數字化檔案的搜索即可查閱檔案，實現檔案資源共享。

除以上三點外，檢察檔案信息化的建設還有利于強化管理制度，隨著網絡信息平臺的建立，檔案管理者可以根據部門領導職位設定權限，制定檔案保密政策，明確提出各部門的崗位職責與操作的規范，讓檔案管理工作變得有序，實現規范化管理；強化檢查人員與檔案管理人員的檔案意識，實現檔案自動化管理，由于各級檢查人員的檔案意識較弱，沒有注意到檔案的重要性，造成檔案資源利用不足。因此，人民檢察院可以通過教育培訓的方式，組織檔案管理人員進行技術培訓，更新專業知識，創新知識體系，熟練掌握管理技能，強化檔案意識。檔案管理人員在學會相應的技術后，可以對掃描完成的文字、表格、影像、聲音進行加工，把這些內容壓縮成數字，進行存儲，實現文件與檔案的自動化管理。

三、總結

實現人民檢察院檔案信息化的建設，有利于促進檢查檔案事業的可持續發展，提高檔案管理水平，用科學的方式管理檔案，讓管理方式向現代化轉變。因此，人民檢察院要重視檔案信息化建設，充分認識到它的重要性，抓住機遇，加大投入力度。檔案信息化不僅改變傳統刑事案件的報結方式，還加強了檔案基礎設備的建設，建立信息平臺，讓檔案信息不受空間與時間的限制，實現資源共享，使人民檢察院的工作模式趨于現代化。

參考文獻：

[1]劉彥君.檢察機關檔案信息化建設探析[J].城建檔案，2012，10：66-67.

[2]陸淵.檢察院檔案管理系統建設的原則與重點[J].中國檔案，2012，12：62-63.

[3]閆淑英，曲雯雯.基層檢察院檔案信息化關鍵問題探討[J].科技創新導報，2012，08：248.

（作者單位：漣水縣人民檢察院）