檔案管理在大數(shù)據(jù)時代下的分析

高謙

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理也發(fā)生了巨大的變化，原來對紙質(zhì)檔案管理的那一套方法在如今已經(jīng)不再流行，取而代之的是對電子檔案的管理技術(shù)。在計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理也得到了一定程度的創(chuàng)新，例如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云空間云計算技術(shù)以及移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理手段的創(chuàng)新是非常有必要的，除了客觀需要之外，還有助于提升服務(wù)的質(zhì)量并實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的管理。對于檔案管理的創(chuàng)新模式，包括文檔歸檔的方式、檔案的儲存共享方式以及對實物的儲存方式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新

計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動了新的檔案管理方式，在過去，保存的檔案大多為紙質(zhì)材料，不僅不利于查找，也不利于長期保存。而隨著計算機科技的普及，如今越來越多的檔案被以電子數(shù)據(jù)的形式記錄并保存下來。新的檔案管理技術(shù)雖然使得檔案的調(diào)取和保存更容易，但也相應(yīng)地提出了更高的技術(shù)要求，并且，由于涉及到更多新的技術(shù)和理念，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理技術(shù)需要更專業(yè)的人才[1]。對電子檔案的管理必將成為未來檔案管理的重點，因此，研究大數(shù)據(jù)背景下檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新模式在現(xiàn)階段有著重要意義。

一、檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)

（一）物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)是將物與物緊密聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)形式。互聯(lián)網(wǎng)的連接終端是服務(wù)器與計算機，但物聯(lián)網(wǎng)則不同，它的終端并不單是計算機，任何一個物的概念都有可能成為物聯(lián)網(wǎng)的終端，在網(wǎng)絡(luò)中相互聯(lián)系、通信，因此，物聯(lián)網(wǎng)可以理解為是互聯(lián)網(wǎng)的繼承與發(fā)展體系。

（二）云空間

云空間是一種由服務(wù)器硬盤作為儲存空間的概念，在一個系統(tǒng)內(nèi)，所有計算機終端的信息全部由總控服務(wù)器控制，所有的信息也都儲存于服務(wù)器，而這樣管理檔案的優(yōu)勢在于，用戶可以通過操作網(wǎng)絡(luò)下的任意一臺計算機搜索自己想要的檔案資料。

（三）移動終端

如今，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)正在經(jīng)歷飛速的發(fā)展，無線移動通信技術(shù)正逐步興起。無線通信技術(shù)連接各移動終端，包括筆記本電腦、手機、平板電腦等等，實現(xiàn)檔案管理的大數(shù)據(jù)后，管理人員可以通過自己的手機等移動終端產(chǎn)品隨時隨地查看并管理電子檔案[2]。

二、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

目前的儲存空間存在一定的瓶頸，對于過去的紙質(zhì)檔案來說，更多的檔案勢必需要擴展更大的空間以滿足需求，這樣一來會造成管理成本和土地使用成本的上升，而且每次擴建也需要一定的成本。當(dāng)實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理之后，所有的檔案信息都可以保存到一枚小小的儲存卡、U盤或硬盤內(nèi)，在極大的減輕了重量和體積的同時，卻增加了儲存空間，過去一整間房間的紙質(zhì)檔案，如今只需要一張SD卡就可以保存，極大地降低了管理成本，減輕了管理人員的負擔(dān)，是客觀需要。

此外，隨著云技術(shù)的興起，可以通過云系統(tǒng)將全國所有的檔案信息資源進行高效集成，實現(xiàn)檔案資源的有效利用。檔案的信息檢索也是檔案管理的重要功能，在云計算的背景下，搜索檔案將變得更加容易。

在如今這樣一個信息爆炸的時代，無論是信息傳播模式還是信息量都極大地考驗著檔案管理的水平，因此，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理對于提升檔案的管理效果具有重要意義。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的模式

（一）文件歸檔方式

現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的檔案在歸檔方式上可以充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員只需要按照不同類別將檔案上傳至硬盤，無需走進檔案室將檔案袋置入相應(yīng)的檔案柜中，如果應(yīng)用了無線互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員甚至可以遠程操作，只需要一部手機或者其它任何的移動設(shè)備就可以對檔案進行歸檔儲存[3]。并且，如今wifi遍布，只要在有無線局域網(wǎng)的環(huán)境下，就可以實現(xiàn)零流量的大數(shù)據(jù)傳輸，完成遠程歸檔。不過考慮到目前依然有大量的紙質(zhì)檔案，例如個人檔案等等，因此傳統(tǒng)的歸檔方式并不會就此消亡，在短期內(nèi)，傳統(tǒng)歸檔方式、計算機網(wǎng)絡(luò)歸檔方式以及移動互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔方式將會共同主宰檔案管理的歸檔方式。

（二）檔案儲存及共享方式

大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案在儲存和共享方面都具有非常大的優(yōu)勢。云空間技術(shù)實現(xiàn)了對檔案的大數(shù)據(jù)管理，使得檔案管理具有更強的更新性和可維護性，并且，云空間技術(shù)也提供了更新的服務(wù)和更先進的檔案儲存于共享技術(shù)。電子檔案改變了目前對紙質(zhì)檔案在儲存模式上的單一以及無法共享的問題，電子檔案使得管理員能夠快速、方便的歸檔和查詢、搜索。通過云空間技術(shù)，所有的檔案均被儲存在服務(wù)器內(nèi)，所有局域網(wǎng)內(nèi)的計算機都可以隨時歸檔或調(diào)閱，免去了很多麻煩并降低了儲存的成本。不過云技術(shù)也帶來了一些問題，例如信息的安全性。在云技術(shù)下，任何一臺可以連入該局域網(wǎng)并獲取賬號密碼的用戶就可以隨意查詢、修改、下載檔案資料，并且破解檔案管理系統(tǒng)并不需要很復(fù)雜的技術(shù)，因此，對于機密檔案的儲存，應(yīng)更加完善其云技術(shù)的安全性和可靠性。

（三）實物的存放管理

對于紙質(zhì)檔案的儲存管理，可以采用數(shù)字標(biāo)簽技術(shù)，它也是物聯(lián)網(wǎng)的重要組成部分之一。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容均為實物，無法被直接儲存在硬盤內(nèi)，只能放置在真實的環(huán)境下，但如果給每一份檔案貼上數(shù)字標(biāo)簽，并實現(xiàn)對數(shù)字標(biāo)簽的遠程識別，那么，對紙質(zhì)檔案的管理就可以變得如數(shù)字檔案一樣輕松、方便、高效。數(shù)字標(biāo)簽可以記錄檔案的位置、編號、名稱等信息，管理員只需要使用相應(yīng)的終端設(shè)備就可以快速找到所需檔案。而在對檔案進行管理時，管理員借助數(shù)字標(biāo)簽可以使得自己在不進入檔案室的情況下對檔案進行簡單的管理。另外，數(shù)字標(biāo)簽還有一大優(yōu)勢便是對環(huán)境狀況的識別，當(dāng)存放檔案的空間環(huán)境發(fā)生變化，變得不利于檔案保存時，數(shù)字標(biāo)簽就能夠向管理員發(fā)出警報，提醒管理員作出相應(yīng)的處理。

四、結(jié)束語

檔案管理工作隨著時代和科技的進步而發(fā)生著本質(zhì)上的改變，過去的檔案管理工作因大量的實物而顯得繁瑣和復(fù)雜，在大數(shù)據(jù)時代下，新的科技為檔案管理引入了的模式，使得現(xiàn)在的檔案管理更加高效、方便和準(zhǔn)確。

參考文獻：

[1]張建銘.大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理方式變革分析[J].蘭臺世界，2014，S3：150-151.

[2]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014，09：87-89+93.

[3]周姝莉.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應(yīng)對策略分析[J].才智，2015，24：341.

（作者單位：四川電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)管理部）