淺談公文總標題的提煉

鄭春玲（廣東培正學院，廣州 510830）

淺談公文總標題的提煉

鄭春玲
（廣東培正學院，廣州 510830）

公文標題可謂公文的眼睛，是公文的精華之處，最能體現行文主旨和行文關系。標題的規范、準確與否，直接影響公文質量的高底，甚至可以說，寫好了標題，公文的起草工作就成功了一半了。因此，標題的提煉要力求嚴肅認真、準確無誤、簡明扼要、結構完整。

關健詞：公文；總標題；提煉

公文的標題，一般有總標題和小標題。總標題，也叫總標題，是對全篇內容的高度概括，是“綱目”，小標題從不同角度、不同層面對總標題內涵進行展示，共同服務于總標題，呈現出“眾星捧月”的態勢。使得整篇公文絲絲入扣，不枝不蔓。本文重點談一談總標題的提煉。

總標題的提煉。公文的總標題居眉首，地位超然，我們可以通過完整而規范的標題了解公文的制發機關、發文目的、文件性質、主要內容。國務院辦公廳于2000年8月24日印發的《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條第六款明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關”。因此，公文總標題一般由發文機關+事由（內容）+文種（公文種類）構成，即“三要素”。

1　把握好公文總標題的“三要素”

1.1明確“發文機關”

發文機關一般寫在標題的開頭，要寫全稱或者規范的簡稱，不可濫用縮略語。如“中國共產黨廣東省委教育工作委員會”，也可用其規范的簡稱“中共廣東省委教育工委”。若幾個機構聯合發文，應該一一標明，不得遺漏，如《廣東省教育廳 廣東省財政廳 廣東省新聞出版廣電局 廣東省體育局 共青團廣東省委員會關于印發＜廣東省關于推進青少年校園足球發展的實施意見＞的通知》。

當然，也有一些公文制作機關確實太多，實在無法一一列出，則要根據實際情況加以概括，如制文機關是屬同一地區或同一系統，可概括為“**教育廳所屬各高校”。若同一地區或同一系統的全部機關中還缺一兩個機關的，應該予以注明，如“**教育廳所屬各高校（缺**大學）”。

《國家行政機關公文處理辦法》規定，聯合行文時在發文機關標識上主辦機關名稱在上，一般來說，5個以下的發文機關全部標出，5個以上的可以列舉主要機關名稱并標出數量。

1.2提煉“事由”

事由就是對公文行文內容的概括，是公文標題的核心部分，一般標在標題的中間。事由的概括，往往是事務性的集中和概括，即要點明公文所要交代的事務或事件，所以要求準確、精煉、規范，讓人一目了然。事由一般用介詞“關于”“對”“對于”和表述主要內容的詞語組成介詞結構，作公文名稱的定語。“關于”用于概括性事由，“對”和“對于”則用于具體性事由。但“對”和“對于”在使用時也有區別，一般說來，能用“對于”的地方均可換成“對”；但用“對”的地方未必能換成“對于”。

通常來說，涉及面小或事由單一的公文，可以直接標出，如《**學對**人事任免的決定》；涉及面大的公文，要加以概括，如《**學院關于做好2016屆畢業生就業、創業等工作的通知》。

1.3選擇“文種”

文種處于標題的最后，其反映出公文的性質。《國家行政機關公文處理辦法》中規定，公文種類主要有:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，共13種。公文文種的選擇根據有三：一是“根據行文目的”，如果要匯報工作，選擇“報告”，如果是要得到指示，則要選擇“請示”；二是根據“發文機關的職權”，如“命令”，它是國家行政機關及其領導人發布的指揮性和強制性的公文。絕不是一般機構可以采用的文種；三是根據“與主送機關的行文關系”。比如向上級教育主管部門報送材料，應該采用“報告”“請示”等，但向不相隸屬的同級機構行文時則只需用“函”。

文種的選擇至關重要，可謂畫龍點睛之筆。應該用“報告”時用了“請示”會讓人不知所措，應該用“請示”而用了“報告”，則會誤事。

綜上所述，公文標題“三要素”應是缺一不可的，但在實際工作中，不難發現，有些公文“三要素”是不全的：在已印有發文機關名稱版頭的專用紙上可以省略“發文機關”；由國家最高權力機關或國家最高行政機關制發的公文，可以省略公文的“事由”；有些知照性的公文甚至可以同時省略公文的“發文機關”和“事由”，如《通知》《公告》等。

2　提煉公文總標題“八注意”

公文廣泛應用于各行各業，有許多公文更與我們的生活息息相關，但由于公文種類繁多，應用廣泛，提煉公文標題更需要具備一定的文字功底，而文書工作從業人員的素質又參差不齊，公文總標題的提煉工作也有許多不如人意的地方。下面就談談提煉公文所要注意的幾個方面。

2.1要素要全

常見的情況有三種：一是隨意省略發文機關。只能從落款處判斷出發文機關，這有失莊重；二是隨意省略事由。如《中共**大學委員會決定》，由于省略事由，從標題中看不出文件的主要內容；三是隨意省略文種。使受文者不得要領無法落實文件，如《**廳公辦室關于召開全省教育工作會議的有關事宜》。

因此，傳達重大決策事項的下行文和沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關；除一些極其簡短的“通知”“公告”和特殊機關發出的特定公文外，一般情況下不得省略事由，而文種是任何情況都不能省略的。

2.2事由要準

標題是公文的核心，事由則是標題的核心。標題是否突出，主要看事由寫得是否準確、精煉。事由提煉得好，能讓人眼前為之一亮。反之，則會讓人摸不著頭腦。這方面常見不足有：一是介詞“關于”應用未用，如《**大學組織評選教學骨干的通知》，應在“組織”前加“關于”；二是動賓搭配不當，如《**學院關于征集應急預案管理辦法工作的通知》，“征集”與“工作”搭配不當，應將“工作”改為“意見”；三是內容不完整。如《××市教育委員會關于認真做好表彰2007年度先進工作者的通知》，應在“做好”，而后面加上“工作”。

事由的提煉也是最考驗文字功底的地方，除了準確之外，若能做到精煉、生動，則能大大提升公文的藝術性。

2.3文種要對

文種方面存在的問題主要有三個方面：一是生造文種，如《**大學關于修改學籍信息的申請》。很顯然，“申請”不在《國家行政機關公文處理辦法》13個公文種類之內，純屬生造；二是混用文種。如《**學院關于征地的請示報告》，把“請示”和“報告”混在一起用，讓人哭笑不得，文種只能選擇一種，不可混用；三是錯用文種，如《**大學前往**大學交流學習的請示》，兩所高校之間交流，不存在隸屬關系，用“函”即可，不必“請示”。

2.4用語要精

標題要主旨鮮明、重點突出、文字凝煉。如《**省辦公廳關于轉發＜**省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關于加強和改進企業國有資產監督防止國有資產流失意見的通知＞＜**省人民政府轉發國務院關于改革和完善國有資產管理體制若干意見的通知＞＜**省人民政府轉發國務院關于國有企業發展混合所有制經濟意見的通知＞等3個文件》，此標題顯得冗長啰嗦，可提煉為《**省辦公廳關于轉發省人民政府有關國有資產若干管理意見的通知》。

《關于2015年廣東高校省級重點平臺和重大科研項目立項結果的通知》，簡短的標題，卻融入了大量的信息，年份“2015年”，范圍“廣東高校”，內容“重點平臺和重大科研項目立項結果”目的“公示”，這個標題，讓人一目了然。

2.5用詞要簡

如《**縣人民政府關于轉發**市人民政府關于轉發**省人民政府關于轉發國務院關于堅決制止占用基本農田進行植樹等行為的緊急通知的通知的通知的通知》，“關于”“轉發”“的”“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。

2.6流轉要當

轉文性公文中，用會到“批轉”“轉發”“印發”。“批轉”是上級機關對下級機關公文批復、轉發的一種特有的文書處理形式；“轉發”指文件的批轉發送；“印發”是蓋印后發出或印刷并分發。三者都有“發出”的意思，但用法截然不同，實際工作中，常常出現亂用、錯用的問題。如《**學院關于印發**人民政府關于加強教育改革的意見的通知》，對上級機關、同級機關及不相隸屬機關的文件無權“印發”或“批轉”，應該使用“轉發”。

2.7華而要實

公文的標題要出彩，固然要在文字上下功夫，力求生動、新穎，但必須緊密結合整篇公文的內容和主旨來提煉，絕不能偏離，更不能生搬硬造，憑空捏造，華而不實。

2.8標點要少

《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。書名號的用法一般沒有爭議，如《關于印發＜高校學生社團管理暫行辦法＞的通知》。但在實際工作中，除了書名號，引號和括號也經常出現在公文標題中。如，《關于舉辦2016年廣東“眾創杯”創業創新大賽的通知》，“眾創杯”在這里，作為一個專有名詞，用上雙引號可以起到突出重點和避免歧義的作用；再如，《廣東省教育廳辦公室關于征求對《廣東省高等學校學生公寓（宿舍）管理辦法（試行）》意見的通知》“宿舍”用上括號表示和、或，是對“公寓”的補充，“試行”用上括號是為了解釋管理辦法還是試行階段。所以都是屬于應該用的情況。

但也有許多公文標題中出現不應該用的標點符號，如《中共廣東省委教育工委關于做好高校“學黨章黨規、學系列講話、合格黨員”學習教育有關工作的通知》，其中的頓號和雙引號都不應該使用。

［1］國家行政機關公文處理辦法［S］.國務院以國發〔2000〕23號.

［2］李效珍主編.秘書實用寫作［M］.北京：首都師范大學出版社，2008.

［3］楊文峰.現代應用文寫作［M］.中國人民大學出版社，2006.

10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.14.192