計算機技術在檔案管理工作中的應用

程志強（武漢船舶職業技術學院，武漢 430050）

計算機技術在檔案管理工作中的應用

程志強
（武漢船舶職業技術學院，武漢 430050）

隨著社會經濟發展和科技能力的發展，計算機技術在現代檔案管理中的應用越來越廣泛。檔案管理在進入信息化時代以后，計算機技術在檔案管理中的地位逐漸提高，本文主要研究了計算機技術在檔案管理中的應用，針對計算機技術在檔案管理中的問題展開分析，然后進一步的分析解決這些問題的策略。

計算機技術；檔案管理；問題；策略

隨著社會經濟的發展，我國開始進入信息化時代，信息化時代為實現現代化的檔案管理創造了條件，計算機和檔案管理共組中的應用，不僅可以提高工作效率，還能提高信息化的發展，對開展檔案管理工作具有非常重要的意義。信息技術在促進檔案管理發展時，也對檔案管理產生了一定的阻礙問題，這時就要針對信息技術在檔案管理中的問題提出相應的解決措施，提高檔案管理工作質量。

1　檔案管理中計算機技術應用的重要性

我國是人口大國，而且人口流動性較大，也增加了檔案管理工在的復雜性，傳統的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現代社會發展的需要，計算機技術的發展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數據及強大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

檔案管理現代化的發展對檔案管理人員的綜合素質有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現代學科技術，通過先進的技術設備來完成檔案管理工作，這樣既可以節約時間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統的檔案管理工作中的工作強度，為了適應現代化的檔案管理要求，需要進行大規模的信息化管理模式及技術準備。公民的真實憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點的疏忽差錯，這也為人力資源的管理提供強大的先決條件。計算機技術在檔案管理中的應用，就是將這種意識轉化為信息化，從而促進生產力的進一步發展。另外，在對相關信息進行整理、收集等方面，計算機就顯示了它在檔案管理當面的便利性，聯網狀態下可以輕松實現信息資源共享，提高信息處理的便利性。

2　計算機技術在檔案管理應用中的問題

2.1電子檔案保存

計算機技術在電子檔案管理中的應用檔案的存儲也出現了一定的問題。在存儲的過程中，電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲，對著計算機系統的優化更新，文檔資料可以存放在不同的數據庫和存儲盤中，在確保文檔安全性的同時也提高了文檔讀取和長期保存的難度。

2.2缺乏統一的檔案管理標準

在日常生活中，做什么都要有一個標準，“無規矩不成方圓”。現在很多的部門檔案管理內容不斷細化，在管理制度和管理方式方面都是大同小異，如果說管理標準不能實現統一也是必然的。而且，很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的，這樣也給實現管理標準的統一增加了難度。另外，由于計算機技術的不斷發展，各單位和部門檔案管理水平的差異增加了信息技術統一的難度，從而為實現統一的檔案管理增加了困難。

2.3檔案管理信息化程度不高

很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式，利用計算機技術進行現代化檔案管理，但很多的檔案館還是熱衷于傳統的手工管理模式，計算機就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質資料，沒有建立現代化的數據庫下的信息化檔案管理，計算機信息化的優勢就不能夠體現，計算機也成了擺設，并且阻礙了檔案管理的現代化和信息化發展，影響了檔案管理工作的效率和管理質量。

2.4檔案管理安全問題

計算機技術在檔案管理中的應用，雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質量，但同時也增加了檔案信息安全問題管理的難度，安全性和可靠性問題成為人們所關注的。現在很多的網絡都受到黑客、計算機病毒、保密信息泄露等的威脅，使人們的信息不在安全。隨著計算機網絡用戶的劇增，網絡的危險性也在倍增。網絡的不安全性和不穩定性也給檔案管理工作產生了很大的影響。

3　優化計算機檔案管理工作可采取的幾點措施

3.1完善檔案管理制度

利用計算機技術實現檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計算機當那管理工作仍然要完善相關的管理制度，充分分析計算機檔案管理工作不同環節的內容，根據技術漏洞制定相關的解決措施，保證計算機檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計算機檔案的高效性和完整性。

3.2實現信息化檔案安全管理

計算機技術在雖然為檔案管理提供了優勢條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據材料的內容進行保密安全分類。例如一級保密檔案應禁止聯網，防止檔案共享造成信息泄露；耳機保密檔案應使用局域網，三級保密檔案可以支持聯網查詢。同時應針對信息化檔案管理制定相關的法律法規進行約束，提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

3.3提高檔案管理人員素質

檔案管理人員利用計算機系統進行檔案管理，不僅要具備相應的計算機知識，還應具備信息化安全管理意識并了解科學的管理。現代化的管理水平，管理過程中的計算機信息庫體現，以實現改革和檔案管理。在實際工作中不斷完善的計算機管理系統，并不斷學習更方便的文件管理程序的先進的知識。

3.4文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問題，具體工作落實在單位的內部文件整合，避免進行重復的檔案管理工作，應該針對現代化檔案管理建設，對文件檔案的管理內容進行總體規劃，徹底改變了文檔管理問題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時，應結合計算機網絡技術研究文檔處理軟件，利用現代化管理軟件實現文檔的綜合管理，積極面對以文檔管理的挑戰存檔載體的虛擬非傳統的形式。

綜上所述，結合計算機技術進行檔案管理是現代信息化檔案管理的需求，針對檔案管理過程中總會產生一些新的問題，這時就需要工作者認真對待這些問題，并且及時的解除這些問題，這樣才能使計算機技術在檔案管理工作中得到良好的應用。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.14.128