事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

姜俐

【摘要】檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個(gè)單位的工作能否正常運(yùn)行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)的有效數(shù)據(jù)和資料就是來(lái)自完善的檔案管理。在人員調(diào)動(dòng)和職務(wù)安排過(guò)程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問(wèn)題越來(lái)越明顯。本研究就我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并就相關(guān)問(wèn)題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關(guān)檔案管理部門(mén)提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國(guó)家資產(chǎn)為社會(huì)進(jìn)行相關(guān)服務(wù)的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項(xiàng)相關(guān)的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應(yīng)有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開(kāi)展，才能提高工作效率。但現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問(wèn)題

（一）檔案管理過(guò)程中造假問(wèn)題嚴(yán)重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問(wèn)題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問(wèn)題，當(dāng)事人為了具有某一項(xiàng)資格而進(jìn)行各種手段的造假，比如將年齡進(jìn)行改動(dòng)，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責(zé)任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒(méi)有仔細(xì)整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過(guò)程中數(shù)目完整，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫(xiě)的現(xiàn)象，重新填寫(xiě)會(huì)使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫(xiě)或漏寫(xiě)，從而檔案內(nèi)容不具有真實(shí)性。有些學(xué)校以及單位為了自身利益，故意改寫(xiě)相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實(shí)性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學(xué)機(jī)構(gòu)為自己收益好，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價(jià)出售學(xué)歷以及學(xué)位證書(shū)，影響人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價(jià)值。由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過(guò)的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡(jiǎn)單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對(duì)易燃物的防火意識(shí)不強(qiáng)，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為是簡(jiǎn)單的存檔和調(diào)動(dòng)，但是這種觀念嚴(yán)重降低了檔案的有效利用率。在實(shí)際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和保管，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實(shí)際情況中檔案的服務(wù)意識(shí)淡薄，檔案工作一直停留在人工手動(dòng)管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過(guò)程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒(méi)有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫(kù)，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會(huì)使得整個(gè)相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開(kāi)展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關(guān)素質(zhì)較差

檔案管理工作并不是將紙質(zhì)資料裝袋后放置于相應(yīng)的位置，檔案工作有相當(dāng)學(xué)問(wèn)的，需要有關(guān)工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，其中較強(qiáng)的工作責(zé)任感是檔案管理員應(yīng)該具有的最基本的素質(zhì)，職業(yè)道德也是一個(gè)合格的管理員必須具備的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，在一定程度上不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒(méi)有專(zhuān)業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視檔案管理需要專(zhuān)業(yè)人員來(lái)做，有的事業(yè)單位還會(huì)讓年齡較大且已經(jīng)退休的職工進(jìn)行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)較低，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，從而在一定程度上嚴(yán)重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對(duì)于檔案管理中人事檔案造假問(wèn)題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過(guò)宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當(dāng)事人意識(shí)到人事檔案造假給自己帶來(lái)的后果，為了某些利益使用不當(dāng)手段造假需要負(fù)相關(guān)法律責(zé)任。《檔案法》規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行造假的行為，相關(guān)行政部門(mén)可采取各種處罰措施，對(duì)于情節(jié)十分嚴(yán)重且構(gòu)成犯罪時(shí)要將當(dāng)事人移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。對(duì)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決抵制靠關(guān)系、靠金錢(qián)來(lái)弄虛作假進(jìn)行檔案?jìng)卧臁?/p>

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲(chǔ)存量，低成本以及查詢(xún)與管理方便等特點(diǎn)。面對(duì)相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時(shí)提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時(shí)信息化管理不需要實(shí)體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理不是簡(jiǎn)單地工作，要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，隨著信息現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理工作對(duì)相關(guān)管理人員提出了新技能的要求。所以要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)技能的培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)其掌握情況進(jìn)行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)有更嚴(yán)格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題突出。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息化水平較高的現(xiàn)代社會(huì)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，從突出問(wèn)題入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

參考文獻(xiàn)

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