論秘書協調工作的基本原則

李美蓮

摘 要：隨著我國經濟發展越來迅速，無論是政府還是企業中，也出現越來越多需要協調的事情，秘書這個部門，已經不僅僅存在政府中，對于企業來說，也需要這方面的人才，經濟的發展，整個社會對秘書這一職業大大提高了需求，本文就秘書協調工作需要堅持哪些基本原則發表一些意見和看法。

關鍵詞：秘書；協調；原則

一、秘書的涵義

我們現在說起秘書，人們的第一反應就是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書書和交辦事項的工作人員，通常的解釋就是受雇為上級處理通訊及日常事務和辦公室雜務的人。而在古代的時候，秘書有兩種解釋，第一種解釋和現代一樣，是一種職業，古代稱掌管圖書的官員為秘書，第二種解釋：秘書是指秘密機要的書籍和文件。隨著經濟的發展，各種企業的發展也越來越迅速，有些企業發展龐大，領導人就需要另外雇傭一個人來為他處理日常性的事務和雜務，秘書和領導的關系是一種區別于一般同事關系的特殊同事關系，有了領導，才能有秘書。秘書和領導人之間關系處理的好壞，直接關系到秘書整個全局工作的開展和工作的成敗。

二、秘書的工作特征

（一）秘書工作的基本特征

從秘書的工作性質來看，秘書的輔助性是秘書崗位工作的基本特征。秘書工作的基本特征是領導對秘書工作的基本要求，也是秘書在整個企事業單位管理體系中所占的地位決定的。

（二）秘書的工作，是聯系領導與下級部門之間的“紐帶”和“橋梁”

從上到下文件及命令的傳達，從小到上各種匯報及報告的匯總，都需要秘書從中作為聯系的紐帶。

（三）秘書工作的直接性

秘書工作的直接性體現在協助領導處理一切對內事務，在行政組織架構、崗位設置及工作程序上得到了全部體現。

（四）秘書工作的服務性

秘書是為領導服務，但同時也是為企事業單位各部門員工服務，為領導處理日常事務，協調各部門與企業領導之間的關系，同時傳達領導的指令，也向領導匯報各部門之間的工作情況，所以秘書崗位的工作，起到承上啟下的作用。

（五）秘書工作的被動性

秘書的工作是由領導安排，并且要求秘書不越權，不越職，在他本職的輔助工作中發揮創造性和主動性。

（六）秘書工作的潛隱性

秘書的工作以領導的名義發出，或者以部門的名義申請，活動過程具有幕后性，潛在性是勞動成果的體現，不直接體現出效果，而是經過溝通，通過各部門的互相作用體現出工作成果。

三、秘書工作的基本原則

（一）輔助決策原則的內容

超前原則、定位原則、信息原則、諫諍原則。秘書對領導所有工作的反饋，都對領導的決策起到輔助作用，所以秘書提交的文件資料及分析數據，都具有超前意識，注重超前原則，從原來固有的資料去舉例分析，尋找規律性，尋找發展方向，給領導的決策提供了事實依據，符合實際的發展；秘書作為輔助性的崗位，需要每個人對自己的崗位定位準確，是為單位起到協調作用，所以要對事實進行調查，在堅持底線的前提下，改變溝通方式，改善溝通手段，用婉轉的語言，能使人接受，要用客觀公正的態度去對待每件事，用公平的方式去平衡各方面的利益，從而達到協調工作的目的，使各部門之間運轉更順暢；秘書更領導之間，是一種特殊的同事關系，作為領導最接近的崗位，接觸領導各方面的工作方式工作風格，了解領導的脾氣性格，但是每個人都不是完人，都有考慮不周的時候，所以秘書考慮事情必須比領導更為周全更為全面，因為秘書的工作就是協調平衡各方面利益的工作，但是在溝通的過程中當領導做出的錯誤的決策的時候，秘書是第一個知道的，雖然有監督部門，但是很多時候監督部門的監督都處于事后監督，有些造成的損失或者影響甚至已經是無法挽回了，所以秘書必須起到諫諍的作用。

（二）協調關系的原則

政策指導、客觀公正、平等協商、注重整體、靈活適度。秘書在領導和其他部門、其他人員面前，往往起到代替領導的作用，而在領導面前，又往往代替了其他員工的角色，所以秘書在領導和員工、領導和其他部門之間起到重要的協調關系的作用，但是在協調關系的過程中，秘書必須堅持在正確的政策指導下，客觀公正地對待事實，與各部門之間平等協商，從整體全局出發，以靈活的溝通方式，達到各方面利益的平衡。

（三）處理信息的原則

及時性、保真性、適用性和預測性。對于秘書工作來講，信息的處理直接關系到領導的決策結果。給領導提供的信息越真實，在大的經濟政治環境下，越及時，越能把我預測的準確性，對領導決策的準確性越有幫助，始終堅持以客觀事實為依據的態度，能確保信息更準確，更有利于去進行深層次原因的分析和挖掘，而領導的決策是根據政府宏觀調控的前提下，根據公司管理體制與公司發展階段而做出的決策，所以領導的決策并不是永遠適用的，而只是適用于公司發展的某一階段，所以要求秘書處理信息要及時，并且預測要準確，特別是在對政府宏觀調控政策的預測。

（四）辦理事務的原則

被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規范。秘書一直都是在被動接受工作的環境中，無論是下屬員工需要與領導溝通工作，還是領導需要給下屬員工傳達指令，秘書的角色都是被動接受工作。但是在接受這個被動的工作之后，如何要將這個工作做好，就必須充分發揮辦理事務的時候的主動性，在堅持原則的前提下，靈活運用各種溝通手段及溝通方法，用現有的規范的制度條例去協調各方面的工作，這樣才能將工作做到最好。我們再來分析紀曉嵐，每次紀曉嵐都是在知道事件發生之后，他才被動地接受了利用最大的資源讓事情往好的方向發展，如何在被動的事件中將自己變為主動。

四、秘書的溝通協調工作在企事業單位中占據了重要地位，那么該如何提高秘書協調能力，做好協調工作

第一，要鍛煉好自己的基本功，即秘書工作的聽說讀寫能力，這是作為秘書工作的首要基本條件，當你缺少這方面的基本能力的時候，你比別的專業的競爭者就失去了先決條件。第二，在秘書這個行業中，作為一個為領導做決策提供依據，為領導提供參謀意見的助手，平時就該搜集多方面的信息，如國家的宏觀調控政策，貨幣政策，國家法律法規的更新，地方性優惠政策的頒布，各行業的需求，專業的經濟學知識分析，等等，只有不停地充實自己，完善自己的信息庫，將自己所學的理論知識有效地與實際相結合，才能在面對各種復雜的事務的過程中做到胸有成竹，能做到運籌帷幄，無論從經濟利益回報、國家政策、法律法規的規定及企業經營發展的階段等從專業方面分析為領導提供更為準確的意見，也能讓領導對你的意見更信服。第三，在溝通協調的過程中在堅持原則的前提下，不違反國家法律法規、不損害公司利益的前提下，需要講究方式方法，在平等協商的條件下，運用和平的手段去協調，能平衡各方面的利益，確保工作的順利進行，也確保企業的順利運轉。第四，秘書工作者需要培養良好的人際關系，在處理各種人際關系的同時，既要考慮到自身的能力，又要考慮到本單位現在和將來工作所接觸到的人員。

五、結束語

總之，隨著改革開放后經濟發展的加快，企事業單位對秘書人員的需求也急劇增加，對秘書人員的綜合職業素質的要求也越來越高，良好的職業素質，是秘書工作者從事快節奏、高效率的工作的基本條件，秘書工作者綜合素質的高低，也有助于提高企業管理水平和工作效率，秘書工作者只有更加完善自己的，不斷地提高自己的綜合實力，加強自己的職業素養、心理素質和業務素質，在工作中不斷地完善自己，為企業的發展做出自己的貢獻，也為自己的發展開拓更寬廣的道路。