淺議辦公室新上崗人員如何做好印章管理工作

閆雅男

摘 要：在現(xiàn)代社會里，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。印章象征著組織、單位、集體與個人單位的合法性、權(quán)威性，文書材料一經(jīng)加蓋印章，就代表著組織、單位、集體與個人單位對這法定效力的確認(rèn)和法定職權(quán)的施行，也意味著它將必須承擔(dān)的法定義務(wù)和法律責(zé)任，所以，印章具有法定的憑證作用，加蓋印章是一種法律行為。企業(yè)印章是企業(yè)身份和權(quán)力的證明。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時意味著企業(yè)對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。企業(yè)印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。因此，對于一個新上崗的辦公室人員來說，如何盡快熟悉并做好印章的管理工作顯得尤為重要，本文對企業(yè)辦公室新上崗人員如何做好印章管理工作提出本人的幾點(diǎn)芻議。

關(guān)鍵詞：新上崗；印章管理

企業(yè)公務(wù)往來的文件要取信于人，就必須加蓋印章，否則就會失去其合法性和有效性。確保印章的安全性、有效性，是保證法人正常開展活動，順利實(shí)現(xiàn)其社會目的和價值的必要條件，而法律賦予印章的兼?zhèn)錂?quán)力和責(zé)任的特殊身份，也決定了印章管理的重要性。企業(yè)行政印章是企業(yè)行政管理活動中行使職權(quán)的重要工具和憑證，加蓋印章的文書、文件和各類技術(shù)資料具有法定效力。

一、印章管理中存在的問題

公司印章，特別是公章、財(cái)務(wù)章、合同專用章等重要印章，是公司從事經(jīng)營和管理過程中最常用的工具之一，上述印章的使用，可以在一定范圍內(nèi)直接代表公司。特別是公章和合同專用章，在大多數(shù)情況下，都可以單獨(dú)代表公司或企業(yè)，一旦相關(guān)材料上出現(xiàn)了企業(yè)的公章，企業(yè)就必須承擔(dān)相應(yīng)后果。但在現(xiàn)實(shí)中，有些公司或部門對此并不重視，管理混亂的現(xiàn)象非常普遍，有些企業(yè)為此曾遭受重大損失。對于新上崗的辦公室人員，一定要正確認(rèn)識存在于部分單位的這些不良現(xiàn)象，從思想根源上正視印章管理的重要性。

（一）思想上不重視

很多企業(yè)和部門的領(lǐng)導(dǎo)和職工，從思想上沒有意識到印章對企業(yè)的重要性，蓋章時毫無原則可言，致使蓋印章是一件很隨意的事，有時不如私交關(guān)系，有時不如領(lǐng)導(dǎo)的一句話。

（二）使用上不規(guī)范

企業(yè)的更新?lián)Q代，不斷改革，產(chǎn)生了很多廢棄的舊章，但是并沒有及時回收銷毀，導(dǎo)致新章、老章并存，甚至混亂使用。還有些單位沒有用印標(biāo)準(zhǔn)和用印制度，隨意蓋章，蓋空白章。

（三）保管上不嚴(yán)格

某些單位對印章保管不重視，沒有及時回收作廢的印章；有的單位對印章采取“齊抓共管”的態(tài)度，眾多人都有存放公章抽屜或者柜子的鑰匙；有的更是隨意放置，任意取用。

二、新上崗人員做好印章管理的重要措施

（一）崗前培訓(xùn)

對新上崗人員的培訓(xùn)，分為思想政治方面的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)兩個方面。首先是政治理論的學(xué)習(xí)。作為黨政機(jī)關(guān)辦公室的業(yè)務(wù)人員，必須懂得馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀，在新的形勢下，運(yùn)用強(qiáng)大的政治思想武裝頭腦。因?yàn)樵谟糜〉倪^程中會接觸到單位的涉密文件和資料，這時的政治理論學(xué)習(xí)更顯得尤為重要，新上崗的人員必須在思想上樹立高度的保密觀念和政治責(zé)任感，在工作崗位上養(yǎng)成良好的保密意識和習(xí)慣。其次是業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)。遵循《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號）、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)的國家法律法規(guī)，結(jié)合上級部門和本單位相關(guān)的規(guī)章制度，針對印章管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，對新上崗人員進(jìn)行崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其具備“政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)”的職業(yè)素養(yǎng)，考核合格后方可上崗，從根源上提高印章管理人員的業(yè)務(wù)水平，維護(hù)印章的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，保證日后印章管理工作能夠做到制度化、規(guī)范化和程序化。

（二）專業(yè)指導(dǎo)

印章管理工作原則性極強(qiáng)，應(yīng)有一套完整的制度規(guī)范，從制定規(guī)范的印章專用管理流程，建立印章專人保管制度，建立印章專用登記、審批制度，到堅(jiān)持按專項(xiàng)原則和政策蓋章，每一項(xiàng)工作都是至關(guān)重要的。對于一個新上崗的人員來說，是需要很長時間的摸索和成長才能擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作，這就需要在印章管理方面有豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)專業(yè)人員，憑借他們在學(xué)習(xí)和工作中積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在一段時間內(nèi)親自指導(dǎo)輔助新上崗的人員有條不紊、快速準(zhǔn)確地進(jìn)入到新工作中，確保嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、高效的完成印章管理工作。

（三）提高責(zé)任意識

印章的嚴(yán)肅性和有效性決定了從事印章管理工作的辦公室人員必須樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，必須對工作一絲不茍，堅(jiān)持原則，切實(shí)履行崗位職責(zé)，工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，因?yàn)槿魏我稽c(diǎn)工作疏漏，都有可能給企業(yè)帶來負(fù)面影響，甚至造成不可挽回的損失。為此，新上崗的工作人員必須增強(qiáng)責(zé)任心、規(guī)范印章管理工作流程，牢固樹立印章管理的責(zé)任意識，確保印章使用安全有效。而印章的合法性和權(quán)威性則代表了企業(yè)的責(zé)任與權(quán)益，因此也決定了新上崗的工作人員要保持良好的思想作風(fēng)，強(qiáng)化法律意識和風(fēng)險(xiǎn)意識，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好印章的使用管理，嚴(yán)格審核把關(guān)，確實(shí)有效地防范法律風(fēng)險(xiǎn)，才能使企業(yè)安全平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王淑潔.強(qiáng)化印章管理的實(shí)踐探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，11：36.

[2]國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定（國發(fā)〔1999〕25號）.