對檔案從實體管理、信息管理到知識管理的探討

梁莉莉

摘 要：從檔案管理的發展過程來看，可以分為實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段，每一個管理階段工作內容都存在的一定的差別，本文主要從檔案管理的各個階段中工作的內容、方法、研究對象及價值取向等進行分析和探討。

關鍵詞：檔案管理；實體管理；信息管理；知識管理

在企業的發展中，檔案是重要的資源組成，對企業各方面經營活動能夠從檔案中真實反映出來，是企業的無形資產，因此企業管理中，檔案管理是重要的組成部分，對檔案進行規范化管理，也是企業管理中最基本的要求。從檔案管理發展的歷程來看，可劃分為實體管理階段、信息管理階段、知識管理階段，對每一個階段檔案管理工作的重點進行研究，才能促使企業檔案管理朝著更好的方向發展。

一、檔案實體管理階段

（一）主要工作內容及管理方法

在實體管理階段，還沒有將文件內容與載體嚴格區別開，因此工作內容主要是針對載體而言的，在該時期的檔案管理工作中，物本管理理念在各個方面都被貫徹，實際工作中，管理人員針對檔案實體進行收集與整理，進行統計、保管及利用，所以檔案管理工作是圍繞著檔案實體開展起來的，缺少信息開發力度，在物本管理理念下，管理人員也主要采用手工管理方法收集、整理檔案，采用的是簡單的物理、化學技術對檔案進行保管與保護。當然在后期也對先進的計算機技術逐漸應用到檔案管理中，但是管理功能相對比較單一。

（二）理論研究對象

該階段，檔案管理工作人員主要針對的是檔案實體進行研究。從封建時期開始，為了能夠便于書寫史書，史學家對檔案史料開始有意識的進行分類與整理。進入到20世紀后，在檔案的研究方面才開始有專業傾向，此時對檔案理論的研究還處于直觀的、淺顯的層面。直至上世紀中期，檔案學真正出現，但還沒有座位獨立的學科存在，此時研究的主要對象是機關檔案管理，對其它方面的內容涉及比較少。新中國成立后，檔案學作為一門獨立學科劃分出來，關于檔案管理的理論研究也取得了巨大的發展。

（三）價值取向

檔案其本質是對歷史的分類與整理，對歷史進程能夠真實的反映出來，上世紀以前的檔案，以史料價值表現最為突出，將管理檔案的部門也稱為史志部門，檔案日常管理工作也由專門的史官負責。隨著社會的不斷發展，檔案的重要性也逐漸受到人們的重視，借助檔案可對生活中出現的一些問題進行解決，此時檔案的價值以憑證價值最為突出。尤其是在新中國成立后，社會與政府都開始設置相關檔案管理機構，對檔案管理機制也開始建立，并逐步完善，這也就表明了檔案的價值取向也在發生轉變。

二、檔案信息管理階段

（一）工作內容及管理方法

進入到檔案信息管理階段后，在原有檔案管理工作內容的基礎上，檢索與編研兩項內容增加出來。上世紀末，政府開始對檔案管理工作進行改革，也采取了多種措施，使得檔案管理工作的側重發生改變，在信息化開發方面投入加大，更深層次上對編研工作進行了深化。此時，從檔案管理方法可以看出，已經發生了改變，傳統手工管理方式逐漸被摒棄，先進的計算機技術在檔案管理中的應用也越來越多，信息技術的應用，也促使檔案管理部門開始利用網絡檔案管理平臺的建立，對檔案資料進行在線歸檔，將紙質檔案數字化，實現自動檢索檔案資料，同時檔案資料縮微保存也得以實現。

（二）理論研究對象

檔案實體管理中研究對象僅限于檔案實體的現象，在檔案信息管理階段已經開始重視對檔案信息化的研究。隨著現代信息化技術在檔案管理中的應用，檔案工作者一方面對檔案實體要進行有效的管理，同時還要考慮以往的檔案實體管理制度是否適用現階段檔案信息管理，對檔案信息管理的發展過程進行關注，重視信息的共享和交流，對檔案信息管理的方法與制度進行研究，建立完善檔案信息管理機制，選擇合理的管理方法，提高檔案管理工作的信息化水平。

（三）價值取向

隨著檔案信息管理階段的到來，信息價值是這一階段檔案管理的主要價值取向。通過檔案可以將人類發展的歷程真實的反映出來，對于企業而言，檔案對企業的發展歷程也能夠真實的進行反映，因此檔案具有社會信息的屬性。由于檔案是對最原始資料的記載，因此也是屬于信息產生源頭的一種存在形式。隨著信息社會的發展，傳統的檔案以史料價值存在的價值取向已經發生了轉變，信息價值取消逐漸變得越來越重要，從檔案資料中獲取更多的信息，服務于企業及社會的發展，因此強調的是檔案的信息價值。

三、檔案知識管理

（一）工作內容及管理方法

現階段，檔案管理工作發展到知識管理階段，其管理的內容也趨向于檔案知識方面，要求檔案服務體系要更加符合用戶的實際需求。所以，在檔案管理工作中，要求管理人員需要對檔案形成的全過程進行管理，尤其是在檔案鑒定環節中，要采用宏觀鑒定的方式，即檔案的來源、時間等不再是檔案歸類的唯一標準，而是將檔案形成的部門職能等宏觀內容作為現階段檔案歸類的具體標準，那么檔案管理人員的職能也就發生了改變，傳統檔案管理人員可以理解為資料保管員，而在檔案知識管理階段，檔案管理人員則是以知識提供者存在的。而在管理工作中，檔案資料管理也不僅僅是依靠信息技術作為管理的唯一手段，在此基礎上，還擔負著信息傳播的作用，二者是互相依存的，并非知識管理階段中就要將信息管理全部摒棄，而是在信息技術的支持下，對檔案資料進行編輯、整理、出版、發行等，為檔案知識管理奠定信息化基礎。

（二）理論研究對象

該階段，檔案理論研究對象的范圍進一步擴大，需要充分的挖掘檔案中的隱形及顯性知識，重新進行整合，并且還要重視對知識權益的保護。現階段，檔案工作者一方面對檔案管理工作受知識經濟的影響進行研究，另一方面對檔案管理還要進一步正確進行定位。初次以外，在企業中如何實現檔案知識管理也是研究的一個側重點，盡管此類研究在當前還處于起步階段，研究還沒有完善成熟，但研究人員也已經認識到企業中檔案知識管理的重要性。

（三）價值取向

在檔案知識管理階段，知識價值是檔案知識管理中的價值取向。隨著知識經濟時代的到來，社會及企業發展中，知識已經成為重要的戰略資源，檔案知識的重要性已經被檔案從業人員所重視，相關學者認為，對檔案知識的屬性如果能夠有一個正確的認識，那么就能夠提高檔案管理的工作效率，同時檔案自身的價值也能夠更好的發揮出來，也就是企業在發展的過程中，檔案知識管理發揮著重要的作為，促進了企業的長遠發展。

四、結束語

在檔案管理發展的歷程中，其實體管理、信息管理及知識管理三個階段之間的關系是相互聯系的，不能完全分離，目前我國企業檔案管理工作正處于轉型的重要時期，是從實體管理向信息管理和知識管理過渡的重要時期，因此要求檔案管理人員對檔案管理體系要進行深入的研究，尋找一種創新的管理方法與模式，促進企業檔案管理工作水平的提高。現階段，盡管在檔案管理方法和模式上也取得了一定的進展，但距離最終目標還有很大的差距，需要進一步研究和探索。

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