淺論無紙化辦公為檔案管理工作帶來的新機遇

宋丹婷

[關鍵詞]無紙化辦公；檔案管理；機遇

我們常常說機遇與挑戰(zhàn)并存，在當今，我國的檔案管理就面臨這樣的新機遇，信息技術的發(fā)展和應用給政府和機關辦公帶來了全新型網絡化辦公方式，同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題，即在現在的電子信息技術飛速發(fā)展的時代，處在網絡環(huán)境下的“無紙化辦公”，無疑給檔案管理帶來新的機遇。

那么如何應用現代信息技術促進檔案管理的發(fā)展，又如何應用無紙化辦公來有效地提高檔案管理效率？這是新的課題，新的機遇，更是新的挑戰(zhàn)。

當今計算機信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現代化提供了廣泛的應用空間，同時，無紙化辦公也對檔案管理工作提出了更高的要求。

無紙化辦公即辦公自動化。辦公自動化是利用技術的手段提高辦公效率，靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準確的傳達到指定目標，進而實現辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增加對企業(yè)生產率產生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術。它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

毋庸置疑，OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經費，辦公紙張的用量和打印設備的耗材大大減少，節(jié)省了財力，更減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，使辦公變得極為方便。

無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

一是檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動化已經是無紙化辦公，與以往的紙質文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質有所變化，轉變成電子文件，與紙質介質不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經實現檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現檔案信息化，一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

二是電子文件歸檔法律效應的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰(zhàn)，那么，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據已經成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現檔案的法律依據。

三是電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現流程化，并實現多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護。

檔案利用需要借助現代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

四是電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

電子文件需要依靠計算機、數據庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數據恢復機制。只有數據安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。

隨電子信息技術的飛速發(fā)展，網絡化“無紙化辦公”給檔案管理帶來了新機遇、新挑戰(zhàn)，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機，帶來重大變革。為此，檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務，為機關辦公自動化積極工作，不懈努力。

（編輯/李舶）